ACCESS教程3.doc

一、在表中输入数据 1、打个一个表 打开表有两种方法，一是用鼠标双击这个选项，是先单击这个选项选中它，然后再单击数据库窗口上的“打开”按钮。打开这个表之后，我们就开始往里面输入数据。在表中添加、修改和删除数据？让格中的数据全部显示出来？一种是将鼠标移动到标题行中两个字段的交界处，如果位置适当的话，鼠标的光标位置可以拖动。按住鼠标左键，向右拖动鼠标来拉长字段的宽度，让这个字段中的文字全部显示出来，再松开左键就可以了。 一种方法就是将鼠标移动到字段的标题上，这时鼠标的光标会变成向下指的箭头符号，单击鼠标右键，就会弹出一个菜单，单击菜单上的“列宽”命令，出现“列宽”对话框，输入数值来定义列的宽度。也可以单击“最佳匹配”按钮，这样这一列的列宽就可以自动进行调整，保证能将这个字段中最长的值显示出来。完成这些后单击对话框上的“确定”按钮就可以了。在Access中，改变表中文字的字号大小时，表的大小也会按比例随着变化，所以不能用改变字体大小的方法来让文字都显示出来。不拉长列宽 ，也可以加大行高，使那些较长的值多用几行显示。调整行的高度和调整列宽度的方法基本类似，也有两种方法，第一种就是将鼠标移动到相邻两行之间，这时鼠标变成可拖动形状，按住鼠标左键，上下拖动鼠标调整行的高度；第二种方法是某一行，单击鼠标右键，在弹出的菜单里用鼠标单击“行高”命令，在出现的“行高”输入栏中输入一定的数值来改变行的高度。完成后单击“确定”按钮，这时其它行的高度也改变了，因为在表中各个记录都是相关的，调整一行的行高，其他行的行高都会相应调整，以保持各行的高度一样。怎样在表中插入、删除和移动 字段首先将鼠标移动到字段的标题处，鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，等它都变成黑色后，按住鼠标左键，拖动字段松开左键，这个字段就移动了。怎样让表中的一些列总是显示出来？可以通过“冻结列”的方法来实现，冻结后的列不会随着滚动条的拖动而移动。要在表中冻结几个列，只需先将这几个列选中，然后单击“格式”菜单中的“冻结列”命令， 这样选中的列就被冻结了。如果不需要再让这些列处于冻结状态，只要单击“格式”菜单中的“取消对所有列的冻结”命令，就可以了。怎样在表中隐藏列 了让表中的某些列一直显示在屏幕上，可以将这些列冻结，但有时候为了将主要的数据字段列保留在窗口中进行观察，我们可以将暂时不需要的数据字段隐藏起来。将鼠标移动到需要隐藏列的字段标题处，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上选择“隐藏列”选项。这样选中的列就被隐藏了。要取消对一个列的隐藏，先将鼠标移动到表以外的任何地方，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上单击“撤消隐藏列”命令，弹出“撤消隐藏列”对话框如下图：“撤消隐藏列”对话框的列表框中列有表的所有字段，而且每个字段前面都有一个方框，没有隐藏的列前面的方框中有“√”号，而隐藏了的列前面的方框中是空的。要取消对一个列的隐藏，只要单击这个列前面的方框，使它里面出现一个“√”符号，就可以取消隐藏。完成以后单击对话框上的“关闭”按钮。使用工具栏上的工具对表进行操作？“升序”和“降序”是指表中的各个记录按照一定的顺序进行排列。单击“升序”按钮后所有记录按照从小到大的方式排列，单击“降序”按钮后所有记录按照从大到小的方式进行排列。闪动的光标位于哪个字段，就以那个字段的值作为判断大小顺序的标准。在工具栏上有三个“筛选”按钮，它们是“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”和“应用筛选/删除筛选”按钮。单击“删除筛选”按钮，其余的记录又都显示出来。还有一个按钮是“按窗体筛选”按钮，单击这个按钮，你会发现表中只剩下了一个记录，在方格的右侧出现一个“下拉”按钮。单击“下拉”按钮，就会发现它是个“组合框”的下拉箭头，下拉框中包括了这个字段中所有的值。在下拉框中单击一个选项，再用鼠标单击“应用筛选”按钮，与选中的值相关的整条信息就都显示了出来。补充一：怎样在数据表中输入图片、声音和影像 要想在数据表中插入图片、声音和影像，首先要在设计视图中把需要输入这些数据的字段的数据类型定义为“OLE对象”，然后在数据表视图中用鼠标右键单击该字段下的一个记录，在弹出的菜单中选择“插入对象”，这时出现“插入对象”窗口，在窗口中选择要插入的对象的类型或要插入的对象的文件名，要插入图片就保持“新建”选栏被选，并在对象类型这个列表栏中选择一种图片格式；如果要插入声音就在这个列表栏中选择“声音”；如果要插入影像就在这个列表框中选择“影像剪辑”，然后单击确定按钮。如果要在这个值中加入特定的一个图片、声音或影像文件，就需要在“插入对象”窗口中选择“由文件创建”，并通过单击“浏览”按钮，在浏览窗口中找到需要放置的文件，双击将它选定。单击“确定”按钮退出“插入对象”窗口，这时表的相应位置就出现了要插入的文件的文件名，双击文件名，就可以看到或听