仁和中学档案管理方案.doc

仁和中学档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为了加强仁和中学档案管理工作，充分发挥档案在日常工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《省档案管理条例》的有关规定，结合单位档案管理工作实际，特制定本制度。 第三条 仁和中学的档案管理工作实行统一领导，分级管理原则，在工作活动中形成的档案均由学校档案室集中统一管理。 第四条 仁和中学的档案业务除直接受仁和中学指导、监督和检查外，还受当地档案管理机关的指导和检查。 第五条 仁和中学必须加强档案工作的领导和科学管理，建立健全各项档案工作制度。 第二章 档案工作机构和任务 第六条 仁和中学根据工作需要配备兼职档案员１名，管理本单位的档案工作。档案（文书档案、会计档案、教学档案、教科档案、设备档案、基建档案、声像档案）由学校办公室集中统一管理，明确办公室主任主管，档案员具体负责。 第七条 仁和中学档案工作人员须具备大专以上文化程度和专业知识，政治上可靠，能够胜任档案工作。档案工作人员要保持相对稳定。 第八条 档案工作人员要坚持党的四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提高政治思想觉悟和业务水平，以保证档案工作任务的顺利完成。 第九条 档案管理人员的基本任务是： ㈠负责管理本单位的全部档案和与本单位活动有关的参考资料，建立科学的管理制度，积极提供利用，为教育教学工作服务； ㈡指导部门的文件材料整理归档工作； ㈢贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案材料绝对安全。 第十条 在我校各种教学、教研中形成的，记录和反映本校的教学成果、教研成果以及学校发展等文件材料(包括班主任手册、新生报名册、软盘等)均属收集归档范围，任何部门和个人不得据为己有或拒绝移交归档。 第十一条 接收、收集的档案材料必须完整、齐全、准确地反映本校教学工作活动的过程和结果。档案材料的格式符合国家有关规定，载体材料要有利于长期保存。收集的档案材料应为原件，并按照文件材料的有机联系，区分保存价值，分类整理。 第十二条 文书档案著录符合《归档文件著录要求》，属本校的发文必须挂接电子全文。编制科技档案符合国家标准。文书档案实行随时办随时归档。 第十三条 会计档案由本校财务室按要求整理完毕后，于次年二月底前移交档案室。 第十四条 证书档案由教科室自行负责搜集材料、组织立卷、编写目录、整理归档。归档目录一式二份，一份留本部门存档，另一份交学校档案室保存。 第十五条 录音、录像、照片、底片等档案由承办人员及时编写说明（单位、时间、内容、地点、摄影、录音、录像等）后，向档案室移交归档。 第十六条 外出学习、开会、考察等活动中带回的档案资料，应在差旅费报销前移交档案室。 第十七条 档案材料移交时，应出具移交清单一式两份．双方清点核对后签字，各存一份备查。 第十八条 归档范围(见附件1) 第十九条 保管期限表(见附件2) 第四章 资料收集制度 第二十条 本制度所称的资料是指：反映本校教育教学、教研工作的杂志、报纸、情况反映等，并对本校的教育教学工作有查考利用价值的参考资料。 第二十一条 各部门要协助办公室的档案人员搞好收集工作，确保资料的齐全完整。 第二十三条 资料的整理工作有综合档案室人员负责，应编制基本的检索目录。 第二十四条 对市档案馆所征集的资料，要积极协助市档案馆办理移交、登记等手续，发挥资料的最大效用。 第五章 电子文件的归档管理制度 第二十五条 本制度所称的电子文件是指：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网上传送的文件。 第二十六条 归档的电子文件是具有保存价值的电子档案，必须纳入档案管理的范畴。 第二十八条 电子文件必须按规范要求著录到配套的档案管理软件，并同时对本单位归档的发文进行全文挂接（统一挂接PDF格式文件）。 第二十九条 为维护电子数据的安全，每年对归档的电子文件要备份处理，若有条件可刻录成光盘，异地保存。 第三十条 配合市档案馆做好电子数据的移交工作，并办理相关手续。 第六章 本单位重大活动档案管理制度 第三十一条 本校重大活动档案是指：法人变更、重要合同(协议)、中考、招生、创优、科研、基建等教育活动。 第三十二条 本校重大活动档案由本校的办公室负责管理，主持重大活动的机构或负责人，应经常与办公室负责人沟通信息，确保本校重大活动档案的齐全完整。 第三十三条 为保证本校重大活动档案的齐全完整，本校负责重大活动的部门或个人，要积极配合本单位办公室做好相关文件材料的制作、收集、归档、整理工作。 第三十四条 积极接受县档案局、教育局的业务指导及监督，按规范要求整理好本校