[管理学]第6讲-采购与应付子系统.pptVIP

第6讲 采购与应付子系统 教学目的与要求 掌握采购与应付子系统的特点和目标 了解手工采购与付款业务流程 掌握计算机环境下采购与付款数据处理流程 了解采购与应付子系统主要数据文件和功能结构图 掌握计算机环境下采购与应付子系统初始化、采购管理、发票、结算与付款处理、账表输出等 教学重点 采购与应付子系统的特点和目标 计算机环境下采购与付款数据处理流程 计算机环境下采购与应付子系统初始化、采购管理、发票、结算与付款处理、账表输出等 一、采购与应付子系统概述 （一）采购与应付子系统定义及其范围的确定 （二）采购与应付子系统的特点 （三）采购与应付子系统的核算和管理目标 （一）采购与应付子系统定义及其范围的确定 采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。伴随采购业务的发生，买卖双方在采购活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生负债，即应付款也随之形成。因此，无论是工业企业还是商业企业，采购与应付款业务的状况都会影响到企业的整体运营状况。 由此可见，采购与应付子系统是用于支持各种材料物资采购（原材料、外购半成品、修理用备件、包装物、燃料、低值易耗品）或商品的采购、付款有关业务处理、计划制定、会计核算、采购与付款控制等业务活动的子系统。 在通用的商品化软件中，有些将采购与应付子系统作为一个子系统，有些将其划分为两个子系统独立运行，即采购子系统和应付款子系统允许独立。采购子系统、存货子系统、销售子系统共同构成分销系统，应付账款子系统与总账、应收账款等子系统共同构成财务系统。无论系统任何划分，采购与应付子系统之间都保持密切的联系。 （二）采购与应付子系统的特点 采购与应付子系统有如下特点： 与其他子系统联系广泛 数据存储量大 数据变化频繁 管理要求高 通用难度大 1.与其他子系统联系广泛 采购与应付子系统一起使用可以追踪采购业务的付款情况，及时交款以取得合理折扣和商业信誉； 与存货子系统联合使用可以追踪存货的出库信息，把握存货的畅滞信息，从而减少盲目采购，避免库存积压，并且可以将采购结算成本自动记录到存货成本账中，便于财务部门及时掌握存货采购成本。 2.数据存储量大 工业企业为了满足生产需求，采购大量的物资、材料，这些存货品种规格繁多; 每一项采购业务都要进行详细全面的反映，此外每一个供应商信息、每一笔应付款业务等需要完整地保存。 因此，采购与应付子系统中需要存储和处理大量数据。 3.数据变化频繁 要保证生产或销售的顺利进行，必须经常进行存货的采购活动； 每收到一批存货都需要进行入库处理； 货款到期要及时付款等。 因此，采购与应付子系统的数据输入频率和处理频率都相当高，数据变化相当频繁。 4.管理要求高 采购与应付子系统要正确地反映采购订货、验收入库、采购发票以及付款等经济活动; 严格进行采购管理。因为过多的库存，会使企业产生一系列不良影响;如过多的库存会产生额外的库存管理费用;造成资本的僵化，使周转资金紧张;会因陈旧而变成废料或削价出售，导致收益的恶化。 因此，采购与应付子系统应该提供丰富的管理信息和功能，杜绝因管理不善所导致的生产缺料或物料过剩问题。 5.通用难度大 企业采购业务流程相差较大，采购订单或订单管理差别较大，有些单位根本没有严格的采购管理制度。作为采购与应付子系统不仅要提供通用的采购计单或订单处理程序，而且还要提供较全面的采购与付款管理方法，并融入系统 因此，采购与应付子系统实现通用难度大。 （三）采购与应付子系统的核算和管理目标 采购与应付子系统的目标如下： 二、采购与应付子系统的内部结构分析 （一）采购与应付子系统数据处理流程 （二）采购与应付子系统数据编码 （三）数据文件 （四）采购与应付子系统功能结构图 （一）采购与应付子系统数据处理流程 为了更好地理解计算机条件下采购与应付子系统，首先应了解、分析手工条件下采购与应付子系统的数据处理过程，然后根据计算机数据处理的特点、企业采购与应付子核算和管理的要求，在手工数据处理流程的基础上，去理解和掌握计算机采购与应付子系统数据处理流程。 1、手工采购与应付系统业务流程 由于行业不同，采购与应付处理流程也会不同，就同行业来说，不同企业其采购与应付核算和管理的不同，导致其数量处理流程也不尽相同。 如图所示，给出手工条件下一个典型制造业企业的采购与应付业务的业务流程。 2、计算机采购与应付子系统处理流程 3、计算机与手工条件下采购与应付子系统的区别 （二）采购与应付子系统数据编码 采购与应付子系统涉及的数据编码比较多，如存货编码、存货类别编码、仓库编码、供应