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公文处理讲课材料之一 谈谈公文签发前的核稿与修改 何光辉 一、正确认识公文签发前核稿和修改的作用和意义 机关发出的公文，按规定都要经过核稿和修改。核稿和修改是公文拟稿人完成拟稿工作后，送交领导会签或签发前，由本单位或机关最高文秘部门对公文文稿的内容及形式进行检验和“把关”。核稿并修改是公文印发过程中必不可少的重要环节，也是秘书部门和文秘人员发挥领导的参谋助手作用的一个重要方面，具有不可替代的作用和不容忽视的实际意义。 第一，核稿并修改可以确保公文质量。文稿撰写工作按业务分工和工作需要一般由各业务主管部门指定有关人员或由单位秘书负责，由于拟稿人思想修养、政策水平、业务能力、文字技巧、对公文这一特殊应用文体的认识等多方面都存在差异，不可能在撰写文稿时毕其功于一役，使文稿做到完美无缺，并且文稿可能是不符合公文写作要求的，所表达的内容不完全符合发文的意图和预期的作用，这就需要核稿人协助领导对文稿审核把关，提出意见，便于修改文稿时有所遵循，防止疏忽和遗漏，以保证文稿质量。 第二，核稿并修改可以为领导审签提供便利。草拟的文稿不经过核稿，就直接送交单位领导审签，会给工作繁忙的领导增加许多核对事实、校改文字和标点等—般技术性问题的工作量，势必分散领导审核文稿主要问题的注意力，影响领导抓全面工作的时间和精力。经过文秘人员核稿并修改的文稿，一般不存在技术性的问题，领导审签公文时就会事半功倍。 第三，核稿并修改可以避免印发质量不高或存在错误的公文。不经过综合部门的专兼职文秘人员的核稿与修改，领导又因各种原因未仔细斟酌而草率签发，就可能导致内容有错误、要求有冲突、表述不准确、措施不具体等收文单位无法全面理解或贯彻执行的公文被印制发行。这样的公文即使印制得精美，发出得快捷，仍然无法弥补文稿本身的不足，还有可能给工作带来不必要的损失和造成不应有的阻碍。 二、公文签发前需审核和修改的主要内容 核稿和按规范提出修改意见主要是针对以下四个方面，即把“四关”。 1、行文关。即确定有无行文的必要和以什么形式、文种行文。为减少公文数量，维护公文的权威性和严肃性，要杜绝无病呻吟、小题大做的文牍主义倾向，可发可不发的公文坚决不发，能合并的公文尽量合并；要根据文稿的性质、内容、作用和公文主送单位，正确确定行文名义和文稿体式。哪些以领导机关的名义发文，哪些以办公部门的名义发文，哪些用正式公文的形式，哪些用函件、参阅公文或“白头公文”行文，要严格区别。 2、政策法规关。是指审核文稿有关内容，是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与过去上级机关或本机关发布现仍在执行的政策、法规有无矛盾，如提出新的政策、规定或建议，是否经有关部门协商研究并达成一致意见，是否需要废止现行有关政策规定，是否在职权范围之内，是否客观全面、明确具体、切实可行；事例是否真实，规矩是否恰当，申请的理由是否充分，时间的要求是否合适，等等。 3、文字关。是指审核文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；语言文字是否得体，符合公文语言特点；遣词造句是否符合语法、准确规范、通畅凝练。还要审核标点符号、数字数量、人名地名、专用术语及引用公文、使用简称等是否正确规范；公文中不准许使用的异体字、繁体字、不规范简化字是否被使用。 4、格式关。行政机关必须按照《国家行政机关公文处理办法》规定的体例格式行文，对于公文的标题、主送机关、发文字号、附件说明、附注、抄送机关、密级、紧急程度等都要仔细核对，使公文格式符合规范要求。根据工作需要和相关规定，对公文用纸、字型、字号、行间距等也要认真把关。 对审核中发现的问题加以修改后，文稿各组成部分齐全、书写勾画工整清楚、不存在疑问和不确定的问题，达到“齐、清、定”的要求，送交领导审阅签发。 三、公文核稿与修改的尺度 文秘人员审核与修改文稿，一般是按照送到的先后次序或区别轻重缓急进行。审核和修改文稿，必须通篇考虑。对文稿内容比较熟悉，可以边读边改；对文稿不了解、吃不透，则要把文稿反复多看几遍，然后再审改。对文稿中涉及的问题，有不明确的地方或不同意见，要与有关部门会商，征求修改意见，必要时，可约请有关部门讨论商定。对于改动的地方，要返还拟稿人征求意见，避免错改，也是对拟稿人的尊重。修改时，应正确使用修改符号，以方便打印和校对人员工作。 上述方法适用于核稿与修改工作由文秘人员一并完成的情况。在实际工作中，往往因为核稿是文秘人员的职责而修改不是，形成核稿与修改分两步完成或分别由文秘人员、拟稿人二人完成。这种情况下，修改的过程中要特别注意把握尺度。 文章不怕干遍改，越是重要的公文，“一字千钧”，越要不厌其烦地反复修改。问题是由谁来修改。考虑到没有两个人的思维词库、语法规则系统和用词造句习惯是完全相同的，