超市采购合同审批程序与管理规定.docVIP

超市采购合同审批程序与管理规定 1、目的与适用范围： 明确规范财务部有关合同的各项审批程序，确保合同管理的安全性与准确性。 适用于综合超市有限公司下属各门店。 2、术语、缩写： 2.1三证:营业执照、税务登记证、卫生许可证复本。 2.2存档：录入电脑并有专人保管，每月打印合同列表。 2.3价外费：各种无条件返利、年返利、进店费、年节费等。 3、职责： 3.1采购主管 3.1.1与供应商谈判，商讨有关价格、各种价外费等问题。 3.1.2审核供应商的三证是否合法、有效。 3.1.3拟定合同的内容。 3.2采购经理 审核合同各项内容是否合理、有效。 3.3财务主管 3.3.1出具各相关的衡量数据。 3.3.2监督合同存档有无差错。 3.4财务经理 审核合同中有关帐期、付款方式等条款是否合理。 3.5律师 审核合同是否合法、有效。 3.6财务专人 保管合同，做好存档工作。 4、基本要求： 4.1合同中各项条款要合法、合理。 4.2与财务有关的帐期、付款方式、价外费等要由财务审核。 4.3合同审批手续齐全。 4.4新添供应商合同每月都要进行录入工作，不能遗漏。 4.5各项主要条款如扣率、帐期、付款方式都要列入合同列表。 5．流程： 序号 活动 责任部门\人员 执行部门/人员 依据 文件 形成 文件 相关 部门 说明 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 正式合同签署前的步骤： 采购部 采购部 采购部 采购部 财务部 律师室 总办 采购主管 采购主管 采购主管 采购经理 财务经理 律师 地区总 经理 序号 活动 责任部门\人员 执行部门/人员 依据文件 形成文件 相关部门 说明 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 合同审批的步骤： 采购部 供应商 采购部 财务部 律师室 总办 总办 采购主管 供应商 采购经理 财务经理 律师 地区总 经理 总办专人 序号 活动 责任部门/人员 执行部门/人员 依据文件 形成文件 相关部门 说明 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 合同生效后的规定： 总办 财务往来部 财务往来部 财务往来部 财务往来部 总办专人 合同保管员 合同保管员 合同保管员 合同保管员 6、流程描述： 6.1正式合同签署前的步骤： 6.1.1采购主管与供应商谈判，达成初步协议。 6.1.2采购主管审核供应商三证是否合法、有效。 6.1.3采购主管填制合同审批单，注明合同基本内容。 6.1.4采购经理审核合同审批单的内容是否合理。 6.1.5财务经理审核合同审批单。 6.1.6律师审核合同基本内容的合法性。 6.1.7地区总经理签字确认，可以正式签署合同。 6.2合同审批的步骤 6.2.1采购主管拟订正式合同，填写完整的合同条款。 6.2.2供应商法人签字，盖公司合同专用章。 6.2.3采购经理审核合同的合理性、完整性。 6.2.4财务经理审核合同中有关结算的条款是否合理。 6.2.5律师审核合同内容的合法性、有效性。 6.2.6地区总经理签字确认。 6.2.7盖我公司合同专用章，合同生效。 6.3合同生效后的步骤： 6.3.1合同一式三份，供应商、总办、财务往来部各一份。 6.3.2财务部由专人负责整理和保管合同。 6.3.3合同保管人每月将新合同录入电脑。 6.3.4合同保管人每月结帐前打印合同列表。 7、相关文件： 合同审批管理规定 8、相关记录： 8.1经济合同审批表 8.2经销合同统计表 附件 合同审批管理规定 此规定适用于综合超市有限公司下属各门店 1、供应商进店资格审核条款的规定 1．1供应商进店时三证即营业执照、税务登记证、卫生许可证复本必须齐全、合法、有效，否则不允许进店。 1．2供应商不可以是小规模纳税人，即无增值税票或税票税率为4％、6％。 1．3如对进店费等一次性应交的价外费有异议，则暂缓进店。 2、合同签署的具体规定 2．1合同审批单由各部门负责人全部审核完毕签字确认之后方可签署正式合同。 2．2合同中有关财务的部分一定要由财务部审核，以免给公司造成损失。 2．3合同内容必须完整，特别是一些敏感问题如价外费等要做清晰规定。 3、合同列表中内容的规定 3．1每月新进店的供应商合同及时