第三章 有效地写.ppt

第三章 有效地写;第一节　管理写作;第二节　一般情况下的写作;　　我们一般可以从文献资料、网络资源和调查访问等方式收集信息。文献资料包括书籍、报刊、统计年鉴和财务报表等。网络资源包括电子数据库和信息发布的网站等。调查访问需要我们设计一套调查工具，比如调查问卷或访谈提纲，从受访者对调查问题的反馈收集到有用的信息。另外，我们也可以运用头脑风暴法，通过专家主题会议的召开集思广益，也可以通过笔记或小卡片的制作随时随地记录想法或者有意思的观点，成为收集资料的另一个重要来源。;二、组织观点 　　收集到充分的信息后，我们必须整合相似的信息，独立出不同的分析维度。组织观点常见的方式有：（1）在Word文档中运用“自动编码”的功能做出分层；（2）运用环状观点图或金字塔型观点图，分清主要观点和次要观点；（3）运用甘特图直观表示时间的安排、工作内容以及资源的使用情况等；（4）运用Mindjet MindManager软件捕捉、组织和联系信息。例如，美国波音公司将所有飞机维修工作手册绘制成25英尺的“思维导图”（Mindmap），使原来需要花一年以上的时间才能消化的数据短短几个星期就能够掌握。;三、提炼材料 　　组织观点之后，我们通常会问——“读者最需要了解什么”？“要点是什么”？“支持各个要点的材料有哪些”？ 四、起草文章 　　每个人都有自己的写作习惯。美国小说家欧内斯特·海明威（Ernest Hemingway）为了让句子和篇幅尽量短些，习惯站着写；法国著名的文学家、思想家、批判现实主义作家、音乐评论家和社会活动家罗曼·罗兰（Romain Rolland）习惯起草文章时在案头上放一面镜子，或者边走边思考，反复推敲；俄国诗人涅克拉索夫习惯躺在地板上写作，心里舒坦，思路开阔。玛丽·蒙特写道，“做到有效率起草文章的关键在于释放你的创造力。”这里我们撇开细节性问题，从策略和技巧的角度探讨起草文章的方法。 ;二、电子邮件 　　电子邮件已经成为一种有效率的生活和工作习惯。统计资料显示在全球范围内，平均每秒就有300万封电子邮件被发送出去。目前，我们不仅在工作时通过电子邮件与客户建??例行联系，而且经常在节日时透过电子邮件发送贺卡，传递祝福。电子邮件是由美国马萨诸塞州博尔特·贝拉尼克·纽曼研究公司（BBN）的工程师雷·汤姆林森（Ray Tomlinson）发明的，于1971年秋季诞生，但直到20世纪80年代才兴起。1987年9月20日，有“中国互联网第一人”之称的钱天白从北京经意大利向前联邦德国卡尔斯鲁厄大学发出了中国第一封电子邮件，内容是“穿越长城，走向世界”。;三、集体创作 　　随着团队合作越来越受到重视，当任务量较大、时间有限或者工作要求综合多领域专业知识时，集体创作便成为一种可供选择的重要形式。集体创作能够整合多人的智慧和力量去共同实现写作目标，也使合作者能够更好地理解写作内容，达到交流的目的。与此同时，集体创作也存在一定的弊端。美国经济学家曼瑟·奥尔森（Mancur Olson）在《集体行动的逻辑：公共利益和团体理论》一书中提到“搭便车”理论，分析在合作过程中，有的人可能想让别人为实现目标而努力，而自己却坐享其成。集体创作的典型问题是协调，有效地处理冲突，包括合作者的性格、能力、知识、工作日程以及任务分配等。