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收(发)文登记簿
收(发)文登记簿
(第 本)
启用时间200 年 月 日
结束时间200 年 月 日
编 号
使用单位
使 用 说 明
一、此簿是收文和发文合一登记的,它适合各级机关单位使用。
二、为加强涉密文件的管理,在登记时,可分绝密、机密、秘密、普通四种分别进行登记。秘密以上的图书、资料如地图、电话号码簿等,因使用时间较多,亦可另行登记。上下级和本级、同级产生的文件、资料、简报、刊物等,均按其秘密等级登记在一起。
三、各项填写说明如下:
收发文日期:指保密室收到和发出文件的时间。
作者、来文单位:指制发文件的单位,如中央文件,来文单位填写“中共中央”。
原文号:指原印刷单位每份文件的顺序编号。
信封号:指原发文单位信封上的编号。
文件编号:指制发文件的编号,如中共广东省委文件,文件编号应填“粤发[200×]×号”;简报则填“×期”
内容摘要:指文件的标题,没有标题的文件应摘要写明文件主要内容。
总份数:指收到或印发每个文件的总数。
秘密等级:指文件本身所注明的密级,如绝密、机密、秘密。
发往单位:指文件发出时的受文单位。
份数:指发给受文单位的实际份数。
收发文顺序号:指本单位收发文件时所编的顺序号。内发文件(凡须收回的为内发)应盖收发文章,并填写收发文顺序号和日期;外发(不需要收回的为外发)不在文件上盖收发文章,收发文顺序号则作信封上的编号。
承办人签名:指受文单位的收件人。如系外发,可由收发通信人员签名。
保密室注销:指文件承办后的处理情况。处理情况可分归档、作资料、转出。注销时要注明日期。
销毁:指不归档、不作资料、不清退的文件,可由两人签名监销。
收发文
日 期 作 者
来文单位 原
文
号 信
封
号 文件编号 内 容 摘 要 月 日
总
份
数 秘
密
等
级 发 往
单 位 份
数 收(发)文
顺 序 号 承 办 人
签 名 保 密 室
注 销 销 毁 附 注 监销人 销毁人
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