Office图文教程03：利用邮件合并功能制作带照片的文档(修订版).docxVIP

Office图文教程03：利用邮件合并功能制作带照片的文档Office邮件合并功能，WORD与EXCEL珠联璧合，不仅可以批量打印明信片、信封、请柬、工资条等很有规律内容，也可以轻松处理带照片的准考证、学生证、工作证等文档。下面，以制作带照片的出入证为例，让我们一起来研究一下这个功能。一、准备工作有大量相同格式的文档，变动部分很有规律时，才考虑使用邮件合并功能。制作带照片的证书等文档，需要准备：1、每个学生的照片（照片名称为学生姓名，大小等格式最好一致）；2、数据源EXCEL文档（存放学生信息和照片信息）；3、WORD主文档（出入证样本）；以上文件存放在同一目录中。二、插入图片的操作方法邮件合并仅插入文字域，操作相对简单，此处略过（可参阅“/s/blog_67278a3e0100thy7.htmlOffice图文教程02：轻松使用邮件合并功能，提高工作效率”）。数据源文件示例：主文档文件示例：插入图片的操作方法：1、光标定位到需要插入照片的位置，依次选择：插入、文档部件、域，从域列表选择“IncludePictrue”，在文件名中随意输入1个字母或数字，比如“a”，确定。2、点击照片显示位置，按“SHIFT+F9”组合键将显示域代码，选中英文引号中的“a”，依次选择：邮件、插入合并域、“照片名”（示例文件照片名称字段名），如果不显示图片可按“F9”刷新域即会显示域结果。合并后的效果图：三、常见问题探讨1、为什么三类文件要存放在同一目录？首先是方便，可以拷贝到任意目录下运行；其次，如果不存放在同一目录或者要引用其他目录下的文件，EXCEL输入路径信息比较麻烦，比如常用目录格式中的“\”必须用“\\”代替，如{IncludePictrue “d:\\照片\\{MergeField “照片名”}” \* MERGEFORMAT}；再次，域代码的大括号“{}”，必须使用通过插入域的方式或快捷键“CTRL+F9”插入，直接通过键盘输入是无效的。2、合并到新文档后，为什么不显示图片或只显示一个相同的图片？对新文档进行全选（快捷键“CTRL+A”），再按F9刷新域。如果确定操作方法正确，合并后的文档中照片仍然不能正确显示，请将“照片名”中的地址修改为绝对路径，如：“d:\\照片\\001.jpg”，在EXCEL文件中还是比较容易操作的（数据源示例文件中有公式示例）。3、图片大小和位置问题图片如需灵活定位，可插入一个文本框，去掉边框等属性，将图片放置到文本框中。示例中要求图片像素大小一致，就是为了避免大小不一致问题。4、制作考生信息等一览表要制作带照片的考场座次表、学生信息一览表等，可以利用邮件合并生成新文档后，对合并文档进行分栏、删除分页符（查找替换半角输入^b ^p等）等操作，以符合实际需要。5、只打印符合条件的内容在Excel数据源文件中添加分类字段，如考场、座号等内容，并根据标题行进行筛选，在Word主文档中，通过编辑收件人列表，筛选适合条件并可排序输出。6、在EXCEL中批量显示图片问题网上大多是利用VBA代码实现，让一般用户望而却步；而通过html引用方法又略显繁琐，其核心代码如=img src=带路径文件名 table，不熟悉公式的人又知难而退。上面介绍的方法通用性、易用性和效率并不差，有这方面需要的朋友不妨一试。 2013.4.22 修订 /s/blog_67278a3e0101c2v1.html/s/blog_67278a3e0101c2v1.html