第十六章档案的电子计算机辅助管理.ppt

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第十六章档案的电子计算机辅助管理

第十六章 档案的电子计算机辅助管理 利用电子计算机管理档案,是实现档案管理现代化的重要手段之一,也是我国档案工作改革的一项重要内容。 第一节 电子计算机在档案工作中的应用 一、对机读档案目录的管理 (一)计算机自动检索 (二)计算机自动编目 (三)计算机自动统计 (四)计算机自动立卷 二、档案借阅自动管理 档案借阅自动管理包括:利用计算机对档案借阅者进行借阅登记、归还登记、提供借阅预约登记、打印催还通知单。 三、档案库房的自动管理 计算机对档案库房的管理包括两方面的内容:其一,由电子计算机随时反映库房情况。其二,库房人造“小气候”的自动控制。 四、缩微胶片的自动管理 利用计算机可以实现对缩微胶片的半自动检索和自动检索,提高缩微胶片的利用率。 五、计算机词表管理 在计算机中建立词表管理系统可以对机内主题词表进行动态管理,实现自由词检索。 六、档案自动标引 档案自动标引是指用计算机代替手工实现档案的标引工作。 第二节 电子计算机技术基础 一个完整的计算机系统由硬件、软件和人三部分组成,软件本身按照其所起的作用不同又分为系统软件和应用软件两大类。 一、计算机硬件 (一)控制器 (二)运算器 (三)存储器 (四)输入输出装置 二、系统软件 (一)数据库管理系统 (二)语言处理程序 (三)数据通讯程序 (四)实用程序 三、应用软件 应用软件是用户利用计算机所提供的各种软件所编制的用来解决某些具体应用问题的程序。 第三节 档案计算机管理系统的开发研制 实现档案计算机辅助管理的关键是建立一个符合档案管理工作需要的实用的档案计算机管理系统。 一、系统分析 (一)用户需求分析 1.功能要求 2.性能要求 3.制约条件 (二)可行性研究 1·档案计算机管理系统对本单位档案工作的必要性和急迫性 2·初步估算系统的投资、人力物力开销及所收到的效益 3·系统运行中将会遇到哪些问题 4·本单位现有资金条件、软硬件条件、人员技术条件分析 5·对目前档案界同类软件进行分析、评价、比较 (三)制定系统总体规划 1·档案计算机管理系统的总体目标 2·档案计算机管理系统硬件设备的选择 3·档案计算机管理系统的软件设计思想的确定 4·人员配置 5·档案数据采集和操作方式的确定 6·系统开发费用的估算 7·工作进度计划 二、系统设计 (一)系统总体设计(概要设计) (二)详细设计 三、系统实施 (一)硬件设施的采购与安装 (二)数据的准备和录入 (三)人员的组织、培训 (四)程序设计 (五)整理和编制有关技术资料 (六)系统的鉴定验收 四、系统运行维护 (一)改正性维护 (二)适应性维护 (三)完善性维护 第四节 档案计算机管理技术应用前景 由于计算机科学的发展日新月异,随时有新的技术和成果推出,为此档案计算机管理技术也将得到相应的推动和发展,计算机在档案工作中的应用水平随之不断得到提高。 一、通过计算机通讯技术和网络技术将档案管理系统纳入综合性的“集成”系统 目前的档案计算机管理系统多数是面向档案管理的单独档案信息处理系统。这类系统用于本档案部门,一般不直接与外部信息发生联系。 二、利用光盘实现档案的全文存储 (一)只读型光盘(W O R M ) (二)一次写型光盘(CD—R O M ) (三)可擦写型光盘(E—R W ) 三、人工智能技术在档案管理中的应用 (一)档案信息录入自动化 (二)档案智能检索 (三)专家系统在档案管理中的应用 四、多媒体技术在档案管理中的应用 (一)多媒体支持综合性档案信息处理 (二)多媒体信息咨询系统 * * *

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