项 目 档 案 整 理 规 范(课件二).ppt

一、项目档案的基本知识 1、项目档案材料的基本类型： （1）文字材料 （2）图样材料 （3）表式材料 （4）特种材料 一、项目档案的基本知识 2、项目档案材料的构成 （1）规划勘察文件材料 （2）设计文件材料 （3）施工文件材料 （4）监理文件材料 （5）竣工验收文件材料 一、项目档案的基本知识 3、项目档案文件材料的运转 基本建设工程项目施工文件材料的运转 工程设计文件材料的运转 设备随机文件材料的运转 基本建设工程项目施工文件材料的运转图 工程设计文件材料的运转图 设备随机文件材料的运转图 一、项目档案的基本知识 4、项目档案材料的积累 （1）原始性、中间性、基础性和过程性文件材料的积累 （2）管理性、依据性、结论性、保密性和工具性文件材料的积累 （3）更改补充文件材料的积累 （4）积累的重点阶段 一、项目档案的基本知识 5、项目建设各阶段文件的收集与各方责任 ①项目准备阶段形成的前期文件，设备、工艺和涉外文件，以及工程决算文件——由建设单位各承办机构负责收集、积累； ②勘察、设计文件——由勘察、设计单位负责收集、积累，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件； 一、项目档案的基本知识 ③项目施工阶段形成的文件——实行总承包的，各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理，然后提交总包单位汇总；建设单位分别发包的，各承包单位负责收集、整理其承包项目的全部文件； ④项目监理文件——监理单位收集、积累；同时应负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确情况，以及竣工验收中文件资料审核情况，并经审核、签认后向建设单位提交其监理业务范围内的有关专项报告、验证材料及监理文件； 一、项目档案的基本知识 ⑤项目调试及试运行阶段形成的文件——由试运行单位负责收集； ⑥项目器材供应形成的文件——项目器材供应单位负责收集； ⑦项目财务管理形成的文件——项目财务管理单位负责收集； ⑧文件由二个单位共同形成的——由主要形成单位收集整理； 二、建设项目技术文件材料的归档要求 1、归档前的审查，施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。 主要包括以下三个方面：①检查归档的文件材料是否完整、准确。②检查归档的文件材料是否经过系统整理。③检查归档的文件材料的编制是否符合各种技术规范。 二、建设项目技术文件材料的归档要求 2、归档的时间：归档时间应该根据项目技术文件材料的形成规律和特点来做具体规定，方法基本有以下四种： ①项目结束时归档 ②按工作阶段归档 ③按年度归档 ④随时归档 二、建设项目技术文件材料的归档要求 3、归档的手续：建立和明确技术文件材料的归档手续，有利于明确责任和义务，保证归档质量，主要包括以下两个方面的内容，①对归档材料的简要说明，为了便于对归档材料进行检查和验收，并且有助于日后对归档材料的管理和有效的组织利用，应建立填写“归档材料说明书”制度，由有关的技术部门或归档人员撰写。②编制技术文件材料归档移交清单，归档清单一式两份，移交时按清单交点清楚，交接双方签字，各留一份，以便查考。 三、建设项目档案整理工作的基本要求 建设项目档案的整理就是在对应归档的技术文件材料、图纸进行完整收集的基础上，通过科学筛选、系统整理、编目，将其内容、成份确切地揭示出来的一项工作。（定义） 成套性、阶段性、专业性是基建项目技术文件材料的三个基本特性 三、建设项目档案整理工作的基本要求 1、组卷方法： (1) 按结构组卷。就是以科技文件材料所反映事物的内部结构为依据进行组卷。 适用：机械产品和设备仪器的技术图纸部分 (2)按子项组卷。就是以基本建设工程项目的子项目为单位进行组卷。 适用：基本建设工程项目文件材料的组卷 (3) 按工序或阶段组卷。就是按相同的生产工艺过程或同一工作阶段进行组卷。 适用：产品工艺文件材料的组卷 三、建设项目档案整理工作的基本要求 建设项目档案分类组卷方法： 单项（标段）工程是建设项目中能够独立发挥生产能力或效益的工程； 单位工程是指单项工程中性质不同，可以独立组织施工的工程。 一般有：单项工程分类法、单位工程分类法、形成阶段分类法 三、建设项目档案整理工作的基本要求 2、建设项目档案的排列： （1）可行性研究、任务书（2）设计基础文件 （3）设计文件 （4）项目管理文件 （5）施工文件 （6）监理文件 （7）工艺设备文件 （8）科研项目 （9）涉外文件 （10）生产技术准备、试生产文件 （11）财务、器