南通银河行政管理手册GMS-03.doc

GMS管理体系文件之三 南通银河投资开发有限公司 行政事务管理手册 （第二稿） 受控状态： 受 控 号： 持 有 人： 文件编号： YHTZ GMS－03A 发布日期： 2005 年 月 日 实施日期： 2005 年 月 日 编制人： 审核人： 批准人： 目 录 手册说明 2 1 行政管理 3 1.1 考勤管理制度 3 1.2 督察督办管理办法 5 1.3 办公用品管理制度 7 1.4 印鉴管理制度 10 1.5 会议管理制度 12 1.6 工作环境与办公设施管理制度 14 1.7 司服与胸卡管理制度 17 1.8 商务接待管理制度 19 1.9 固定资产管理制度 21 1.10车辆和驾乘人员管理制度 23 2 信息、档案管理 2.1 信息管理办法 26 2.2 档案管理办法 28 2.2.1 工程档案管理细则 30 2.2.2 文书档案管理细则 35 2.2.3 声像档案管理细则 38 2.2.4 实物档案管理细则 40 2.3 保密管理办法 41 2.4 文件管理制度 43 2.5 公文行文规范 46 2.6 计算机及网络使用制度 50 3 安全生产管理制度 51 4 法律事务管理办法 53 5 应急事件处理办法 54 6计划管理实施办法 56 手 册 说 明 1、手冊內容 本手册是公司为导入GMS管理模式，实施全面管理体系所编制而成，包括： —— 公司行政事务管理体系的范围； —— 公司关于行政事务管理体系要求的所有制度、规程文件。 2、适用范围 本手册适用于公司、各部门的行政事务管理。 3、手册管理 本手册为公司受控文件，由总经理批准颁布施行。手册管理的所有相关事宜由综合办公室统一负责，未经总经理批准，任何人不得将手册提供给公司以外人员。手册持有者调离工作岗位时，应将手册交还综合办公室，办理核收登记。 手册持有者： （1） 总经理； （2） 副总经理； （3） 总工程师； （4） 财务总监； （5） 综合办公室； （6） 各职能部门经理。 本手册除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，综合办公室做好复印和发放登记。 手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。 在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到综合办公室。综合办公室在每季度最后一个月的28日（节假日提前）对手册的适应性、有效性进行评审，必要时对手册予以修改，执行《GMS体系文件管理程序》的有关规定。 1 行政管理 1.1 考勤管理制度 第一条 工作时间 ㈠ 根据国家有关规定，公司采用每周五天工作制，并按照国家发布的节假日公告进行放假。 ㈡ 公司每天的上下班时间为：上午8：30——12：00，下午2：00——5：30； ㈢ 综合办公室可根据情况需要安排各部门主管以上人员在公休日和节假日值班，值班人员可安排换休。 第二条 考勤管理 ㈠ 公司的考勤管理由综合办公室负责，各部门的考勤管理由部门经理或兼职考勤员负责； ㈡ 各部门必须指派责任心强的人员担任考勤员，逐日认真记录考勤情况。 第三条 考勤员职责 ㈠ 按规定及时、认真、准确地记录考勤情况； ㈡ 如实向部门经理反映本部门考勤中存在的问题； ㈢ 妥善保管各种休假凭证； ㈣ 整理考勤记录，经部门经理审核后报综合办公室人事主管。 第四条 综合办公室人事主管在月初5日前，结合绩效考核情况，编制上月的考核报告和工资表，经综合办公室主任总经理签批审核后交财务部核发工资。 第五条 加班与换休 ㈠ 公司不鼓励员工加班，因特殊原因需要加班的，必须到综合办公室办理申请手续，经部门经理和综合办公室主任审核后执行。 ㈡ 个人连续工作时间超过3小时以上方可计入加班，多人集体工作超过2个小时方可计入加班；加班按照半天计算，累计达到7小时按照一天计算。 ㈢ 加班可以换休，由员工本人提出，部门经理综合考虑工作计划情况进行审核，综合办公室主任复审执行。 ㈣ 公司员工在法定节日加班（元旦、五一、十一、春节）按国家有关规定办理。 第六条 事假 ㈠公司员工请事假必须提前一天填写《请假申请单》。无特殊情况不得用电话、便条、口信等方式请假；事后补填《请假申请单》。如果假期不够应提前办理续假手续。 ㈡ 一般员工和主管请假1天（含）内，由部门经理审批，1天以上3天（含）以内由部门经理签署意见，报综合办公室主任批准；3天以上由分管副总审批。部门经理请假在3天以内由分管副总经理审批，3天以上由总经理审批；副总经理请假，由公司总经理审批；事假经审批后报综合办公室备案。 第七条 病假 ㈠ 因病或因公受伤，凭正规医院病休证明，到综合办公室办理病假申请。 ㈡在公司工作