行政秘书沟通技巧教学教材.pptx

行政秘书沟通技巧;一.企业行政文秘工作内容与素质要求 二.行政文秘的角色定位与必备素质 三.行政文秘的沟通技巧 四.行政文秘的时间管理技巧 五.行政文秘的会务管理 六.行政文秘的档案管理 七.行政文秘公文写作 八.行政文秘的商务礼仪.商务接待与宴请;小故事:《三国演义》中刘备.曹操和孙权;有效的沟通是一种更深入的结果。;有效沟通的基本原则： 一对老夫妻吃面包的小故事 思考：他们在沟通中犯了什么错误？;如果考虑任何问题不站在对方的立场上，那么沟通一定会出现问题，一定会造成很多的矛盾。;对行政秘书来讲： 要学会站在领导的角度，帮领导思考问题，站在下属的角度，帮下属思考问题。; 有效沟通的三个基本原则 站在对方的立场想问题 及时 主动 ;(1)美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析，结果发现：“智慧”.“专业技术”和“经验”只占成功因素的25％，其余75％决定于良好的人际沟通。 (2)哈佛大学就业指导小组1995年调查结果显示，在500名被解职的男女中，因人际沟通不良而导致工作不称职者占82％。 (3)秘书是领导的助手，没有良好的沟通技巧就没有良好的工作结果。;二.什么是沟通 ？;注意： 沟通不一定是直来直去，不一定是明明白白； 岳飞的直白和方苞的睿智故事 ;注意： 沟通不一定是直来直去，不一定是明明白白； 岳飞的直白和方苞的睿智故事 ; 在管理沟通里面一定要强调一件事情即效果 比沟通的道理更加重要。;三.沟通的特性 ;四.沟通的种类及形式;调查表明;解读身体语言的含义; 几种沟通形式的优劣分析;五.理解身体语言应注意的问题;(1)同样的身体语言在不同性格的人身上意义可能不同 (2)同样的身体语言在不同情境中意义也可能不同 (3)要站在对方的角度来考虑 (4)要培养自己的观察能力 (5)不要简单地下结论 (6)要结合整体行为来分析;六.沟通的方法;(1)怎么听 ;(2)学会看;(3)怎么说;行政文秘人员不能说的话：;七.沟通风格;(1)不同风格的优缺点;(2)自我调整原则;工作方式 ... ;沟通方式： A.必须以专业水准与其交流; B.表达准确且内容突出,资料齐全，逻辑性强，最好以数字或数据说??问题,他们喜欢纸面上的东西，所以尽可能提供这些; C.提供详细的工作方案.优劣分析。 D.切忌流于外表的轻浮与浅薄; E.避免空谈或任其偏离沟通的方向与目的; F.不可过急完成决策，他们需要时间思考 ;果断, 独立, 有能力, 热情,精力旺盛 , 表情少，不外露，以事为中心 有时过于直率，而显得咄咄逼人 目光接触,目的性强,说话快且有说服力,语言直接, 计划性强，强调效率。 ;沟通方式： A.事前要深究其想法； B.不要直接反驳或使用结论性的语言，罗罗嗦嗦，这样的沟通注定是低效甚至是无效的； C.透过提问的方式让他发掘要点，但不要问得太多; D.保持良好的工作关系，不主动去建立私人关系，除非能确定这是他的意愿； E.必须精练.高效率，良好的时间掌握及全方位组织得体。;;沟通方式： A.多提封闭式问题并以自己的观点适度影响他 B.让他们明白你很重视他个人的风格和看法等 C.确保他所付出的行动是低风险的，但是不可有过分行为以避免他对你失掉信心； D.表现出你很积极地聆听并对你们的谈话持开放态度； E.当双方意见相左时，避免对事实及逻辑争论，应从私人看法个人感受去讨论;外向, 直率友好 热情的 令人信服的 合群的 活泼的;沟通方式： A.首先应该成为一个好观众或好听众，少说多听； B.热情反馈，支持与肯定，加之适度的引导。 C.切忌将自己的观点强加给他或打断.插话，或冷漠.无动于衷； D.对胜负看得很重，应避免争论而要在双方探讨时从各种可能方案中找出一个解决方法。 E.当你们达成共识后，定出具体细节。;听故事分析与上级沟通的原则？ ;A.向上沟通 ; B.与上司沟通的方法： ; C.与上司沟通的态度： 1.尊重但不能吹棒 2.请示但不能依赖 3.主动但不能越权 （时间允许.时间紧急.时间不允许） ;分析：你在工作中与上司的沟通障碍？ A.领导交待事情含含糊糊怎么办？ B.领导有错误你应该怎么办？ ;案例： 刘备处理酿酒的事情 用一定的方法去引导领导，让他自己发现错了。 ;(2)与下级人员的沟通 A.把握秘书的管理角色（传达.协调 .缓冲.帮助） B.平时注意多沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给上级 C.掌握原则性与灵活性 ;(3)与同级人员的沟通 A.站在对方的立场 B.平时要注意建立信任关系 C.把握时机