（最新）办公室管理0930.ppt

5、存放秘密文件必须放在保密有保障的库房或文件柜内，并经常检查保密情况。对于平时工作用的秘密文件，应在用后随手入柜加锁。 6、人员调动，必须严格交接手续。在移交秘密文件时，要造册，核对，办理签字手续，不得搞“信任交接”。 7、秘密文件均要定期清查。若发现有丢失的，要及时追查处理。 8、经领导批准销毁文件，须登记造册。秘密、机密文件派专人护送到指定的造纸厂监督销毁；绝密文件和密码电报指定专人就地销毁。 四、会议保密的方法 1、秘密程度较高的会议，会前应与保卫、保密部门共同采取保密措施，并对与会人员进行保密教育，严格规定保密纪律。 * 2、尽量不在内、外宾混住的宾馆、饭店召开秘密会议。遇有特殊情况必须在此等环境召开的，应特别注意采取保密措施。 3、会前对会场的扩音、录音设备进行保密检查，防止有线扩音设备寄生振荡泄密。严禁使用无线话筒录音或无线话筒代替有线扩音设备。 4、会议期间的文件，一律标明密级，统一编号，登记发放，禁止乱印乱发会议秘密文件。确需翻印上级文件的，必须严格按照保密规定，请示原制单位批准。对会议产生的秘密文件，也应尽量少印少发。特别是印发绝密文件，更要严格控制，能不印的就不印。对领导同志在会议上的讲话，不得随意整理记录散发。 5、会议期间应设保密箱、柜和文件袋。指定专人管理秘密文件、资料等。大型会议最好设保密室。 6、与会者不得以任何理由外泄会议秘密内容；新闻报导部门不得公开报导会议秘密事项。如会议内容需要向下传达时，应明确规定传达的范围。 7、会议结束后，要对会场、住地进行保密检查，看有无遗失文件、笔记本等。 * 社交话题的选择 合适的话题包括： （1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等； （2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等； （3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等； （4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等； （5）积极、健康的生活体验的话题； （6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 * 不合适的话题包括 （1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。 （2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。 （3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。 （4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。 （5）夸耀自己的话题。 （6）庸俗的、色情的话题。 （7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。 * 案例九: 皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。 在一次闲聊时，陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她的身上。李丽说：“你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。 过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时，超过了约定时间，还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中国的代表打来电话说：“代表团已与昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同，价格低于贵公司百分之十。” 皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她想没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。令她百思不得其解的：罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？ * 问题：（1）罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？ （2）秘书与亲朋好友说话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？ （3）企业的机密有哪些？ （4）秘书在日常工作中应该怎样做好保密工作？ 分析： 李丽在谈话中无意透露出的信息，给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会，得到了这笔生意。 即使是最好的朋友，也不可不分情况畅所欲言，何况是竞争对手，这是文秘人员的基本职业道德。 企业的机密包括公司的生产流程、工艺技术、组织人事、资金运作、客户资料、流通渠道等；上司正在考虑讨论而未作定论、未公开的宣布的内容；上司的隐私、疾病和公司内发生的事故、人事争端、内部失窃、经济纠纷等。 应做到不该说的不说，不该听的不听，不该记录的不记录，机密内容用专用记录本记录并妥善保管，机密文件严密保管，自己的电脑设置密码等。 * 案例十 : 主送和抄送的关系