采购与时间管理.pptVIP

时间管理 清明神定气定神间游刃有余举重若轻 1 2 3 4 5 6 目 录 1.时间管理的要义 2. 时间管理的基础 3. 时间管理的架构及注意点 4. 时间管理的注意点 5. 时间管理之工作效率的提高—以邮件为例 6. 时间管理之（计划-目标-执行力-情绪） 掌握自己的时间 时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划 请架设一座桥,使A至B距离最短, 但是桥不可歪斜 100 公尺 300 公尺 B A 你可知道为何会画不出来? 因为你跳不出原来的思维习惯 时间管理 管理者有效性的基础 2. 管理时间 -----以周为时间段，做系统的分析管理 统一安排可以自己支配的时间----大多数采购特别是中高层的自已支配时间不超过整体工作时间的1/4 记录时间-----每位参会者都有一个笔记本 采购的时间管理 要点 避免浪费自己的时间 避免浪费别人的时间 擅用“授权”------把“别人”的工作交给别人 善用供应商的时间 时间管理 浪费时间的活动 1.找出缺乏制度或远见而产生的时间浪费，----四处“扑火”变为预防及例行的作业 2. 控制有效参与的人员 3. 组织不健全，会议过多 4.信息功能不健全或表达方式不当 中层管理者的纬度 上级 同级及支持部门 部门内部 战略领悟----------战术执行 与供应商有效沟通 基于某项工作的推进，必须花大量的时间来沟通，组织越大，需要协调沟通的时间越多 必须着眼于整个组织的成果和绩效 时间要短，控制时间 简明 一定要达到的目的 时间管理架构 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 轻 4 th 缓 请排出正确的行事优先级 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 出货停摆 伤人事故 员工产生肢体冲突 顾客严重投诉 政府检查 计划之研拟 技能之提升 公关之促进 问题之调查 不重要的事 有些电话、邮件 有些不速之客到访 有些会议之出列席 有些无谓的聊天 有些临时的邀请 有些交际应酬 有些文件之处理 监督部门内之工作 自我干拢 个人嗜好 注意点一 时间的配置 消极响应 vs 积极掌握 危机就是转机 规划重于做事 最好的控制是预防 预防胜于处理 不合理的时间配置 I. 45% 处理危机 II 5% IV 15% II. 35% 明智的时间配置 I I II 1.重要的事情着重在 Plan Plan 着重在 Do Do 着重在 Check Check 着重在 Action 2.重要的事情要逐渐地交给 信任的部属, 这叫 “灌能” 注意点二: 拖延 除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 1 st 2 nd 不重要的事 3 rd 4 th 克服1.成本/效益分析法 成本 ... ... ... ... ... ... 好处 ... ... ... ... ... ... 克服2.思维习惯的改变 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般 注意点三:事必亲躬 韩非子.八经 下君,尽已之能 中君,尽人之力 上君,尽人之智 诸葛亮凡事必亲躬, 后来过劳而死. 为何事必亲躬? 因为怕部属取代 不放心部属, 不信任部属 要求标准过高 注意点四: 有求必应 会花太多时间, 时间不够会牺第二项受人尊敬重要, 还是受人欢迎重要 不好意思拒绝请托的原因 接纳请托比拒绝请托容易 担心触怒请托者 想要做广受爱戴之好人 不知如何拒绝他人之请托 每个人都有一个好朋友, 叫 “施小惠”, 可以适当地拒绝. 1.舍得 2.勇于拒绝 3.交待 1.怡情养性 2.轻松一下 Conclusions: 时间管理架构 1.兵贵速战速决 2.快刀斩乱麻 1.决胜于朝堂 之上 2.灌能 工作效率的提高 对每天的工作时间进行分配—早、中、下 对每周的工作时间进行分配—周一二、三四五、六 有效管理Emal和即时通讯工具—不要被分割自己的时间 1.你一天花多少时间在看 QQ? 2.你看 QQ会不会看新闻或是微信微博? 3.你看QQ的时间是连续的, 还是片断的? 4.你的QQ有没有做分类? 5.你回复时是边看边回, 还是分类后集中回复? 6.你进 Email 信箱, 是先看信还是先发信? 正确提高 Email 的处理效率 一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍, 然后