(精选)现代商务礼仪第6章 通讯礼仪课件.pptVIP

第六章 通讯礼仪 第一节 接打电话礼仪 一、打电话的礼仪 1，打电话应考虑何时去电话更方便 2，在电话机旁一般要备有常用电话号码表和适宜做电话记录的笔和纸 3，电话拨通后的“开场白” 4，如果电话号码拨错了，应向对方表示歉意，说声“对不起，我拨错号了。”放下话筒前问一下对方号码，以免再次拨错。 5，打电话时，声音不要太大也不要太小，说话要富于节奏，表达要清楚，简明扼要，吐字清楚，声音自然，切忌说话矫揉造作，嗲声嗲气。 6，若想留言请对方回电，就要请对方记下自己的电话号码，同时告诉对方回电话的合适时间。 7，通话时要用心听，最好边听边做笔记。 8，通话中如有人无意中闯入，可示意请此人坐下等候，或此人自觉推出等候。 4，如果对方找的不是你，你应礼貌地请对方“稍候” 5，对方若要求记录，应马上进行记录，记录完毕后，最好重复核对一遍，以免遗漏 6，如果此时不便谈话，应直陈苦衷，表示稍后再回，或以后再详细说明 7，接电话时，如果中途有事，必须中断通话走开一下，一般时间不应超过30秒，而且应据实告诉对方并请对方原谅。 8，用清晰愉快的语调接听电话能显示出说话人的职业风度和可亲的性格 9，应避免通电话时和旁边的人交谈 10，事先应告诉秘书哪些电话可以接，哪些电话可以不接 11，如正在通话恰好又有电话打进来，一般原则是谁先来电话谁优先 12，通话完毕，应等对方挂机后再挂较好 三，电话礼仪的注意事项 1，妥善处理电话留言 2，准时等候约定的回电 3，电话的声音礼仪 4，电话的语言礼仪 5，别人正在打电话，自己闯了进去，这时应轻声道歉，迅速退出 6，同事未及时给人回电话，对方再次来电话催问时，要热情接待，请再留言；可能的话，代为解决问题 7，出现线路中断情况 8，线路中断常发生于“持机稍候”或等待转接电话时，虽然令人恼火，但再接通时也不可显露任何不满。 9，通话时受到干扰 10，当对方发脾气时，要任其发泄，尽量为其消气 11，当对方精力不集中或说话东扯西拉时，你应有礼貌地把问题引上正题，也可以趁他停顿的间隙，把问题加以归纳 12，为了提高通话效率，在接电话前最好准备好做记录的纸和笔 13，有的人不管是否会干扰别人，老是在电话里说个没完，或三番五次的打电话来。对付这种人，应直截了当的拒绝 四，语音信箱的使用礼仪 五，正确使用手机 1，在飞机起飞后和飞机降落停稳前，一定要记住关闭手机电源 2，在参加一些需高度保密的重要会议时，不要携带手机入场；若携带手机，要关闭手机电源，并将手机电池取出 3，在大会会场、上课课堂、音乐会、电影院等场合处理方法 4，在驾驶汽车时，不要拨打接听移动电话，如果要拨打或接听电话，最好将车停在路边，或请同行的其他人代为接听 5，在拨打对方手机而对方身在外国或异地旅行时，要长话短说，或换个时间再联系 6，如果有急事找对方而对方手机没开机，可以用手机给对方发短信息 7，使用平板式手机还要注意键盘的锁闭问题 第二节 收发传真、电子邮件礼仪 一，发传真时的注意事项 1，如有可能，在发传真之前，应先打电话通知对方 2，传真机有自动和手动两种方式 3，正式的传真必须有封面，封面页一般较为正式 4，未经事先许可，不应传送太长的文件或保密性强的材料 5，私人事件未经请示最好不要使用公司的传真机 6，若是任何较私密的事，最好不要用传真传达 7，书写传真时，在语气和行文风格上，应做到清楚、简洁，且有礼貌 二，收发电子邮件礼仪 1，书写发送电子邮件 （1）发送电子邮件时，要尽可能不使邮件携带计算机病毒 （2）虽然是电子邮件，但写信的内容与格式应与平常书信一样。 （3）注意网上保密工作 （4）与文字信件一样，书写电子邮件，语言要简洁，不要重复，不要闲聊，写完后检查一下有无拼写错误和不必要的话，并按照正式的格式书写 （5）多址同步传递（以同一封信传给不同的朋友）时，一般邮件只需在收件人栏将不同电子邮件地址之间用逗号隔开，重要信件请以秘密副件方式传递。 （6）写邮件时最好在主题栏写明主体，以便让收件人一看就知道来信的要旨 （7）最好不要将正文栏空白只发附件，除非是因各种原因出错后重发的邮件。否则不仅不礼貌，还容易被收件人当做垃圾邮件处理掉 （8）重要的电子邮件可以发送两次，以确保能发送成功。发送完毕后，可通过电话等询问是否收到邮件，通知收件人及时接收阅读。 （9）尽快回复来信，如果暂时没有时间，就先简短回复，告诉对方你已收到他的邮件，有时间会详细说明 2，接收电子邮件 第三节 商业书信礼仪 一，商业书信的特点 1，凭证性 2，商务性 二，商务书信的写作技巧 1，商业信函的普遍规则 （1）信函格式 （2）称谓要得体 （3）内容要丰富、具体、准确 （4）语言要恰当 （5）语气要亲切、自然 （6）如何结束信函 三，几种商务信函的礼仪 1，邀请