档案及档案管理-qdbetscom.PPT

档案管理软件基础应用  简 介  我公司使用的是由山西三友和计算机技术有限公司研发的档案管理系统，该软件操作简单方便，具有录入、查询、统计、报表打印、公文管理等功能。还可利用扫描仪将档案资料以图像方式扫描存入计算机，建立电子数据索引数据库，通过计算机向用户提供信息查询、检索和阅读服务。档案查阅时，可以利用查询工具通过数据库进行检索，检索到的文件资料可以直接以图像方式显示到计算机上，也可通过打印机打出。   简 介  我公司使用的是由山西三友和计算机技术有限公司研发的档案管理系统，该软件操作简单方便，具有录入、查询、统计、报表打印、公文管理等功能。还可利用扫描仪将档案资料以图像方式扫描存入计算机，建立电子数据索引数据库，通过计算机向用户提供信息查询、检索和阅读服务。档案查阅时，可以利用查询工具通过数据库进行检索，检索到的文件资料可以直接以图像方式显示到计算机上，也可通过打印机打出。  主要内容： 　　●　登录与退出 　　　　●　档案录入 ●　档案原文挂接与原文显示 　　　　●　档案检索利用 　　　　●　报表打印 　　　　●　网络查询 一、登录与退出 软件运行后，弹出登录界面，在用户名中输入登录的用户，或者从下拉框中选择用户。 （如下图）。注意： 初次登录时可使用系统默认用户。 输入登录密码后，点击“确定”即可进入软件，显示软件主界面（如下图） 系统退出有三种方式： 1、点击左侧功能栏中“退出”功能。 2、点击“选项”菜单中的“退出”菜单。 3、点击右上角的“关闭”按钮。 点击“是”退出系统。（如下图） 二、档案录入 在档案录入的时候，首先要进行档案记录的添加操作，将档案记录输入到档案管理系统的档案库中，方便日后的查询操作。 1）单击主界面左侧功能栏和菜单的“文档管理”。 2）单击“档案登记”（如下图），弹出著录登记的界面。 4）档案库中如果有不需要的记录或者漏加的记录，可以利用“删除”和“插入”工具进行操作。 5）卷内目录的录入，选中需要录入 “卷内目录”的案卷目录条目，点击“卷内目录”按钮，弹出“卷内目录”登记界面（如下图）。根据档案原文依次录入相对应的卷内目录字段即可。 三、档案原文挂接与原文显示 在著录登记档案时，为了方便以后查询，通常把扫描好的原文件挂接到档案软件中。 1）原文挂接 1、进入“卷内目录”录入界面。 2、选中需要挂接原文的卷内目录条目，点击右上方的“原文挂接”按钮，弹出界面（如下图） 3、在打开的挂接界面中找到原文文件的路径，用鼠标拖拽到左边原文的文件标识上，即完成了原文的挂接工作。2）原文显示 1、进入“卷内目录”录入界面。 2、选中需要挂接原文的卷内目录条目，点击右上方的“原文显示”按钮即可。（如下图） 四、档案检索利用 检索具有两种方式查询,简单检索与复合检索. 1）简单检索 1、单击主界面左侧功能栏或菜单的“文档管理”。 2、单击“检索利用”弹出“库列表”对话框。（如下图） 3、单击要检索文件所在的库，再点击“确定”按钮。或直接双击要检索文件所在的库，进入检索界面。（如下图） 检索界面（如下图） 8、“删除”按钮，功能是将输入的错误条件删除。 9、“或”按钮，功能是将列表框中的各个条件与即将 输入的条件组成“OR”的关系。 10、“和”，功能是将列表框中的各个条件与即将输入 的条件组成“AND”的关系。 11、上述步骤完成之后，点击“搜索”即可。 2、在上边的选项卡中选择“报表打