收发文处理制度.docVIP

黔南州环境保护局公文收发制度 为进一步规范公文办理程序，提高机关的办事效率和服务水平，使全局机关公文处理工作达到规范化、制度化、科学化的要求，促进环保工作科学发展。根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我局工作实际，特制定本制度。 一、收文处理 （一）收文登记 凡收到的文件都应进行登记，以便于管理、查找、统计和催办，登记范围主要包括：来文机关登记编号的正式文件、明传电报、传真文件及有重要内容的信函等，其他事务性文件材料可以不登记。收文登记簿由专人负责管理。 凡收到的文件都应填写《文书处理笺》，随文件一起运转并归档，并根据文件要求办理的时限加盖：“平件”、“急件”或“特急件”章。 1、平件：指按照正常速度和程序办理的公文。 2、急件：指涉及重要事项，需要急速运转的公文。 3、特急件：指事关重大，必须以最快速度运转的公文。 （二）信件的拆封 拆封应明确专人负责，其他人员不得私自开拆。亲启件须直接呈送局领导本人，未经特许，其他人不得开拆。拆封后发现附件、页数等有缺漏的，应立即向对方查询。来函的信封应附在信纸后一起保存，文件处理完毕后需销毁的，再进行销毁。 （三）文件的拟办 在局领导批办之前，文件处理者认真阅读文件后，根据文件内容送办公室相关负责同志提出拟办建议，再送办公室主任提出办理意见，最后按照领导分工，分类呈送相关领导阅示。由办公室将文件分送到各科（室）、支队、中心、站、学会、所办理。 （四）文件的批办 局领导对来文由谁办理、如何办理作出批示。由局办公室送发相关科室。 （五）文件的传阅 参阅性公文由办公室组织传阅，传阅的对象按局领导批办意见确定。阅文人阅后应签字。 公文传阅的要求是：（1）避免“横传”，即阅文对象之间不能横向传阅，而应该阅后送还办公室，由办公室送其他人阅，以免造成文件压误或丢失。（2）分清主次，即根据文件内容的重要程序、紧急程度，优先安排主要负责人阅读。 （3）根据情况灵活调整传阅次序，提高传阅速度。（4）加强催阅。各科室阅文时间一般不超过1天。（5）将文件放在文件夹内，避免直接磨损。（6）传阅中，领导人如有批示，或其他科室提出建议意见，经请示局领导同意，应及时办理。 （六）文件的承办 承办科室或承办人员根据局领导批办的意见和文件的内容、要求，具体办理落实，办理完结后要签字。 （七）文件的催办 办公室应对公文承办环节进行督促、检查，提醒承办科室和承办人员及时办理，防止文件的积压。 （八）文件的办结 公文办结后，各科（室）、支队、中心、站、学会、所承办人在文书处理笺上注明承办的结果和日期。为了便于局领导及时掌握办理情况，各科（室）、支队、中心站、学会、所及时将办理结果反馈到办公室进行登记。 二、发文处理 （一）文件的拟稿 有关科（室）、中心、支队、站、学会、所根据工作需要和领导的安排，明确专人草拟文稿，并填写《拟文处理笺》。拟稿由相关科（室）、支队、中心、站、学会、所打印。 草拟公文应当做到： 1、符合国家的法律、法规及有关规定。 2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅适当。 3、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年月日。 5、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为 “（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。 6、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 7、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （二）文件核稿 根据文稿的内容，草拟文稿负责人对草拟的稿件进行初审和修改，并签名，送科室负责人审核签字后呈分管领导审签，然后送办公室文印室，经办公室主任对文字、版式审核后呈送局长审签印发。编排、审稿应注意： 1、内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文的意图，是否同正在执行的公文内容相衔接； 2、所提措施和办法是否可行； 3、文字表述是否要领准确、简明扼要、条理清楚、语法规范； 4、公文报批程序、公文密级、印发传达范围、数字用法、文种专用的公文格式等是否符合规定； 5、确定印制份数。 （三）文件的签发 分管领导对文稿进行审阅，确认可发出后，在《拟文处理笺》的签发栏写明发文意见并签字，最后呈局长签发。一切加盖黔南州环境保护局党组和黔南州环境保护局公章的文件或上报材料必须由局长签发。项目审批、项目验收、项目整改等日常业务工作的文件，由分管领导签发。 （四）文