rxk[调研报告]九十七学年度行政品质评鉴建议改进事项执行情形报告表.docVIP

國立東華大學 九十七學年度行政品質評鑑建議改進事項執行情形報告表 受評單位：會計室 一、一般評鑑 填報日期：98年 8 月1日 (一)辦公環境 委員評鑑建議改進事項 辦理情形(具體改進措施或說明) 1.辦公空間不足，略嫌擁擠。建議增加約10坪左右空間。 擬將委員意見提報空間規劃相關會議訴請改善。 2.各辦公空間，請增加綠美化。 擬於爭取妥適空間後再行加強綠美化之改善。 3.會計系統主機放置處空調問題有待解決。建議可與資網中心討論是否可將該主機遷至資網中心機房，並由該中心人員專責管理為宜。 目前會計系統主機已覓妥適當之空間放置，未來將俟遷回行政大樓後之空間配置再行調整。 4.辦公室似乎過度擁擠，恐影響洽公人員之感受。 辦公室之過度擁擠，於合校後更顯嚴重，除影響洽公人員之感受，更影響本室人員之辦公情緒，擬積極爭取改善。 5.請加強HouseKeeping、公文、物品之整理、佈置、擺設整齊等。 由於全校各單位之經費核銷案件全部集中於本室，且每日收件需處理之案件數量頗多，擺滿承辦人員之桌上，同時因受囿於空間問題，無法購置適當及安全性之設備容納案件之憑證及重要文件等，致空間凌亂不堪，為本室之無奈也非本室樂見，故擬將提報相關單位協助解決。 6.努力減少紙本公文，加速公文電子化。 本室依據經費核銷之相關法令及規範之應具備文書辦理，也希望減少不須檢附的文件，藉以減少憑證之數量，目前依程序凡1萬元以下之請購及核銷合併於一紙張辦理，期待未來中央能修法以電子化處理核銷事宜，以符環保。 7.會計室有兩項重要的需求(或抱怨)，一是人員不足，二是空間不足。因此辦公室人很擠，公文堆得像山一樣高。 首先，辦公室的設計將人與人隔開，表示平時不易協調，也不協調。公文堆得很高表示在國家會計制度允許的情況下，想過要改進會計流程，減少程序，減少公文堆積，減少文件，減少紙張，減少一份需要蓋的印章。在這個情況下，即使再給會計室一間大辦公室，增多員額，情況仍一樣，而且可能更嚴重。 我證明我的論點如下:兩校合併後，產生兩組相同工作的人員(如兩個主任，兩個組長等)，但業務並不是原東華或原花師的兩倍(因為一定原來有一個較大，一個較小)。合校後情況並沒有改變。空間亦然，思維沒有改變之前，所有幾千年來的抱怨會一樣。 首先陳述會計室之功能與職責，讓委員們能進一步的了解，希望在角色扮演及現況作說明後，能以同理心及客觀的思維看待本室。 2、會計室主要的任務是以超然獨立的立場執行『內部審核』工作與表報之編製，重責大任是看緊納稅人的荷包與協助機關在財務執行上發揮最大的經濟效益（讓錢花在刀口上）。在立場上是協助各單位於執行業務需運用財務時，是否均依循本身業務的財務規定辦理。所以重點是業務單位應依法（依自行的業務計畫與其相關財務法規）執行，會計室只是協助各單位檢視財務面是否依法辦理。 3、既然是花國家納稅人的血汗錢，在執行上更應錙銖必較，程序上更應謹慎，需各相關單位之人員依法行政本於職責辦理，才能讓使用單位於業務推展及免除財務責任兩者兼顧，也才能使會計人員免除連帶之財務責任。 4、會計室業務之成長繫於學校經費、計畫之成長，每個人都希望錢多、事少，本室也期望工作量能減輕，但是基於學校校務發展亟需更多之計畫經費及補助款挹注，所以業務量的成長是無法避免的；本室也戮力於流程的簡化，透過資訊處理系統的增強，提供學校更完善的財務資訊，但是「內部審核」的枷鎖，讓本室同仁必須對每份憑證謹慎的協助檢核，隨著經費的增加核銷的件數必然增加，以及各單位核銷所使用的文件紙張最終均集中於本室，使得本室的文件堆積如山，還得善盡良善之保管責任，這是本室的困處。 5、本室每種業務的一位同仁面對的是全校各單位幾百個承辦人員，每人每日處理的案件平均不下百件，同仁除了電話的協助答詢核銷的電腦操作及支用標準等外，尚須檢視核銷案件之是否符合各補助機關及各種政府規範的法規，如果各單位能本於職責能讓業務之經費核銷合於自身業務的法規及程序，而不是事事都仰賴會計室的審核，大家就都能減輕負荷與壓力，告知各位財務責任非本室之專屬，而是大家都有責。 6、本室的需求並非過度，學校各單位的業務增加均增有充裕的人力處理，但業務推動增加的經費是否需處理？本室只合理的要求原有員額的補足而已，合校後本室花教大的同仁退休及調職有已有3人未補，本室之編制原本已有2位組長，花教大並無組長，又因合校之組織編制未經核定，另一個主任無法派任專門委員之新職及履職，造成業務無法合理調配，雖然兩校工作人員合併辦公，但原有的業務量均未隨合併減少，除了需處理原來的量外，還增加合校的補助經費如興建各棟的教學大樓及學生宿舍等之工程及其他補助計畫，所以是1加1大於2的工作量，學校經費