管理干部重点工作概要.ppt

管理幹部之重點工作 一.巡視現場. 二.開會. 三.簽核公文. 四.管理幹部八大職掌. 管理幹部之重點工作 一.巡視現場 : 要有點檢記錄. 工作方法(含人員/設備操作). 流程之合理化. 整理/整頓為重點. 管理幹部之重點工作 三.簽核公文—避免公文旅行喪失商機 是主管對經營管理之動態管制及手段. 簽字時可以對部屬之工作能力,工作 品質,對工作負責任之態度作一評量. 簽字最好字體不要太小,用力太輕(有 複頁紙時要適中),最好以黑筆或筆跡 較粗之筆簽字較佳. 簽字不可假他人之手,摹仿代簽. 不可剪貼冒用. 上述兩種情形,冒犯偽造文書罪. 簽字時對呈核之文件要全數瀏覽,一者對部屬之尊重,二者避免漏簽,有不夠品質或不當文件要作更替或對部屬指導. 有制式表單者一律須使用制式表單,不得使用連絡單. 公文簽核的要領(簽字就是牽制、負責) 簽名注意事項. 簽核必須具備的條件. 簽核的一般常識. 數字/金額之簽核. 簽字的特別規定. 呈送簽核注意事項. 公文簽核的要領(簽字就是牽制、負責) 簽名注意事項: 如上級還須簽核時,必須留位置. 表格內必須簽滿,有空格可用“/”標註. 年次、時間要注意不可寫錯,一般月在上, 日在下,例:12/10表示:12月10日. 簽核時盡可能字體不變,(保持特色)以防 他人仿冒. 公文簽核的要領(簽字就是牽制、負責) 簽名注意事項: 讓人能解其簽字及其內容. 簽核人員需根據簽核權限之規定. 簽核應盡量避免用章,更正錯誤時可用蓋章(更正章或審核人私章). 簽核時要CHECK,相關文件是否齊全. 簽核時對象/時間/金額,要特別做審查. 公文簽核的要領(簽字就是牽制、負責) 簽核必須具備的條件: 簽名時要了解主題之內容. 考慮合理性及一般性. 專業性與知識性. (如C/T.COST. COMPARISON)以選擇GOOD OR BAD 專業經驗—負責任的態度. 公文簽核的要領(簽字就是牽制、負責) 簽核的一般常識: 注意不可遺漏(須詳細查對). 注意在簽核之前(內容所敘述的重點). 核準欄未簽時應用鉛筆圈起來以便可擦掉. 簽核相關人員必須會簽(不可By PASS). 公文簽核的要領(簽字就是牽制、負責) 簽核的一般常識: 人事案生效日,以核定者簽核為準. 工作交接期間須會簽. 使用單位未驗收不可簽核. 核準欄一定要公司授權,權限人員方可簽字,若獲代理授權,也應寫“代”字. 公文簽核的要領(簽字就是牽制、負責) 數字/金額之簽核: 數字必須注意正確性,如:多一個或 少一個零. 幣值要註明幣別. 進貨驗收單簽名程序不可遺漏. 如特採(須經INSPECTOR/ENG./SUPERVISOR/MANAGER)等順序. 公文簽核的要領(簽字就是牽制、負責) 數字/金額之簽核: 屬於有價之部份不可塗改(簽名失效),且應做小計或合計,採購案要有三家以上之比價. CHECK數字(橫向與直向合計要相同). 金額較大時或有時效性應以急件處理. 金額方面必須特別注意逗點,如:200,000. 以防止被改. 公文簽核的要領(簽字就是牽制、負責) 簽字的特別規定: 必須有二級簽核. 內部發文由經理簽字即可,上級必須知道,以副本行之. 外部發文對其他事業處,必須由副總核準. 對外供應商之發文需有廠區主管以上核定. 對客戶之提供資料必須分層級、必要性及需經副總核準. 公文簽核的要領(簽字就是牽制、負責) 簽字的特別規定: 任何客戶及供應商來訪,須經副總級(含)以上主管核準. 固定資產請購單及工作執行單，應用正本且應附相關文件. 公文發行受文者,並非自己單位之核准或審核主管,而是行文之對象. 屬結報之文件,應以正本行之. 簽核時具複印之文件,應用墊板,以避免塗髒次頁文件. 公文簽核的要領(簽字就是牽制、負責) 呈送簽核注意事項: 簽名避免在URGENT TIME時,請上級簽名. 呈簽時須留有備份,以便核對. 呈簽公文應簡明扼要,條理清晰,邏輯嚴密. 呈簽公文應在右上角標明頁碼,若是密 件,應親自送呈主管或用紙袋封好送呈. 公文簽核的要領(簽字就是牽制、負責) 呈送簽核注意事項: 呈簽核不得先斬后奏,依核準方可執行,若有時間急迫因素,應口頭取得承諾,正式簽呈文件上注明“補”. 呈簽公文前應檢查公文是否已依流程會簽或初審. 公文檔案以做顏色管理,一般規定:黃色:密件; 紅色:急件;白色:通用;藍、綠色:單位內部自行規定. 管理幹部八大職掌 工作計劃. 工作分派. 工作教導. 工作考核. 工作改善. 工作協調. 工作傳承. 工作檢討. * * 三.簽核公文: