南京农业大学电子文件归档与管理规定总则第一条为适应学校.PDF

南京农业大学电子文件归档与管理规定 第一章 总 则 第一条 为适应学校信息化建设需要，规范电子文件归 档管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确 保电子文件的安全和信息可用性，充分发挥电子文件的凭据 参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电 子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》 （GB/T18894-2002 ）等档案法规，特制定本规定。 第二章 管理体制和职责 第二条 为保证电子文件的真实性、完整性和有效性， 全校各部门、各单位要明确电子文件归档管理工作的分管领 导，建立一套严格的管理制度和技术措施，以便协调解决实 际问题。并指定一名具有较高政治业务素质及计算机管理水 平的专人兼任电子文件管理员，对电子文件进行超前管理， 移交前负责本单位电子文件的收集、积累、归档等工作，移 交后由档案馆负责。 第三条 档案馆是学校管理电子文件的归口单位，负责 归档电子文件的集中保管与提供归档电子文件的利用。档案 馆对各部门、各单位电子文件的形成、积累、鉴定、归档工 作，实行监督检查和业务指导，并对校属机构移交的电子文 件进行分类保管、开发利用。 第四条 学校各部门、各单位在教学、科研、管理等职 能活动中直接产生的、具有查考利用价值的电子文件均应列 入收集积累范围，电子文件类型有文本文件、图像文件、图 形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序文 件和数据库文件。 第三章 电子文件的归档、整理与移交 第五条 电子文件收集积累要求 1.主要收集正式版本的电子文件，收集时需落实必要的 签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。 2.文本文件收集时应注明文件存储格式、文字处理工具 等，必要时同时保留文字处理工具软件。文本文件应以XML 、 RTF、DOC、TXT 为通用格式。 3.图像文件是指用扫描机、数码相机等外部设备获得的 静态图像文件，以JPEG、TIFF 为通用格式。 4. 图形文件是指对用计算机辅助设计或绘图等设备获 得的静态图形文件，收集时应注意不能依赖相关软件及各种 数据信息，并注明其软硬件环境和相关数据。 5.影像文件或多媒体文件，需同时收集其非通用格式的 压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体影像文件以 MPEG、AVI 为通用格式。 6.声音文件在归档时需注意收集其属性标识和相关软件， 以WAV、MP3 为通用格式。 7.数据库文件以DBF、XLS 为通用格式。 8. 各单位对收集积累的电子文件应定期制作备份，并及 时拷贝到移动磁盘或刻录到光盘上脱机保存，盘片上用汉字 标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内妥善保管，归档 到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除 或销毁。 第六条 电子文件归档范围参照档案馆有关纸质文件 的归档范围，与之相应的软件、背景信息和元数据一同归档， 以保证归档电子文件的完整性。 1.电子文件保管期限参照国家关于纸质档案保管期限的 有关规定执行，电子文件的背景信息和元数据的保管期限应 当与内容信息的保管期限一致。 2. 电子文件形成部门和单位必须将具有永久和长期保存 价值的电子文件，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一 同归档，并使两者互联。 3. 电子公文涉密及密级划分按照国家、省有关涉密纸质 文件管理和密级划分的有关规定执行。 第七条 电子文件归档可采用“实时捕获”、“远程归档” 和“物理归档”三种方式。电子文件归档操作一般由形成部门 和单位完成；归档后则由档案馆工作人员进行归档整理，并 注明归档标识。 （一）实时捕获的基本要求 1.学校“OA 系统”与档案馆的数字档案系统之间建立无 缝集成的接口，允许数字档案馆系统定期捕获电子文件及其 部分元数据。 2.实时捕获的电子文件将由档案管理员审核鉴定后，直 接进入档案库或资料库。 （二）物理归档的基本要求 采用物理归档的部门或单位，电子文件承办人要及时将 应归档的电子文件通过光盘或移动磁盘等介质，向各部门、 各单位兼职档案员实施物理归档。物理归档基本要求如下： 1.各部门、各单位兼职档案