账务与报表处理系统PPT.ppt

第四章 账务与报表处理系统;第一节 账务系统的基本功能与操作流程;一、账务处理系统的基本任务;二、 账务处理系统的主要特点（与手工账务处理系统相比较）;2、记账凭证是数据处理的起点。手工账务一般是从处理原始凭证开始，而计算机账务系统一般不直接处理原始凭证，无论采用前台或后台工作方式，一般都需要由人工编制记账凭证输入系统，并以此为起点开始数据处理。;(1)记账凭证成了第一重要的账簿，它是永久性的会计档案，是赖以生成其他序时账和分类账的基础，因此不但要求它数据正确无误，而且分类信息完整，即除了科目、借贷等分类信息之外，还可以存储部门、往来、专项或其他责任中心等分类信息：;(2)总账一般也是一个重要的账簿，但除了科目总账之外，还应该有部门总账、客户总账、项目总账等等，以存储多元分类汇总的数据；;(3)其他序时账和明细分类账在机内都不应该是永久性的，只是在查账时才临时生成，至于是否需要打印输出还值得商榷。;5、记账规则与记账程序。手工会计规定的记账规则在计算机中有些是不必要的，有些也是难以实现的。在计算机账务系统中记账的内涵已不相同，记账一般只能按一种固定的处理程序，根据记账凭证更新各种总账文件，除了科目总账之外，可能还要更新客户总账、部门总账、项目总账等辅助总账文件。;6、内部控制已部分实现程序化。手工条件下行之有效的平行登记、试算平衡、签字盖章等许多控制方法已不再适用，其中相当一部分控制要由账务系统自动实现。会计人员可以不理会数据在计算机内部的处理方法，只要输入凭证正确，由此产生的总账、明细账和日记账绝对不会出现错误。因此，如何保证输入凭证的正确性成了内部控制的关键。;7、可以提供定期或实时的财务报表。尽管账务系统以输出账簿和固定报表为终点，但它仍然是资产负债表等外部报表的主要数据来源。由于账务系统实现多元分类和实时更新各种分类汇总信息，所以以此为基础的财务报告得以向内容多元化、形式多样化以及定期与实时报告相结合的模式发展。;8、查账比手工系统更为方便。在计算机账务处理系统中，只要给出需求条件，即时就可以得到内容详尽、格式美观、本期（月、年）或跨年度的会计信息。;三、账务系统的基本功能;账务处理系统;四、账务处理系统的操作流程;（1）填制凭证。会计人员通过键盘录入记账凭证、原始凭证或系统自动获取机制凭证，然后将有关凭证写入临时凭证文件。 （2）凭证审核。会计人员对临时凭证文件进行审核。 （3）凭证记账。根据临时凭证文件中的已审核的凭证进行记账，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。;（4）根据企业银行对账文件和对账单文件进行对账。 （5）根据汇总文件和历史凭证文件输出日记账和明细账以及会计报表，根据汇总文件输出总账。 此外，考虑到企业一般不能在会计期末及时结账，所以账务处理系统允许本期结账之前输入下一期间的记账凭证，但这些凭证必须在本期结账之后才能审核与记账。;五、账务处理系统与其他系统的关系;第二节 账务系统的初始设置;一、账套基本信息 1、系统的注册 系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置用户和权限，设置备份计划，监控系统运行过程，清除异常任务等。 第一次进入系统时，需要以系统管理员的身份注册进入系统，才能进行操作处理。具体操作步骤如下：;（1）单击“开始”，选中“程序”，选中会计电算化通用教学软件中的 “系统管理”，单击“系统”后，单击“注册”； （2）以系统管理员admin的身份进入系统，第一次进入没有密码，单击“确定”即可，如设置密码，则用鼠标单击“改密码”前面的空白框，打上对勾后单击“确定”，输入两次密码后单击“确定”即可。;2、设置操作员 操作员是会计电算化以后会计软件的使用者，安装软件以后需要设置操作员。以系统管理员的身份进入系统，建立操作员的编号、姓名，并对每个操作员赋予相应的权限。具体操作步骤如下： （1）注册成功后，单击“权限”，单击“操作员”； （2）单击“增加”，输入编号“001”，输入姓名“赵超”，输入口令和确认口令“1”，输入所属部门“财务部”，单击“增加” ；;提示： 第一，操作员的编号必须唯一，即使是不同的账套，操作员的编号也不能重复。 第二，操作员修改与删除的步骤和增加基本相同，用鼠标先选中要修改或删除的操作员，单击“修改”即可以进行修改;单击“删除”就可以把操作员删除，但所设置的操作员一旦被引用，则不能被删除。 （注意，一定要向学生讲清楚本书的每一个提示或注意事项）;3、账套的建立 账套是指一组相互关联的财务数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统可以建立多个（999）账套。新建账套的基本信息主要包括账套号、账套名称、账套路径、启用时间及会计期间。账套建立过程如下：