主管管理技能培训4.pptx

主管的时间管理与会议组织技巧 主管管理技巧培训之4—— 阿拉善腾格里酒店 正确做事，更要做正确的事 第一章 正确做事，更要做正确的事 概念 区别 分析工作 “正确的做事”强调的是效率，其结果是使我们更快地朝目标迈进； “做正确的事”强调的是效能，其结果是确保我们的工作朝着我们的目标迈进； “正确的做事”是以“做正确的事”为前提的，如果没有这个前提“正确的做事”将变的毫无意义。 概念 区别 分析工作 主管在检查分析每项工作时，首先问一问以下六个问题： （1）为什么这个工作是需要的？是根据习惯而做的吗？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分？ （2）这件工作的关键是什么？做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果？ （3）如果必须干这个工作，那么应该在那里干并怎样干？ （4）什么时候干这个工作好呢？是否要在效率高的宝贵时间里干最重要的工作？是否为了能“着手进行”重要工作，用了整天时间让工作“条理化”，结果把时间用完了，而所料理的只不过是些支 离破碎的事情? （5）谁干这件工作好呢？是自己干 还是安排下属去？ （6）这件工作的最好做法是什么？ 是抓住主要矛盾迎刃而解，收到事 半功倍的效果，还是应采取最佳方 法而提高效率？ 分析工作 概念 区别 分析之后采取如下步骤： 第二章 做急事，更需做要事 -- 一个故事 小故事 吴教授在给即将毕业的MBA班的学生上最后一次课。令学生们不解的是，讲桌上放着一个大铁桶，旁边还有一堆拳头大小的石块。“我能教你们的都教了，今天我们只做一个小小的试验。”教授把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时，教授停了下来。教授问：“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”“是”学生们回答。“真的吗？”教授问。随后，他不紧不慢的从桌子底下拿出了一桶碎石，放进一装满石块的铁桶表面，然后慢慢摇晃，然后又抓起一把碎石……不一会儿，这一小桶碎石，全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？” 小故事 小故事 教授又问。“还……可以吧。”有了上一次的经验，学生们变得谨慎了。“没错！”教授一边说，一边从桌子底下拿出一小桶细沙，倒在铁桶的表面。教授慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后，铁桶的表面就看不到细沙了。“现在铁桶装满了吗？”“还……没有。”学生们虽然这样回答，但心里其实没底。“没错！”教授看起来很兴奋。这一次，他向铁桶里倒水，水倒完了，教授抬起头来，微笑这问：“这个小实验说明了什么？”一个学生马上站起来说：“你的日程表排的再满，你都有时间做更多的事情。” 小故事 “有点道理，但你还是没有说到点子上。”教授顿了顿，说：“他告诉我们：如果你不是首先把石块装进铁桶里，那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了，因为铁桶里装满了碎石、沙子和水。而当你先把石块装进去，铁桶里会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。对于企业主管来说，必须分清楚什么是石块，什么是碎石、沙子和水。并且总把石块放在第一位。” 第三章 时间管理的十大关键 时间管理的十大关键 设目标 列清单 28定律 设立明确的目标； 列一张清单； 用你80%的时间来做你20%最重要的事情 留时间 每天至少有半个小时到一个小时的“不被干扰”时间 价值合 价值观要向吻合，不可以相互矛盾。 时间管理的十大关键 时间管理的十大关键 利用零散时间 不返工 时间日志 每一分钟每一秒做最有效率的事情 同一类的事情最好一次把它做完 做好时间日志 去学习 用你的金钱去换取别 人的成功经验，一定要跟顶尖人士学习。 时间效率 学会利用零散时间 时间管理的十大关键 第四章 高效会议的组织秘诀 会议功能 实用性建议 什么情况下有必要开会 什么情况下没必要开会 会议的准备 召开会议 会议的结束 会议的功能 会议是指三个或三个以上的人（其中一个为主持人）为发挥特定功能而进行的一种面对面得沟通。 功能：提供信息/汇集信息/解决问题 /宣传政策/培育训练 会议功能 实用性建议 第一，不要动辄开会 第二，开会之前充分的弄清会议主题 第三，参加会议的人数过多，以至于效能、效率均不彰显 第四，召开会议首先安排会议的议程 第五，安排适当的计划 第六，务必准时开会与散会 第七，应付干扰、提高效率的办法就是制定规则 第八，对于脱离讨论议题制定解决办法 第九，会要有议，议要有决，决要有行 第十，追踪会议决议的执行 会议功能 实用性建议 什么情况下有必要开会 需要通过讨论获得最佳决策，需要开会 需要听取多方意见，获得别人的支持 需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作 传递会议的内容复杂但是很重要，要求 所有人都要正确理解的需要开会 通过身体语言的动作激励士气的需要开会 汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会 会