国际商务英语写作Chapter 9备忘录、会议记录等.pptx

第九章备忘录、会议记录等1. 备忘录（1） 备忘录（memorandum , 一般用缩写memo ）是一种录以备忘的公文，它有两层意思：一是指公司内部用来传递信息的类似留言条的文本，主要用来提醒，督促对方；另一种是指各国家政府之间，在外交公文函件中经常使用的文体，它具有法律约束性。1. 备忘录（2）本处所阐述的是办公备忘录（office memo）,它常用于机关、公司等组织内部，用来联系工作，交流信息、处理一般业务时使用频率较高的一种简便交流方式。虽然备忘录采用了书面形式，但却不像正式公文那样严格，语言较为通俗，以便达到简明易懂、切题的目的。备忘录具有保留价值，可供以后参考。以下是一备忘录式样：1. 备忘录（3）MemoTo : All employees in the companyFrom : Peter Brown , Personnel ManagerDate : 7th, Sep, 2016Subject: i ) The Canteen Manageress ii) Canteen PricesMessage : i ) I am sorry to say that Mrs. Jenkins, our canteen manageress, is ill in hospital . As you know, the cafeteria is very busy between 11a.m. and 2pm. We would like some extra help while Mrs. Jenkins is away. If you can help any day next week, can I have your name before Friday, Sep 9th? ii ) From Monday, Sep 12th, coffee and sandwiches will cost 2p extra, and all other items on the cafeteria menu 1p extra. Peter Brown(Signature)2 .会议记录（1）会议记录会议记录（minutes）是如实记录会议的组织情况、主要内容以及会议产生的结果的商务写作文体。根据企业或组织的要求，重要的会议记录应该归档，作为传达、执行会议决议和检查执行情况的依据。同时，会议记录也可作为进一步了解情况、分析问题、研究工作和总结经验的重要材料。2 .会议记录（2）会议记录内容 会议记录应包括以下两个方面：1．会议概况，包括会议的名称，开会的时间、地点、主持人、出席人、列席人和记录人等。如果出席人数很多，不必把姓名都写上，只需记录出席人数或单位即可。反之，如果出席人数不多而以后又需要查考会议的出席者就必须把姓名一一记上。2 .会议记录（3）2．会议内容。这是记录的主要部分，包括主持人发言，报告或传达上级部门的指示，讨论和决议等事项。这部分的内容应按会议不同要求，有的作简要记录，有的作详细记录。简要记录通常只把会议的主题、讨论的中心、报告的重点、决议的要点等简要地记录下来，而详细记录则要求将每一个人的发言内容以及会议进展的情况尽量详细地记录下来。决议表决的详情也要作记录。2 .会议记录（4）会议记录格式以下是常见会议记录的格式:1．开会时间（Time）；2．会议地点（Venue）；3．出席人员（Attendance）；4．主持人（Chairman）；5．记录人（Minutes Taker）；6．讨论主题（Topic for Discussion）；7．表决情况（Voting Result）；8．决议（Resolution）。以下是一会议记录样式：2 .会议记录（5）Pricing of the New Product Minutes of meeting held to discuss pricing of the new product Time: 7-17-2016Venue : R1001, Office BuildingAttendance : Sam Johnson, David Smith, Larry Newton, Tim Lucas, Mary LambChairman : Sam JohnsonMinutes Taker: Mary LambVoting Result : All agreedTopic for Discussion : Pricing of the new product is going to be raised by 15% upon the original one. 3. 电话留言（1）电话留言电话留言（Telephone message）是收话人不在时，接线员或办公室