秘书学第六章_秘书职能环境教材教学课件.ppt

我和经理相处的秘诀;我和经理相处的秘诀;我和经理相处的秘诀;我和经理相处的秘诀;第六章 秘书职能环境;第一节 秘书职能环境的内涵与作用 ;一、秘书职能环境的内涵 ;（二）秘书所在组织的内部环境 秘书所在组织的内部环境，指秘书所在组织内部影响秘书职能活动的各种条件和因素的总和。组织的内部环境是秘书实现工作职能的重要基础。 秘书所在组织的内部环境是 由以下要素构成： 1.组织的物质要素 如组织的资金、财物、设备。 这些与秘书的办公场所、 办公经费和办公设备等息息相关。　　　　　　　　　　 　 　　　　 　　 　　 ;（二）秘书职能环境对秘书工作的导向作用 秘书职能环境对秘书工作具有导向性。不同的职能环???有不同的组织目标和领导工作目标，且在发展变化中。秘书工作必须适应职能环境的需要，遵从组织目标和领导工作目标，并且顺应职能环境变化发展的趋势。 秘书职能环境的导向性要求秘书： 第一，准确把握宏观环境的发展方向。 第二，准确把握行业系统、地区等小环境的业务要求。 第三，准确把握组织和秘书机构的内部环境的具体工作方向。 ;（三）秘书职能环境对秘书工作的激发作用 人们从事社会工作的动力来自于社会组织对其需要的满足。秘书职能环境能具体地满足秘书的需要。因此，秘书职能环境对秘书工作具有激发性。 秘书职能环境对秘书工作的激发性， 具体体现在以下三个方面： 1. 行政性激发 领导依靠行政职权，配合指导、激励等手段，向秘书发出指令，要求秘书贯彻执行组织和领导意图。这能够直接激发秘书努力完成工作任务、实现自我价值。; 2. 诱导性激发 功利性引导是在管理实践中激发人的主观能动性的有效方法。未来发展远景、具体任务目标及劳动成果分配方式、荣誉回报、职务升迁等因素，能够产生推动力，促进秘书积极、主动地做好工作。 3. 比较性激发 人们对自我价值的评价以及自我需求的满足感，往往会以周围环境中的特定对象为参照物。在秘书职能环境中，其他工作人员的工作绩效、物质报酬、荣誉奖赏等，都会对秘书产生比较性激发作用。在比较中，秘书认为自己落后的，会不甘落后，奋起直追；认为自己先进的，则势必增强自信，继续努力。　　　　　　　　　　　　 　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　;第二节 秘书对职能环境的 适应与优化 ;一、秘书对职能环境的适应 卫哲 ; （二）满足职能环境需求 首先，秘书要满足领导工作的需求。例如领导下达调研课题、授命秘书草拟计划方案。有时领导没有提出工作要求，秘书也可主动提出参谋建议，拾遗补阙。 其次，秘书要满足组织日常办公事务的需求。在日常办公事务中，秘书需要处处留心，善于观察问题和分析问题，并且具有解决问题、协调矛盾的能力。切实做好综合服务和跟踪服务，满足职能环境需求。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　; （三）顺应职能环境发展 在秘书适应职能环境特征、满足职能环境需求的实践过程中，存在着顺应职能环境发展趋势的问题。如对社会、组织及秘书工作的长远发展的态势有所预期，并从知识、能力上做充分准备；准确把握组织一年内的工作计划以及外部环境的发展变化，安排一年各阶段的工作重点；随时关注领导工作，了解领导工作的变化与需要，适时地安排秘书工作，也是秘书顺应职能环境发展的最直接、最基本的要求。; （四）开发职能环境资源 适应职能环境特点、满足职能环境需求、顺应职能环境发展，都要以有利于充分、合理地开发职能环境资源、有利于实现组织目标为根本目标。 秘书在工作中开发职能环境资源要注意以下方面： 第一，合理开发领导机构及领导人的影响力资源。领导机构和领导人强大的影响力既是领导机