9.文件和档案管理制度.docVIP

文件和档案管理制度 1、目的 为确保安全制度和操作规程的编制、发布、使用、评审、修订的有效性，明确责任部门、流程、权限及档案的有效保存，进一步加强公司文件、档案管理工作，提高我公司安全生产管理水平，根据我公司具体情况，特制定本制度。 2、适用范围 本制度适用于公司各部门的文件、档案管理工作。 3、职责 3.1 文件、档案资料记录反映了一个单位的安全生产管理情况，在文件、档案的记录、整理和积累过程中能起到自我督促、强化安全生产管理的作用，各部门必须根据本部门安全生产管理职责范围分别建立相应的安全生产档案，并指定专人负责保管，保证资料收集及时、准确、齐全。 3.2 厂部、各车间（科室）应根据需要配备1名专（兼）职档案管理员。 3.3安全规章制度和操作规程由安全部集合各专业专家进行编写，形成完整的公司安全文件，公司总经理签批后以公司文件形式由安全部发布生效，发放至从业人员执行，每年对执行情况进行检查考核，在广泛征集车间、班组等基层单位意见的同时，根据日常执行过程中暴露出的问题进行合理的修订完善，然后报主管副总审核批准后重新发布实施，并报公司行政处备案。 3.4人力资源部门负责对员工进行教育培训，要保存培训记录。 3.5各部门要认真执行公司的安全规章制度和操作规程,在执行过程中发现不适合的要向安全部反映。各部门应根据实际情况对部门、班组内部管理制度每年至少进行一次修订，车各部门、各分公司内部管理制度不得与公司级管理制度相冲突，正式发布后应报公司行政处备案。 3.6 档案管理员的职责： 3.6.1 认真贯彻执行国家《档案法》和公司《文件和档案管理制度》。加强学习，提高自身的业务水平和综合素质，不断完善档案管理体系。 3.6.2 负责文件、档案的详细、系统的收集、整理、分类、编目、保管、统计、销毁等工作，对文件资料中有漏缺或不符合规范的，及时加以补正，以保证文件和档案的完整；各部门应将文件、档案分门别类、按时间顺序，并编写相应的目录分档存放，以便查阅，要逐步实现文件、档案资料管理的标准化、规范化。 3.6.3 负责应用计算机备份电子版，便于存贮及调用档案。 3.6.4 随时检查档案的保管情况，发现有害因素，及时上报采取措施，做到防潮、防火、防虫、防盗。 3.6.5 负责档案室（橱柜）的卫生，不准存放杂物，保持通风、整洁。 3.6.6 工作变动时要做好文件、档案的交接工作。 3.6.7文件、档案管理人员要运用科学的方法进行统计分析，当好部门领导决策的参谋。 3.6.8每年年终各部门要对过期安全档案资料进行分类封存。 3.6.9公司行政部、安全部要对各部门文件、档案资料的管理情况进行监督、检查。 4、档案分类 4.1.制度文件：公司、下发的有关安全生产的规章制度、操作规程等制度性文件，由安全部保存。 4.2.安全协议、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、安全生产责任书、各级人员安全生产岗位责任制，由安全部保存。 4.3.安全检查、整改记录，各级相应保存。 4.4.各类通知、通报，事故记录、事故调查处理材料，由安全部保存。 4.5.各类工作计划、总结、报告、统计报表、标准化系统评价报告，由安全部保存 4.6.花名册：全员花名册、安全管理人员花名册及相关取证资料、特种作业人员花名册及相关取证资料。由安全部保存。 4.7.新工人（含民工和临时工）三级教育资料。由安全部保存。 4.8.各类安全会议、安全活动记录；安全学习、安全培训教育资料，由安全部和人力资源部分别保存 4.9.危险源（点）管理资料，安全生产事故应急预案、应急演练资料，由安全部保存。 4.10设备设施技术档案；设备设施管理资料（含设备保养、维修、检验、检测、使用情况、技术图纸等资料）；特种设备法定检测记录；安全设施、设备和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件），由设工程部保存 4.11外委单位安全管理资料；各类安全生产合同、协议；安全技术交底资料，由公司行政公关部保存。 4.12职业卫生管理资料，由安全部保存。 4.13环境保护管理资料，由安全部保存。 4.14消防管理资料，由物业公司保存。 4.15其它有关安全生产管理方面的档案资料由安全部保存。 5、立卷、归档 5.1各类文件、档案资料应立卷归档，保证档案的齐全、完整。 5.2各类文件、档案资料，按特性进行排列和系统化，层次分明，填写卷目内文件目录，便于保管和查阅。 5.3不同性质的文件资料应分别管理，分档立卷。 6、档案保管 6.1文件和资料的保管期限分为：短期，一年以下（含）；长期，一年（不含）至十年（含）；永久，十年（不含）以上三种。 6.2档案资料分类装订、入库（橱柜）保管，科学排列，便于查找。 6.3视频音像资料、胶片、照片要设专柜密封保管，正版与复印版应分别存放。 6.4档案管理人员应经常检查所有文档，做到防虫