重点建设项目档案管理与整理2008.ppt

* ㈢项目档案的编目 ⒈卷内文件页号的编写 页号编写的位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角、背面在左下角。图样页号编写在右下角，或标题栏外右下方；成套图样或印刷成册文件，不必再重新编写页号。 编写页号的方法：如果案卷装订，以每卷为单位按顺序编写项目文件的页号；如果案卷不装订，先编案卷内每份文件的件号，然后再以每份文件为单位按顺序编写页号。 * 例: 档 号 序号 Zh-1-4 1 档号章样式 单位统一为mm 35 15 10 10 * ⒉卷内目录的编制 序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页号 备注 1 市档发(2008)13号 六盘水市档案局 关于印发六盘水市档案馆新建项目招标方案的通知1-5 此件为复印件 2 Tj3_2 水城钢铁厂设计院 六盘水市体育局看台土建施工图 1980615 2 3 Tj3_7 水城钢铁厂设计院 运动员出入口平立面图8 卷 内 文 件 目 录 档号： * ⒊填写卷内备考表 ⑴说明：填写案卷内项目文件的件数、页数，不同载体文件的数量，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。 　例：本卷共有文字材料20件，100页，照片10张，附图1张。 　　　本卷共有文字材料10件，50页，图纸5张。 　　　本卷共有图纸10张。 本 卷共有文件15件，130页。 * ⑵互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保管有档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。 　例1：H101-8043-01（照片）表示探伤记录与照片档案中的H101-8043-02卷内容有关联。 例2：zh1-4(纸质）中井煤矿环境预测调查与zh1-5卷类文件有关联 ⑶立卷人及检查人的姓名和时间。 * ㈣案卷的装订 ⒈案卷可采用装订和不装订两种形式。(不装订是相对整个案卷内所有文件材料装订在一起而言的一种装订方式，实际操作时就是单份文件装订，并在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。) ⒉案卷内不同尺寸的科技文件要折叠成统一幅面，破损的要先修复，一般以A4图幅为标准（260mm x 210mm ）。图样折叠时标题露在右下角。 ⒊凡归档保存的文件材料装订时必须去掉金属物。 * ㈤案卷封面和脊背的编制 ⒈案卷题名，即案卷标题，要求应简明、完整、准确揭示卷内科技文件的内容。主要由三部分组成：①项目的名称或代字、代号；②项目的专业、阶段的名称、代号；③项目文件的名称。 例1：金狮子水电站引水道布置图、结构图 例2：洪家渡水电站2002年1月至2003年4月钢筋出厂证明及试验报告 例3：格目底中井煤矿总体规划设计 * ⒉立卷单位：填写文件组卷部门或项目负责部门。 ⒊起止日期：填写案卷内项目文件形成的起止日期。 ⒋保管期限：填写组卷时依据有关规定划定的保管期限。 ⒌密级：填写依据保密规定确定的卷内文件的最高密级，如无保密文件，则不填写。 * ⒍档号： ⑴档号的构成： 　项目档案的档号＝项目代号＋分类代号＋案卷流水号 例：zh-5-36（zh为中井煤矿的代号，5是类目代号代表矿井建设，36代表第36号案卷） ⑵档号的编制填写： 档号的编制是和编制项目档案分类方案同时进行的，而具体地为每一个保管单位编制和填写档号，则是在项目档案分类和排列之后进行。即此卷档号是什么就填什么。 * ㈥检索工具的编制 ⒈分类目录 ⒉全引目录 * 分类目录的编制 分 类 目 录 类别：可行性研究 序号 题 名 档号 责任者 日 期 保管期限 备注 1 格目底中井煤矿项目建议书、报批文件 Zh-1-1 格目底有限责任公司永久 2 格目底中井煤矿项目选址意见书、报批文件 Zh-1-2 格目底有限责任公司永久 3 格目底中井煤矿项目评估论证文件 Zh-1-3 格目底有限责任公司永久 * 谢谢大家！ * * * 项目档案管理与整理 刘 燕（六盘水市档案局） 二〇〇九年八月 * 项目档案管理与整理 一、项目档案的定义 二、项目档案管理的特殊性 三、建设单位的档案职责 四、项目文件的收集工作 五、项目档案整理前的鉴定 六、项目档案的分类 七、项目档案的整理 * 一、项目档案的定义 项目档案是指经过鉴定、整理并归档立卷的项目文件。 项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件。 项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 项目竣工文件是指项目竣工