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第六讲 书面沟通 花旗集团副总裁Paul Goodman: 出色的写作 能力是公司录用取舍的决定因素 书面沟通的定义 指以书面或电子作为载体，运用文字、图示进行的信息传递。 商务写作的重要性 ☆ 写作是一种重要的沟通方式☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念 纠正几个错误说法 正确无误的写作方式可以保证高效的商务写作。 一个文本中包含的词语越多，这个文本就越好。 文学创作与商务写作基本上是一样的。 写作要则4C：正确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise) 书面沟通的类型 备忘录 信函 电子邮件 建议书 报告 摘要 备忘录的4个要素 日期 主题 送交 发送 附件 复印件 信函的要素 写在印有公司抬头的信笺上 包含日期、接收者的姓名与地址和称谓 1至2页的篇幅 以结束语、签名和工作头衔作为结尾 信函的基本格式 无缩进式 修正的无缩进式 半缩进式 无缩进式 修正的无缩进式 半缩进式 建议书的种类 推荐报告 具有说服力的文章 解决技术问题 需要外部专家或进一步的援助 具体的管理计划 时间表、相关人员和相关责任 具体的补偿措施 说明偿付的数量和方法 构建建议书大纲 简介（陈述问题、推荐、报告的范围与计划） 根据有关规定对所建议的问题展开讨论 （按照规定展开讨论、针对每一部分） 管理计划 （组织、人员） 成本分析 公司能力 （设备、经验） 总结 报告的结构 标题/副标题 报告摘要 可视图像列表 报告主体 参考书目 附录 注意：若是一份简短的报告（2至10页），省略摘要和目录；只需将报告附加到备忘录或信函上。 摘要的定义与类型 定义 描述性摘要仅仅列举目录 信息性摘要给出必要的信息 常规惯例 简洁明了的语言、完整的句子 构建摘要 用自己的语言描述文章内容 围绕文章主题撰写 列出主题，加上衔接部分与过渡句 编辑摘要以提高可读性 写作过程 确定思路 写草稿 编辑文章 形成思路的不同方法 列提纲 头脑风暴 思路草稿 思路树 列提纲 引言 主要观点 1 2 次要观点 1 2 头脑风暴 通过联想列出各种想法 对各种想法进行分类 举例:杂乱无章的想法 甲产品是为年轻人市场开发的 乙产品的原料短缺 乙产品的市场竞争越来越激烈 甲产品很有市场潜力 市场调研表明甲产品在欧洲很受青睐 求购乙产品的消费者人数在减少 分类:同类归并 乙产品的原料短缺 乙产品的市场竞争越来越激烈 求购乙产品的消费者人数在减少 甲产品是为年轻人市场开发的 甲产品很有市场潜力 市场调研表明甲产品在欧洲很受青睐 思路草稿 把所想到的全部写下来 保持思维的自由发挥 形成自己想写的内容 思路树 培训 重组 生产 质量测试 营销 新产品 广告 新产品博览会 资金 组织结构 草稿指南 尽量少用术语 短段落 简单句 具体的而不是抽象的 编辑过程及内容 检查逻辑 检查表述 检查思路之间的关系 再次阅读文章，检查错别字、列表及格式不一致处 存在的一些问题 1、句子不分段落 2、标点符号运用不当 微软公司出品Windows3.0由联想公司代理一万套Windows3.2由希望公司代理。 3、指代不清 当哈利遇上山姆时，你知道他马上就要大吃一惊。 表达不准确 多余重复的表达:我们单位已经持续地完成连续两个月的工作任务。 限制性词语前后不一致：到年底，我们公司的任务已经基本上全部完成了。 使用无法界定准确含义的字眼 同音异义词的误用 过渡句的缺失 逻辑表达不清 5、拼写错误，错别字 行文与格式 （一）选择合适的文稿类型 文稿的类型多种多样，选择合适的文稿类型是写作中的重要一环，如果选择错误，则沟通效果就会大打折扣。 文稿的种类大致如下： 通用公文 事务文书 专用文书 生活文书 涉外文书 行文与格式 （二）文稿的宏观布置 1、标题。是选择所需信息的第一个关口，一个好的标题可以使读者产生阅读兴趣。一个平庸的标题会使信息到此中断。 2、次序。重要的内容放在前面来表达。 3、空白。十分重要。 4、字体。以便于阅读为原则 5、项目符号及标号。合理的使用，会增加文章的可读性。 行文与格式 （三）语气和风格 书面材料的风格对表达效果有很大影响。恰当的风格能增进交际沟通的融洽、有效。 影响因素： 句子长短 句子结构 段落 标点符号 行话 语气 克服写作障碍，提高写作能力 （一）写作障碍及起因 写作障碍：写前无从入手，写中思维中断。 原因分析： （二）克服写作障碍，提高写作能力。