报表信息管理系统实施经验谈.DOC

财务报表信息系统实施方法简论 方 俭 上海汽车工业（集团）总公司 财务报表是对企业财务状况、经营成果和现金流量的结构性表述。根据企业会计准则第30号――财务报表列报的规定，财务报表至少应当包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表（上述四张报表以下合称主表）以及报表附注。采用财务核算系统的企业，一般都能通过系统实现主表的自动化编制，但是报表附注只有通过对会计科目余额进行分析才能完成编制。如果说有些核算软件在一定的条件下，能实现简单的报表合并，但是附注的编制仍需依靠手工方式实现。然而随着集团企业规模的扩大、母子公司投资结构的交错以及集团内关联交易的复杂，如果仍然依靠手工方式，集团企业是无法在有限的时间内准确的完成合并报表主表及其附注的编制工作。因此，大型企业集团，尤其是跨国公司通常通过实施财务报表信息系统（以下简称报表系统）来实现合并报表编制工作，以提高报表编制工作效率和工作质量。 由于合并报表编制范围包括了集团企业可以控制的所有企业，而且涉及多层次投资的企业集团需要层层合并，所以报表系统的实施也就是整个企业集团范围，需包括所有纳入合并范围的企业。另外，为了准确抵销投资企业与其合营企业及联营企业之间发生的未实现内部交易损益和完整披露关联交易，集团企业所属重要的合营企业及联营企业也应纳入报表系统实施范围。庞大的实施范围决定了系统的实施从准备阶段开始到过程进行，直至完工上线，都必须有计划、有步骤，细致周全的稳步推进。本文就报表系统实施全过程中所涉及的组织架构、流程管理、技术架构、集成设计、构建部署以及系统测试、用户培训等方法论予以介绍和探讨。 一、初期准备 项目初期准备工作先于项目实施的计划阶段，主要是完成系统选型确定、项目顾问招投标以及项目实施组织架构搭建等工作。 虽然目前可以实现合并报表的系统并不多，但是实施企业仍需根据企业自身情况选择合适的系统软件以及版本。通常，实施企业在系统选型时需要考虑企业集团规模、报表数据量大小、集团投资层级多少、交叉持股难易程度、关联交易形式及其复杂性。例如，Oracle的Hyperion产品比较适合于投资关系复杂、多变的企业集团，用友的合并报表解决方案则可以同时支持权益法核算及成本法核算下的自动合并算法。 项目顾问招投标工作基于系统选型的完成，因为每个系统软件，都有各自不同的实施顾问公司。项目实施招投标不仅要考虑项目实施费用的多少，更要考察实施顾问的经验、分析实施顾问的初步设计思路、辨别实施顾问团队成员的能力等方方面面。尤其在分析实施顾问的初步设计思路时，通常可以体会到该顾问对系统软件特定版本的熟悉程度以及初步设计思路是否符合实施企业的实际情况等，这些方面都是实施顾问能力的体现，对项目的成功实施起到了非常关键的作用。类似于系统选型结果，项目顾问的确定只能是客观性地选择最合适的投标方。 如果说系统选型和项目顾问招投标是项目实施的重要前提，那么一旦确定了系统软件以及版本和项目实施顾问，明确项目实施架构和项目组成员及其职责则是成功实施项目的有力保障。项目组成员应当由实施企业员工和实施顾问团队人员共同构成，不分彼此。由于报表系统属于业务系统，所以实施企业员工不仅包括财务人员，而且还应当有IT人员。项目组即要有决策机构，也需要具体实施人员，因此项目实施组织架构通常如下： 项目指导委员会由实施企业和实施顾问高管组成，并指定其中两位来自于实施企业和实施顾问的高管为项目总监。项目指导委员会的职责是掌握项目总体方向，审核、批准各个项目重要节点和变更，审核、批准项目的总体预算和可能的变更，并在项目实施过程中提供高层的支持。项目总监负责项目总体解决方案的确认和审核，负责确认、决策业务需求和关键业务流程，监督、控制项目总体进度和相关预算，在项目实施过程中定期审核项目并对项目重要问题做出决定，定期安排项目汇报，与项目指导委员会沟通。项目经理作为项目实施小组的主要负责人，也由分别来源于实施企业和实施顾问的两位经理级人员担任，其负责制定项目计划，跟踪、监控和评估项目进展和项目质量，负责项目组人员管理和相关资源调度、申请，负责管理项目的日常运作、协调和处理项目运作中的各种情况，分析项目风险并定期提交项目报告，协调项目相关各个方面的沟通，主持项目评审会议，定期或不定期向项目总监沟通、汇报项目情况，以获得高层的支持。项目实施小组的具体工作人员，除了来源于项目顾问团队成员以外，更重要的是根据企业自身资源配置好项目质量控制、系统运维负责以及财务和IT的关键用户（KBU）等人员，并确定好各自的具体工作职责。 二、实施过程 项目的实施过程一般分为以下五个阶段：计划阶段、设计阶段、构建阶段、测试阶段和部署阶段。每一阶段的完成，作为项目实施的重要节点，称之为项目实施里程碑。一般情况下在每一里程碑的时点上，应当召开项目