人事档案管理制度47334522.docxVIP

人事档案管理制度1. 总则人事档案应专人管理，包括人事档案的建立、相关内容的收集、鉴定、整理、保管和提供利用。1.1目的：（1）保证人事档案的完备，维护人事档案资料完整，防止资料损坏；（2）保守档案机密；（3）便于档案材料的使用。1.2人事档案的分类：人事档案分为内部保管档案和外部保管档案。内部档案保存员工在我公司的各种记录和表现；外部档案保存的是员工一生的记录和表现。2. 内部人事档案管理2.1 档案建立内部人事档案由集团人力资源部负责建立。建立流程：收集核查填写《档案信息目录表》入档2.2材料收集内部人事档案按照管理权限分层级负责收集，档案内容详见列表：分类材料内容数量流转入职手续档案材料面试评价表、应聘登记表、个人简历、员工登记表、身份证（户口页、退伍证）复印件、原单位离职证明(或与用人单位签订同等效力的协议)、背景调查材料、体检报告、入司通知单、相片（一寸免冠彩色四张）、教育证明复印件（毕业证、学位证、其他受教育证书、职称证、职业资格证）12项入职5个工作日入职后档案材料合同材料劳动合同书、协议（为降低用工风险，公司与员工签订的各类协议，《协议》）2项签订完毕3个工作日职业发展材料转正材料（转正申请表、述职报告表、转正审批表）5项审批通过3个工作日正式任免（聘用）材料（红头文件复印件）1项红头文件下发3个工作日岗位异动员工调动通知单、员工调动审批表、工作交接单、调动资产交接单、调动会签单5项到岗后3个工作日离职离职申请表、离职审批表、工作交接单、资产交接单、离职会签单、离职谈话纪要6项正式离职日期前薪酬材料薪酬异动审批表2项薪酬调整日前3个工作日考核材料考核周期考核资料3项相关工作组织实施完毕5个工作日奖惩材料奖励、处罚材料（仅限于出具红头文件的奖惩材料，其他暂不入档）2项后头文件下发日起5个工作日其它材料入司初的员工信息变化（学历、职称、职业资格晋升，婚姻、生育、政治面貌等状况变化）、其他未划入上述分类但需要存档的材料2项自变化日起1个月内培训材料详见相关培训档案说明：（1）上表材料收集规范适用于集团所有岗位，特殊岗位的材料收集范围由各下属公司根据上述收集基础，结合公司具体岗位要求和工作实际自行规范。（2）“入职手续档案材料”中“原单位离职证明”一项。原则上必须收集，确有原因不能及时收集的，需要人力资源部门和员工签订《协议》（详见附表4《协议模版》），明晰因员工未能开具有效原单位离职证明而导致的一切后果员工自负，造成的经济损失由员工工资中扣除支付。3、核查3.1材料收集完毕，人事档案管理人员对材料进行核查，如出现材料不合格情形，需填写《人事档案材料修正表》，一次性全部告知需修正项目、内容和标准，材料递交人需在约定日将修正后材料报人力资源部。3.2入职手续档案材料核查告知。人力资源部自员工入职当日向员工收取全部材料，检查合格即安排与员工签订《劳动合同书》；其他情形参照4-（1）执行，否则试用期酌情延长。3.3、《档案信息表》中依次填写档案内存放内容名称及相关内容，要求及时填写、更新，完成后放入档案袋。3.4、员工岗位异动，档案流转员工发生集团各公司之间岗位异动时，须由双方人力资源管理人员，对员工档案进行核对、移交。3.5、员工离职，档案保存员工离职，其内部人事档案进行核对、封档，并将其自在职员工档案柜移至离职员工档案柜。4. 外部人事档案的调入外部人事档案由公司人事档案托管机构托管。4.1调入托管条件：（1）与原来单位解除劳动关系的证明材料；（2）与集团及下属各公司签订正式的劳动合同；（3）通过试用期。4.2公司对档案调入员工提供的服务托管费由员工所属单位支付。5. 人事档案的保管5.1 内部人事档案的管理由人力资源部负责，要求如下：（1）入档资料及时归档，保证档案的完整；（2）信息的及时登记与更新，保证档案的可检索性和准确性；（3）档案管理室的管理，保证防潮、防火、和各种侵蚀。5.2 外部档案的管理依据公司人事档案托管机构的相关规定执行。6. 人事档案利用的方式6.1查阅。查阅须满足一定的条件，比如：公司领导、本单位审计部门需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须查阅人事档案等。6.2出具证明材料。出具的证明材料可以是集团人力资源部根据人事档案，按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、提升、招聘、出国出境政审等。6.3人事档案利用的手续（1）查阅手续由申请查阅者填写《人事档案借阅申请表》，并提供相应的查阅证明资料，报本部门负责人审核、所在公司总经理审核、集团人力资源部负责人最终审批。（2）出具证明材料的手续有关单位开具介绍信，并提供相应的证明材料，说明要求出具证明材料的理由；人力资源部负责人结合利用者的要求，提供相应的证明材料。由相应人力资源部负责人审