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文件与资料管理 控制程序 文件编号 版 次 作成日期 1.0 目的 确保质量管理体系所用文件处理迅速、有效应用及管理． 2.0 适用范围 本公司所有质量管理体系所使用的文件资料，包含外来文件的管理和控制均适用． 3.0 职责 3.1 总经理：质量手册、程序文件的承认． 3.2 管理者代表：质量手册的检认，作业指导书、检验基准书等文件的承认、质量记录格式审核． 3.3 品管部担当：质量手册的作成、程序文件、作业指导书的检认． 3.4各部门：程序文件、作业指导书、检验基准书等文件作成及各种质量记录格式的制定． 3.5文控：质量手册、程序文件、作业指导书、检验标准书、质量记录等文件排版及原件保存． 4.0 定义 4.1 一阶文件： 质量手册---纲领性文件． 4.2 二阶文件： 程序文件---管理性文件． 4.3 三阶文件： 作业指导书、各岗位职责、检验标准书、工厂管理制度及外来文件等--- 操作性文件． 4.4 四阶文件： 质量记录---证据性文件． 4.5 外来文件： 客户提供的仕样书资料或图纸、参考的国家/国际标准、适用的法律法规等． 5.0 程序内容 5.1 文件与资料管理控制程序流程图(见附件一)． 5.1.1 文件页面统一用A4纸张，质量手册和程序文件首页为批准页，页眉有工厂标志、文件名称和编号、版次号、作成日期、受控状态等内容；程序文件内容规定为八大方面： 1.目的2.适用范围3.职责 4.定义5.程序内容6.相关文件7.相关记录8.附录． 5.2 文件的作成、修订与作废 5.2.1 文件的作成：由相关部门指定专人完成编制后，责任部门按本程序各类文件作成、检认、承认权责办理． 5.2.2 文件的修订：质量体系文件在实际使用过程中，有不符合现状必须修改或讨论的，由发现部门或作成部门填写《文件修订/作废申请表》，提出修订原因交原作成部门修改，修订完成后文件的检认、承认、颁布发行等作业程序同5.2.1项条文． 文件与资料管理 控制程序 文件编号 版 次 作成日期 5.2.3 文件的作废：文件作废的申请，承认等作业同5.2.2项条文(文件的修订)但文件作废后，原文件编号的版本/版次号不可重复使用，须重新编号管理． 5.2.4 修订内容记录于《文件修订/作废申请表》,并于被修改文件页面右上角版次栏内注明最新版次；工作文件内容的修订在“文件改版履历”上进行更新和登录. 5.3 文件编号原则：各类文件的作成、修订均由文控按文件编码原则编号管理． 5.3.1 文件编码系统 □-□□□□-□□--□□□ 识别代码+工厂代码+文件类别代号+流水号 备注：质量手册文件为一个文件编码：识别代码（N）+工厂代码（IMAI）+文件代码（QM） A：质量体系文件代码[识别代码（N）] 质量手册：QM 程序文件：QP 作业指导书、检验基准书、岗位职责：WI 质量记录：FM 外来文件：WA B：流水号：均用阿拉伯数字从001-999. C：文件分发号: 品管部用“1”表示、制造部挂镀课用“2”表示、滚镀课用“3”表示、生管部用“4”表示、总务部用“5”表示、制造部化学分析用“6”表示． D：文件中有管理号码标识的按管理要求进行编号,并按文件进行分发和回收. 5.3.2 文控对体系的文件，以《文件管理总览表》列表管理，不得有重复或误用的情形发生． 5.4 文件的版次号及内容的更新 第一次制定的原版以A/0表示，A版第一次修订以A/1表示，依此类推；为避免版次修订次数太多，影响文件的真实内容，凡某版本中20个文件均有5次修改的或年度复审质量体系文件变动较大时，由品管部责任人统筹更换新版本，发行第B版、第C版等；工作文件的版次或内容的更新登记于“文件改版履历”上,文件的分发与回收由文控按本程序5.5条款执行，并在《文件管理总览表》上更新记录． 5.5 文件的分发与回收 5.5.1 经承认的质量体系文件原稿在文件反面盖“正本”章后由文控保存于品管部，文件原稿内页不再加盖“受控文件”章，仅将其存档，以便文件的更改或补发；以《文件管理总览表》列表管理，并复印适当份数于封面及各内页右上角处盖红色“受控文件”章，记录于《文件分发/回收记录表》请受领部门负责人签收；未加盖红色“受控文件”印 文件与资料管理 控制程序 文件编号 版 次 作成日期 章或“仅供参考”印章的文件均为非受控文件，对非受控文件则盖“非受控文件”章． 5.5.2 文件修订及作废时，文控按原分发部门记录回收所有旧版文件并在上面盖“作废”章标识，回收时须注意数量及内容的完整性，并记录于《文件分发/回收记录表》上. 5.5.3 外来文件的管理和控制 客户提供的各类技术质量文件、外来管理类标准和规范． 各类供