试论人口和计划生育档案管理问题与对策.docVIP

精品论文 参考文献 试论人口和计划生育档案管理问题与对策 薛利锋（山西省吕梁市人口和计划生育指导站　山西　吕梁　033000） 　　摘　要：本文阐述了人口和计划生育档案管理问题与对策。人口和计划生育档案管理工作还存在着认识有偏差、内容有弄虚作假、人员素质偏低、管理制度不健全、管理手段落后、档案立卷不规范等问题。提高人口和计划生育档案管理水平的主要对策有：进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识；认真抓好计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设；加强培训和继续教育，提高档案管理人员素质；进一步加强人口与计划生育档案工作的领导。 　　关键词：人口资源　计划生育　档案管理　实施策略 　　随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作、促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。 　　一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识 　　人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。1.人口计生档案可为领导决策提供依据。2.人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务。 3.人口计生档案可为流动人口提供优质服务。4.人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进。5.人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性。6.人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务。7.人口计生档案可为农民致富奔小康服务。 　　二、认真分析、解决人口和计生档案管理工作中存在的问题 　　1.存在认识上的偏差。在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性，认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。 　　2.内容存在弄虚作假情况。由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏档、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。 　　3.监督检查流于形式。检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。 　　4.人员素质偏低。大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响到档案管理水平的提高。 　　5.人员不固定。计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底，造成档案资料的散失，影响了档案的完整统一。 　　6.管理制度不健全，手段落后。对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。 　　7.档案立卷不规范。目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。 　　三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设 　　1.实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平。（1）要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、着录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。（2）要全面普查案卷，去粗取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。（3）要重新组合案卷，实现案卷规范化。要将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷，重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。（4）要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先要根