QP-1002质量记录管制程序-1301.docVIP

批准：贾鹏 审核：张有茶 起草： 张丽飞 生效日期：2010.10.16 修 改 履 历 表 页码 修改码 修改人 审核人 修 改 内 容 批准人 生效日期 目的： 制定与维持各项记录之鉴定、收集、归档、取阅及保管规范与各项作业有关过程中之记录的书写规定与记录档案之管理。 范围： 凡与质量管理体系有关之各项记录与报告均适用之，包含任何形式之媒体，如硬式拷贝或电子媒体及供应商之品质记录皆应包括在内。 职责： 品质部：负责制定记录管制办法，并督导相关部门记录之管理。 相关部门：负责记录之填写、管理建档和保管。 作业内容： 记录管制流程图附件一。 记录鉴别，建立《记录总览表》。 记录表单之设计制作与变更： 记录表单由程序/作业标准书之制作单位负责设计与变更，须经由品质部确定表单编号并发行。 表单格式栏位之设计须使记录内容具备追溯性。 表单栏位之填写若无法使填表人一目了然时须附带书面填写说明或施以教育训练。 表单填写规定： 字迹应清晰可辨且尽可能保持整洁。 规定该书写之栏位不得漏填。 如需修改时可在修改处画线删除并签名及日期，但原内容须尚可辨识。严禁使用涂改液。 记录之修改若有品质争议之处时（例如可能影响检验判定）修改人须注明修改原因。 不须填写之栏位须在空白栏位上注上『N/A』或『/』或『X』或『-』等符号。 表单所注明之『□』符号，表示为选择性项目，该栏位如无注明『 』可空白不填写，原则上『 』由该事项之主要负责人填写，或由参与讨论之成员视问题之关联性共同决定。 表单及各式标识，签名要附上日期，日期之填写应先月后日，如『月/日』。 记录之建档收集： 记录收集方式，由各撰写或保存单位依记录性质、依客户别、日期或编号顺序自行归档，依此原则索引以作为查询依据。 记录表单须加以归档且在档案夹明显处注明档案名称。 档案之资料应按照顺序、项目别建立/归档。 若为汇整各种不同主题之建档方式须编制索引以利查阅。 记录储存维护： 由各保存单位自行保管，并由专职人员负责，须注意储存环境，避免文件受潮。长期不用之文件，部分由品质部规划区域统一储存。 记录至少保存一年，详细参照《记录总览表》所订，如客户或法规有要求时另拟定。 若合约中约定记录必须供客户或客户代表评估使用时，按《QP-1008-客户服务控制程序》实施。记录提供前需经单位主管（含）以上人员审核。 内部取阅：记录之取阅由各部门主管口头同意，即可向各部门记录保管人取阅，阅毕后必须完整归还。非本部门人员查阅记录时应在《记录查阅登记表》中予以登记。 表单有需要修订、废止时，应按《QP-1001文件控制程序》执行。 参考文件： 《QP-1001-文件控制程序》 《QP-1008-客户服务控制程序》 品质记录： 表单编号 表单名称 保存地点 保存期限 QR-4.2.4-01-01 记录总览表 文控中心 永久 QR-4.2.4-01-02 记录查阅登记表 文控中心 一年 QR-4.2.4-01-03 会议记录 文控中心 一年 QR-4.2.4-01-04 签到表 文控中心 一年 QR-4.2.4-01-05 会议通知 文控中心 一年 QR -4.2.4-01-06 喷涂工艺卡片 生产部 永久 附件一：记录管制流程图 ` 北京联合涂层技术有限公司 质量记录控制程序 文件编号： QP-1002-4.2.4-01 版 本：A/0 页 码：第 1 页 共 4 页 √ √ 记录表单编制 审核 NO OK 编号索引 发行使用 表单填写 分类/标识/编目 储存/保护 过期记录销毁