[管理学]档案管理.docVIP

1档案的形成条件有哪些？ (1) 处理完毕的文件才能成为档案(2) 对日后工作活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存(3)经过立卷归档集中保存起来的文件，才最后成为档案 2为什么原始记录性是档案的本质属性？档案是其形成者在工作活动中形成和使用的原始记录的转化物。首先，档案是原生的或者次生成的信息，而不是事后编写或制作的再生信息，因而具有原始性的特点；其次，档案的内容直接记载着其形成者工作活动的“现场”情况，可以客观地再现当时的情形，因而具有记录性的特点。原始性与记录性的有机结合就构成了档案所具有的独一无二的本质特征。 3为什么档案具有凭证作用和参考作用？(1) 档案是人类活动留下的原始记录，是确凿的证据，它可以作为人们见证历史的真凭实据，成为人们分辨事实、查证疑案、处理问题的依据。档案有凭证作用，是由档案的形成过程和形式特点所决定的。首先，档案从原始文件转化而来的形成过程，表明其内容是当时当事人活动的真实记录，客观地记载了以往的历史情况，是令人信服的证据。其次，从档案的形式特征看，在形成和处理过程中，出于需要会在原始文件上留下一些标记，当文件转化为档案之后，这些标记可以见证历史真相。（2） 档案也记录了人们从事各种活动的意图、思想、成果等，它可以为人们查考既往情况，总结经验教训，研究事物发展规律，从事发明创造，进行宣传教育等提供广泛而可靠的参考。 4、档案工作基本原则 （1）统一领导，分级管理。这是我国档案工作的组织原则和管理体制。A.国家全部档案由各级档案部门分别集中，并实行党政档案的统一管理。B.全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机关统一地、分层分专业地进行指导、监督和检查。（2）维护档案完整与安全。这是基本要求。包括数量上和质量上两个方面。维护档案的安全包括维护档案物质实体的安全和保证档案的政治安全。 （3）便于社会各方面的利用。这是档案工作服务性的集中体现和档案工作的最终目的。 5、档案管理人员如何指导文书立卷归档工作？（1）协助单位确定立卷地点和分工立卷的范围（2）参与编制文件立卷方案。立卷方案包括文件分类表和立卷类目两个部分（3）对立卷操作进行业务指导（4）进行归档案卷质量检查 6、档管人员收集零散文件的方法（1）根据单位内部机构调整、领导干部职务调动、工作人员岗位变动等情况，收集散存在承办部门或人员手中的文件；（2）结合单位的管理评估、安全检查等活动，清理和收集;(3)通过编写单位大事记、组织沿革等参考资料，有针对性地收集一些散存的文件。 7、档案馆接受现行机关档案时有哪些要求？（1）进馆档案应保持全宗的完整性，并整理完毕，符合国家规定的质量标准。（2）档案形成单位在管理工作中编制的案卷目录、大事记、组织沿革、全宗介绍和有关检索工具应随同档案一起由档案馆接收。（3）档案的交接双方必须根据移交目录进行清点核对，并在交接文据上签名盖章，严格履行移交程序。（4）档案馆在接收档案之前，应深入接收单位调查了解有关接收情况，制定档案接收方案，进行接收的人力组织与物力准备工作，确保接收工作有条不紊地进行。 8、构成立档单位的条件有哪些？（1）工作上，可以独立地行使职权，并能以自己的名义对外行文。（2）财务上，是一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划。（3）人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员。 9、如何判定档案的所属全宗 判定档案所属全宗的关键在于确定各种档案的立档单位，操作时应注意：不要将文件的制发、名义作为判定标准。具体方法：（1）发文和内部文件所属全宗的判定。它们应归属于制发该文件的立档单位，因此，只要查明了文件的作者，也就确定了其所属全宗。（2）收文所属全宗的判定。收文应归属于收受该文件的立档单位，只要查明了收文的实际收受者，也就确定了其所属全宗。（3）对于全宗混淆严重，往往需要借助文件上的各种标记来综合分析、判断，还可以通过研究文件的内容、查阅档案形成机关的收发文登记簿等方法判定档案的所属全宗。 10、立档单位的实体调整与全宗划分的关系（1）立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗予以保存。如果单位撤销后，其部分智能由其他立档单位接续，撤销之前形成的档案仍作为独立的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档单位全宗的一组成部分。（2）由几个立档单位合并组成新的立档单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个全新的全宗。如果以其中的一个立档单位为中心，兼并若干其他立档单位，那中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个卷宗，其他立档单位被兼并前的档案分别构成独立全宗。（3）立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位时，其独立之前的档案作为其原所在立档单位全宗的一部分，独立后形成的的档案构成新的全宗