Data Record Accuracy 数据记录与整理.docVIP

Chap13 Data Record Accuracy 第13組 890805 丁勇吉 890811 錢仲達 890815 楊以凡 890830 劉靜方 前言： §企業中許許多多失敗的例子都有一個共同的特點：缺乏資料記錄的準確性！ §資料不正確的代價就是：高存貨、低利益、一大群人在做毫無增值性的工作。 §為使ERP的成果變得更有效，對許多項目的資料準確性是我們必須要求的。 Inventory Accuracy 存貨紀錄正確性分為三類： Mass Balance 大量結算 Physical Inventory 自然庫存 Cycle Counting 週期計算 一、Mass Balance 將所有的收入收據數目加起來，然後減掉運送至客戶的材料部分。結果就是存貨中屬於mass balance的部分，這個方法則較適用於存貨較難計算的時候（例如散裝貨物或大量的材料等）。事實上，這個方法跟真正的結餘可說是相去不遠，但是當意外事件（額外的存貨或是少了重要的部分時）發生，要用這個方法追蹤物件時相對的非常的困難。許多公司在無其他方法可用的情況下，會選擇此方法估計或確認他們的存貨情況。 二、Physical Inventory 此方法將關閉所有機器，分別計算在工廠內較不熟悉部分的存貨。公司內最糟糕的存貨調整就是直接使用此方法， 為了表現有效率的physical inventory，需要幾個步驟： 確定買賣交易已經完成： 物品的買賣須有一個相同的最後期限，當交易結束時，停止所有貨品的動作，以便存貨紀錄的更新。許多公司會將日期發送給供應廠商或是客戶，用以避免在期限內收到訂單。 經由貨品的標籤控制數量： 部分的標籤會隨著物件離開，而部分的標籤將留下進入電腦的紀錄或是用說明書來確認。如此一來，便可以控制物品的流出， 執行分析報告： 這種報告可概述存貨價值，而通常會沿著相對於長期存貨的差異分類，許多公司會做兩次這種分析報告，一個是價值差異，一個是數目差異。 重新計算重要的差異項目： 如果誤差過大，這些項目就需要做重新計算。在重新計算之後，會計師將核對工廠內增加的部分然後繼續生產。這個工作的時間將決定於工廠的大小，從一天到幾天不等。 完整的審計庫存 接下來便是回到生產線上真正的增加利益。 三、Cycle Counting 週期計算是管理確認存貨程序的優良方法。週期計算的真正收益來自對於造成存貨紀錄錯誤的主要原因所做的確認和解決方法。每天實行一小部分，大量存貨損失的危險就會漸漸減少。負責計算的員工對於零件和需求的處理十分熟悉。週期計算是每天要做的工作，因此可以完整精確的計算，且比每年一次的存貨盤查所花的成本低。 Cycle Counting Requirements 週期計算的需求 Unique part numbers 特別的零件編號 就像其他ERP的系統一樣，每一個存貨項目都必須經由一個獨特的編號來認明。例如分類有上色、未上色、有鍍金的零件，其中相同的類別給定一組特別的編號，如果看到相同編號的零件，就可以確定它們的類型及功能是完全相同的。若無特別的確認，在需求上的計算可能會不完整。 Experienced counters 熟練的計算者 須有經驗且能正確處理數字的人員，具備可以準確讀、寫數字的能力。即便是專業人員也可能遇到正確紀錄、處理、和輸入複雜編號上的挑戰。對小細節要有很細心的注意力。 Control group 控制對照組 一組被選做測試所有週期計算和存貨程序的代表零件。此對照組需包含每一組產品的代表性及金錢項目，是用在週期計算中的前面階段。 在任何週期計算的計畫中，設立對照組是成功的關鍵因素，卻常被忽略。週期計算的效用不是在計量不同零件的數目，而是藉由一個明智而審慎的計算過程來使程序進行更順利。 Small amount of time each day for counting 每天計算少許時間 最佳的計算時間是當交易已經被登入資料庫或手動紀錄下時。一般的練習是在早上計算第一樣東西。週期計算的主要管理是，每天實行一小部分，而不要影響到全部的作業。 Cycle Counting ---A, B, C 一個已被證明可做好週期計算的方法根據下列步驟： Count the control group repeatedly 重複計算對照組 許多公司常忽略此一步驟，但這是要達成長期成功的最關鍵。控制組的項目要每天計算直到準確度達100%，且連續10天。任何計算的錯誤要用文件紀錄。除非基本的程序問題可被確定和解決，否則所有的存貨紀錄準確性不會提高。 Identify process issues 確認程序問題 程序問題是造成存貨準確小於100%的任何事件或原因。 Correct process issues 修正程序問題 程序問題可能包含更新存