PRM_IT PMO_发展项目的跨组协调沟通会_20130423_V1.2.docxVIP

会议主题发展项目的跨组协调沟通会主持人 张挺记录人朱卉会议日期2013年4月23日会议时间15:00～17：30地点SAP项目办公室与会人员席世昌、杨琴、陈颖、张丹琦、汪轶智、李芳、芦娜、丁炜、裴红娟、何沈洁、帖鹰、张挺、夏铁刚、付广禄、赵宣铜、张纯、缪杰、钱鑫玮、朱卉系统设想对发展项目与SAP项目之间的信息传输、自动记账方式及自建项目的预算管控提出以下方案设想：委管项目收款自动记账：—在拜特收到委管项目的款项后，发展部门需要按照收到的资金匹配对应的项目号，最终实现SAP系统自动收款入账，具体的实现方式及接口方案待进一步讨论；委管项目收入确认的自动记账：—土地证、正式合同、咨询费、咨询确认书齐备后，发展部门在明源系统进行标示，并将该四个标志传给SAP，触发SAP系统预收转收入的自动记账机制；项目总预算、项目年预算及董事会批准的现金流支出预算希望在SAP中体现并控制；会议内容委管项目现状介绍与未来设想：委管项目目标：实现收款的自动入账及满足特定条件时（土地证、正式合同、咨询费、咨询确认书齐备后）委管项目中咨询费自动实现收入确认；财务的职责应该从记账转向审核与财务分析工作；现状：明源项目中，金额仅以文本进行注释说明，因此在明源系统中无法实现项目进度与款项收付的对应；目前收到合作方的款项后需要由财务逐一与发展团队确认款项的性质以及该款项的归属项目，加之有些项目的合作方与真正的付款方并不一致，导致收款及收入确认的难度进一步加大；收款自动记账的设想：设立单独的发展项目专用账号，当拜特系统收到款项后，生成收款明细确认单，由发展项目团队按项目进行认领；由发展团队在系统中进行明细清单的确认，确定每笔款项所属的项目及性质（该步骤在SAP还是明源系统中进行操作尚待进一步探讨）；财务对上述明细清单进行审核，通过后自动在SAP中记账生成会计凭证。委管项目收入确认的自动记账：土地证、合同、收款及发票、咨询报告及咨询确认书齐备后，发展部门在明源系统进行标示，并将该四个标志传给SAP（假设前提：每个项目一年只有一份咨询确认书）；SAP根据明源传入的信息，触发SAP系统预收转收入的自动记账，将咨询费性质的预收款项全部转入收入。自建项目需求与未来设想：目前董事会制定项目整体预算，但是并不在海波龙中编制。海波龙只编制项目的每年度总预算，造成了每个项目所有年度的累计预算会超过董事会制定的项目总预算；未来希望项目总预算和项目每个年度的预算及董事会批准的现金流支出预算能够在SAP中体现并控制。鉴于此项目组建议在SAP中使用内部订单进行项目的预算管控，具体实现方式待后续讨论。跟进事项进一步讨论项目沟通机制，业务部门参与讨论信息化决策项目进度款的确认，未来是在明源系统中发起还是在SAP中发起有待确认END结束