美国亚裔教育联盟财务政策-AsianAmericanCoalitionforEducation.PDFVIP

美国亚裔教育联盟财务政策 （于2016 年开始执行） 作为一个美国国税局所批准的501 （c ）3 非盈利组织，美国亚裔教联盟（AACE ） 对财务资源的管理十分谨慎。我们的财务政策是：对联盟成员开展AACE 相关活 动所花费的旅行以及其它费用在必须和合理的原则下给以报销和补偿。AACE 的政 策是鼓励节省活动成本，并以较低或合理的费用进行公务旅行。 以下是相关政策和程序： A.活动经费预先批准和及报销批准权限 1.只有应用于与AACE 使命相符合的活动费用才可以在AACE 得到报销。如果数 额较大，应该提请相关负责人、理事会成员、或职能委员会主任事先批准。 2.审批权限如下：  费用$ 200 及以下：职能委员会主任及财务长同时批准。  费用$ 201 - $ 500 ：财务长和联盟营运副主席同时批准。  费用$ 501 - $ 1,499 ：联盟营运副主席及联盟主席同时批准。  费用$ 1500 及以上：理事会批准。 B.经费报销指南 1. 当地旅行 a) 私车里程报销。AACE 将补偿参与AACE 活动的实际和必需费用。这包括 私人车辆里程，以及相关的通行费和停车费。里程费用将按当年美国政府税 务局所批准的标准报销。 1 b) 停车和高速通行费。AACE 将报销与本地或长途旅行相关的停车费和高速 路收费。如果超过10 美元，需要提供收据或其它证据。 2. 长途旅行 a) 航空旅行。AACE 只报销满足以下条件的长途旅行费用，包括机票费用， （i）经过有关职能委员会主任的预算批准，或者（ii）如果没有预算，由相 关职能委员会主任和联盟营运副主席批准。出差人员应在合理的时间段内选 择使用最低的机票价格。所有出差人员应在旅行批准后尽快地预订机票。如 果预订延迟导致机票价格明显增高，AACE 可能只补偿还总票价的50 ％。 超过$ 500.00 的机票必须在旅行前获得营运副总裁的批准。 头等舱，公务舱和配偶/家庭的旅行费用不可报销。如果有特殊情况，在安 排旅行之前必须经过联盟副主席和主席的共同批准。机上娱乐不可报销。在 一般情况下飞机上互联网费用不得报销。如果有特殊情况，需要联盟运营副 主席的特别批准。如果有正当的理由（如出差人无法控制的活动计划改变、 取消等），因旅行计划改变而产生的退票或改票费用将得到报销。并请在报 销表格上注明原因。如果没有合理的解释，退票或改票费将不予报销。 b) 住宿费用。出差人员应尽可能选择既能满足出差活动要求和个人需求的， 性价比又高的酒店住宿。出差人员应使用中档商务酒店中的标准单人间住 宿。房间升级的额外费用（例如：套房、行政楼层、景观房等）不可报销。 所有住宿的收据必须附在费用报销表格之后，并按费用类别（膳食、电话、 交通、停车等）列出。出差人将根据实际的住宿费用报销。酒店购买的电影 等娱乐项目不予报销。 c) 酒店电话附加费。出差人员在万不得已的情况下才可使用酒店的长途电话 服务，因为酒店附加费可能超出实际通话费用的100％。在出差人员的手机 不能使用的情况下，如果有必要的话，给家人或办公室打电话可以报销。 d) 餐饮费用。餐饮费用报销包括早餐、午餐和晚餐。餐饮费用应该价格合 理，不包括酒精饮料，娱乐费用以及那些与饮食无关的其它类型的个人开 支。建议每餐的成本控制在15 美元以内。如果一个人给多人付款，应该在 收据和报销表格中注明。在报销多个与用餐者的餐饮时，请列出用其他餐者 的名字和组织。 e) 汽车租赁。只有在成本优势明显、合理的情况下才应该租赁汽车（即租车 的费用明显低于使用出租车等其它交通方式）。在此情况下，出差人员应该 使用低中价格的租车公司。出差人员收到的所有租车收据都应该与费用报销 表格一起提交。 2 f) 地面交通。出差人员应该尝试使用低成本的地面交通工具，如公共交通、 分享乘车服务，以及在有必要的情