公司会议管理办法 - 副本.docVIP

会议管理办法 目的 为进一步加强我公司会务工作管理，规范会议组织服务程序，严肃会议纪律，提高会议质量，增强会议效果，不断提高会务管理服务水平，结合公司实际，特制订本管理办法。 适用范围 公司各类会议。 会议级别 公司级会议：董事长召集的全公司范围内的会议（例如：年度总结表彰会、半年总结会、季度经营分析会、月度经营分析会、财务分析会、周例会等）。 部门级会议：由总裁办、业务部门或职能部门召集的多部门联席会议（如项目开发专题会、业务运营专题会、部门事项协调专题会等）。 部门内会议：由部门领导召集的本部门内部会议。 专项会议：就某项业务由董事长或部门领导临时召集的会议（如业务专项会、预算专题会、对外接待会等）。 会议召开原则 会议要求按照“重要、紧急、必须”的三原则组织召开；杜绝召开没有明确议题、没有准备、无实质意义、单独沟通可解决问题的会议。 公司级会议根据要求固定时间、固定参加部门与人员等按规定召开。 其他级别的会议须在召开前一周周六上午报至人事行政部列入会议计划，统筹安排。会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会，因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。涉及各有关部门的，部门负责人应给予积极配合，保证会议所需材料、设备、场地等及时安排到位。 列入会议计划的会议，如遇特殊情况需更改日期、地点或会议内容时，会议召集部门应提前3天报送人事行政部调整会议计划。 对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，人事行政部有权要求其合并召开。对于准备不充分，或有重复性，或作用不大的会议，人事行政部有权拒绝安排。 职责权限 董事长负责组织召开公司级会议，会议（内容、时间、地点等）由人事行政部统一作出通知安排；人事行政部负责公司级会议的筹备、会议服务、会议记录并形成会议纪要； 其他级别各项会议依据召开会议的性质由主办部门和协办部门共同完成。主办部门是会议工作的主要负责部门，统筹完成会议的筹备、会议服务、会议记录并形成会议纪要；协办部门需在主办部门的指导下协助完成会议有关工作。 工作程序 人事行政部负责筹备公司级会议，根据议题拟好会议议程，与董事长确定会议时间、地点、议题、与会人员、主持人等；并进行会议通知，做好会议准备工作。 人事行政部根据会议性质，提前向与会人员发放电子版会议议题相关材料，凡已进行通知的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他新的会议时，人事行政部应立即通知与会人员。 会议要求 参会人员准时参加会议，会务组织者不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 会议开始后，会议支持人将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明，对于决策性会议主持人应引导会议做出结论，避免议而不决。 公司级会议由人事行政部将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、完成时间和标准等会后跟进安排向与会人明确，并跟踪督办。 工作跟进的依据以会议记录或会议纪要为准。 5.1.5会议纪律 公司级会议实行会前签到制。 参会人员必须准时参加，不可迟到、早退、无故不参加。 为保证会议正常进行，会议中途休息时间结束，与会人员要按时入场，不可迟到、中途早退或缺席。 不得私自离场，特殊情况需向会议主持人请假。 会议中请参会人员将手机调至静音或振动模式，要保持会场安静，禁止做与会议无关的事。 违反以上规定者给予经济处罚50元，请违反规定者自觉把罚款上交人事行政部。 其他级别会议自行参照公司级会议要求进行组织。 第 1 页 共 6 页