论房地产档案的信息化管理.docVIP

精品论文 参考文献 论房地产档案的信息化管理 王 军1 王翠茹1 姜聪颖2 （1、梨树县梨树环境卫生管理处，吉林 梨树 136500 2、梨树县梨树绿化管理处，吉林 梨树 136500） 摘 要：随着房地产业迅猛发展，房产档案的存储数量也在不断增加，庞大的管理工作已经让管理人员应接不暇，加上其它各方面的原因，房地产档案管理必须建立数字化档案，进行信息化管理。 关键词：房地产；档案管理；信息化 1 房地产档案管理面临的问题 1.1产权档案的抗风险能力较低 我国的房地产产权档案管理抗风险能力一直比较低下，虽然我国的房地产档案管理部门做好了基本的档案保护措施，但当遇到一些大型的自然灾害或不可抗力因素时，产权档案的抗风险能力弊病就会立刻凸显出来。例如，在汶川大地震中，由于地震的强大破坏作用，整个汶川基本被夷为废墟，还造成了巨大的财产损失??人员伤亡，很多产权档案已经不复存在，这给后期的财产理赔工作带来了很大的困难。 1.2房地产产权档案管理方法落后 随着现代科技和经济的发展，我国的产权档案管理已经发生了很大的变化。但是，由于房地产产权档案所跨越的时间较长，在不同的历史阶段，产权档案的管理方式也有很大的不同。在科技不够发达的时期，产权档案是由纸张组成的，且档案中对于产权的描述过于简单，通常只有平面结构图，产权周围的情况描述较少。进入网络信息时代，档案管理水平也在不断提高，而我国产权档案管理人员的专业性普遍较低，管理人员的业务能力不高，不能及时发现问题，解决问题，材料档案的不规范问题时常发生，档案管理也远远无法满足房地产业飞速发展的需要。 1.3房地产产权档案的管理形式单一 由于房地产档案的特殊性，它在保存中有特殊的载体。完整的房地产产权档案中，必须包含除了文字、图表之外，还应有一些相关的照片、录音、重要数据的底版和其他影像资料。对于特殊的档案材料，一定要有专业人员进行管理，还要有特定的管理制度。但是，我国在这方面的人才很少，所以对房地产产权档案管理工作造成了严重的制约。 2 房地产产权档案信息化管理是社会发展的必然要求 随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给房地产产权档案管理工作提出了新的挑战。传统的房地产产权档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，房地产产权档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务，从而创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。 3 变传统的管理模式为信息管理需要解决的问题 房地产产权档案信息化管理就是以信息为管理对象，对形成的各种房地产产权档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。但档案管理的信息化属高科技发展产物，在实际操作中必须注意解决好以下问题。 3.1加强基础工作 实现档案数字化是现代房地产档案管理的主要趋势。由于这是一项技术活，管理人员需要事先做好材料调查和搜集，对存量房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。再者，其档案内容要精确简洁，减去档案中不必要的内容。最后，必须保证档案资料中内容的清晰，排序也必须符合规定。数字化后，还应对数据质量、图像质量进行检查，保证万无一失。 3.2建立统一标准 国家档案局已经针对电子档案管理制定了相应的标准，这对我国的电子档案管理起到了很大的规范作用。房地产管理部门也必须结合时代和的行业的特点，制定与本行业档案管理相关的制度，提高档案管理的质量和有效性，实现房地产档案的数字化管理，并逐渐走向现代化，与世界接轨。 3.3保存双套档案 房产档案数字化是档案工作中的新内容，也是新的发展，但我们还有许多问题需要解决，如数字化档案中信息归纳问题，档案的执行凭证问题，数字化档案的安全访问和安全管理问题，或者信息的规范化、存储等方方面面的问题。所以，我们必须根据实际，在相当长的一段时间内，对房地产档案管理实行双保险，就是在使用电子计算机保存