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XXXXX有限公司 ERP 项 目 规 章 制 度 作者: XXXXERP工程师 （XXX） 创建日期: 2011-10-11 控制编码: IT080827001-01 -项目规章制度 当前版本: 2.0 1 总则 1.1概 述 本管理制度主要是明确公司ERP项目建设的政策、职责和权限，提出具体管理要求，公司各部门及参与项目建设的所有人员应遵循程序化、规范化及标准化的项目管理原则，保证项目建设的顺利进行。 1.2 执行职责 ERP项目组负责制定、修正和解释本管理制度，以及监督制度的执行情况。各部门在ERP实施过程中制定的实施操作细则须报行政部批准，不得与本制度相抵触。 1.3 适用范围 本制度适用于ERP项目实施阶段的XXXXX有限公司 2、会议制度 2.1 会议形式 为确保项目进展情况的充分交流及有效控制项目进度，项目组应定期或不定期组织召开会议。以下表格汇总了各标准会议形式。 类 型 内 容 负责人 参加者 要求 阶段性开始会议 明确即将开始阶段的工作计划，目标及可交付文档资料。确定各小组成员的角色及相应责任。 项目总监/项目经理 咨询公司项目经理、咨询顾问、公司ERP委员会执行正副主任、各小组组长、关键用户 每一个阶段开始前必须召开。 阶段性结束会议 展示阶段内已完成的任务；交流阶段内已达到的关键性问题；展示阶段内已完成的可交付文档资料；统一下一阶段的具体工作方法；听取项目总监、方案评审小组对本阶段的工作意见 项目总监/项目经理 咨询公司项目经理、咨询顾问、公司ERP委员会执行正副主任、各小组负责人、关键用户 每一个阶段结束时必须召开。 项目协调会议 解决实施过程中碰到的问题。 项目总监/项目经理 各相关小组组长、ERP委员会正副执行主任 根据项目进展情况不定期召开。会议纪要应在会后1个工作日内发给相关人员。 每周一次的总结会议 回顾和检查每周项目实施情况；确认各项已解决或尚未解决的问题；咨询顾问汇报当前工作状况及计划；检查应交付文档资料的完成情况；安排今后两周的工作计划。 项目经理 ERP委员会执行正副主任，各小组长；关键用户。 会议纪要由项目组成员负责。会议目的是为使项目经理评估项目进展情况及安排工作内容。会议纪要应在会后1个工作日内发给相关人员。 （时间待定） 小组会 安排工作计划；分配任务；回顾进度；明确任务 执行副主任 执行主任，执行副主任，小组成员、 至少每周一次。以便小组长及时更新工作计划，生成进度报告。会议纪要应在会后1个工作日内发给项目经理。 （每周六下午） 临时性会议 临时性会议是专为解决某一问题而设的会议。 项目总监/项目经理/小组组长 相关人员 根据需要进行。会议纪要应在会后1个工作日内发给项目经理，相关人员。 2.2 会议要求 所有会议都应有相应的主持人，由主持人控制整个会议的进程。在会议当中产生不同意见时，由会议主持人决定如何安排解决。所有会议都按以下结构安排：会议通知、介绍会议议题、介绍会议的议程安排、介绍新的概念及专用名词、演示准备好的可交付文档资料、按议题展开研讨、总结会议成果，如需要，安排随后会议日程和结束。 会议通知 会议通知应包括如下内容：时间、地点、与会人员、会议主题及主题的简单介绍。让与会者做到有备而来，同时会议通知也应考虑通知相关部门领导，让领导对会议的议程有所了解，并安排相关人员出席；会议通知的形式将会以邮件形式或在公司通知栏里张贴的形式发出。 介绍会议议题 在此阶段，会议主持人介绍会议题。 会议的议程安排 一旦会议议题被确认，会议主持人将会议的时间安排拿出来确认。时间安排由会议主持人最终确认。会议主持人同时应告知与会者大致会议时间。 介绍新概念及专用名词 新的概念及专用名词应在会议讨论之前介绍给大家。 准备好的可交付文档资料 被演示的文档应包括文档资料结构及内容。会议主持人应使与会者都理解文档资料的结构及内容。 按议题展开研讨 一旦上述步骤完成，会议将按既定的会议日程安排进行。会议期间，会议主持人有权决定是否讨论与议题无关的问题。如产生与议题无关的争论，会议主持人可将该事项暂时列在黑板上，待以后讨论。每当某一议题讨论通过，会议主持人应予以声明。 总结会议成果 待会议各项议题讨论完毕，会议主持人应对会议结果进行总结，并强调各关键点。当就某些方面尚未达成统一认识时，应对此事进行进一步讨论，直到在全体成员内达成统一认识。 安排随后会议日程 对未能达到会议目标的研讨会，会议主持人应列出下一次会议的时间及参加人员。 会议结束 会议主持人在确认如下事项后，宣布会议结束。 重申已决定的下一步工作计划及相应负责人和到期时间。 回顾待确认的各项议题，并明确相应措施。