工程档案保管办法.docVIP

江苏省江天建设工程有限公司 承 建 工 程 档 案 管 理 办 法 为规范我公司承建的工程档案管理，保证承建的工程资料的完整性、有效性，充分利用相关资料完善公司的经营管理，维护公司的合法权益，特制定本办法。 一 工程档案的范围及负责的职能部门 1、经营部及办公室负责工程管理部分：（1） 工程施工合同、协议（补充协议）；（2） 原始施工图；（3） 招、投标文件；（4） 工程预、决算书及工程结算审计报告；（5） 专业分包协议、班组承包协议。 2、项目部主办、总工办及质安部督办工程施工部分：竣工备案所需的各种资料。多为原件，如是复印件必须有相关说明。其中须为原件的资料：（ 1） 设计变更；（2）工程联系单（有关工程造价增减部分）；（3） 签证单；（4） 合同外增加项目的相关文件及签证；（5） 竣工验收报告；(6) 工程创优评定资料（申报材料、评定通知、结论等）；（7）行业管理部门的考核报告。 3、项目部经理（或项目负责人）主办、项目技术负责人协办工程竣工总结部分：（1） 对工程施工过程的总体评价；（2）成本控制及分析；（3） 合同履约情况；（4） 存在的问题及分析；（5） 管理经验及建议。 4、有关工程的音像资料、照片、录像、录音、软盘（U盘）、光碟等电子音像声像媒体资料。 5、其它需要收集的资料。 上述资料均含相应的监理资料。 二 组织与职责 1 工程资料的管理工作由公司总工程师分管，经营部主办、质安部和财务部协办。 2 工程资料的归卷、建档由公司办公室负责。 3 各工程项目部一手资料的制作、收集、整理，以项目部经理为责任人，以项目部技术负责人、项目部资料员为直接责任人。 4 在工程竣工后，项目部经理负责对在竣工验收使用的所有资料负责初步审核，按照工程竣工技术资料规定目录及内容、顺序整理成册,一式数套。其中一套及附工程“四新”应用鉴定资料、工程总结，一并交公司办公室。 5 公司办公室收到项目部交来的上述资料，按规定程序，转上述相关人员会审，在会审单上签字。此会审单随整改过合格的整套资料，返还办公室，由档案管理员签收。 6 对可能后续完成的：（1） 工程决算审计报告（附审定的竣工决算书）由经营部负责收集整理成卷、（2） 工程创优评定资料、所获荣誉证书资料，由质安部负责收集整理成卷，整理成卷资料交公司办公室添加在相应案卷中。 三 工程档案组卷质量要求 案卷质量由公司办公室负责 1 案卷的组成：案卷封面、卷内文件目录、卷内文件、备考表。 （1） 案卷封面的组成 A 案卷题名：****工程（项目名称，按施工合同确定）； B 编制单位：江苏省江天建设工程有限公司***项目部（按施工时项目部章确定）； C 保管期限：**年（按相关规定及就长不就短原则确定）； （2） 卷内文件目录的组成 A 顺序号 填写卷内文件排列的顺序号（按照竣工文件成册的顺序）； B 文件编号 填写文件材料的原始编号或图号； C责任者 填写文件材料的直接形成单位或主要编制者。 D 文件题名 填写文件、材料标题的全称； E 日期 是指文件、材料的形成日期； F 页次 填写每份文件首页标注的页号【卷内文件均在每页的右下端（正面）或左下端（反面）标注页号】。卷内文件目录排列在卷内文件材料的首页之前。应首先手工填写目录，在填写满一页时，再采用电脑打印出来。 （3） 卷内备考表的填写 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后，以表明卷内材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说的问题。备考表列有立卷人、审核人、及立卷日期。立卷人填写立卷人的名字，审核人填写工程项目部经理（负责人）或指定检查人的名字。 四 考核管理 1 相关责任人及时、有效、合格地制定、呈送和归卷的，作为评比先进的条件之一，及全额发放年终效益奖；优秀突出者，给予特别奖励。 2 凡未达上述要求的，（1） 对文件未及时形成的直接责任人扣发当月各自的5%；（2） 对不能及时整理、归档而有效使用的资料员、技术负责人扣发当月工资的10%;（3）预留项目经理相关年度工资（含效益奖）的20%，在竣工验收合格后两周内将整套资料报到公司，并经会审合格后，发放扣发的工资；（4） 公司各部门相关人员未认真积极履行职责，或失误造成档案不能及时有效形成、或保管使用不当扣发相应的年终效益奖，情节严重的寓意严肃处理。 五 附则 1 本办法对全体职工书面公示告知。 2 本办法自二0一一年八月一日起在全公司各部门、分公司、项目部统一施行。 二0 一一年七月十九日 4