中山职业技术学院评建材料整理要求.doc

中山职业技术学院评建材料整理要求 评估信息、佐证材料是学院办学水平、办学条件、办学经验和特色的积淀，集中反映着学院工作的历史与现状，是评估专家对学院人才培养工作水平做出正确价值判断的重要依据。因此，评估材料的整理是评建工作的一个重要的环节。为了规范学院评估材料整理工作，使评估材料的整理统一、有序地进行，特提出以下原则与要求： 一、基本原则 （一）评建结合原则：在构建迎评材料的同时，要加强日常工作材料（特别是原始档案材料）的建设，做到及时整理，及时归档，形成档案制度。 （二）完整性原则：材料必须完整，应体现出每一项工作的实施计划、实施过程与实施结果。 （三）统一性原则：各系部、各职能部门的材料要自成系统，系统内各方面的材料要保持统一，注意数据的协调一致，避免材料、数据之间的矛盾、错位。 （四）保质保量原则：材料的建设与整理要力求高质量。材料的撰写要做到表述准确、内容求实、思路清晰、结构合理、详实简明。 （五）创造性原则：各系部、各职能部门要根据本部门的职能特征、职责范围和实际工作，充分发挥主动性，在材料的项目、内容、形式上进行创造性的建设与整理。 二、基本要求 （一）各系部、各职能部门应结合我院档案管理的有关规定自行制订相应的管理细则，建立本部门的材料整理监控体系，并对材料质量进行严格把关，评估过程中出现的任何材料质量问题（内容的真实性、数据的准确性等）由各部门负责人负责。 （二）各部门以评建办提供的评估佐证材料清单为参考，需结合部门实际工作情况，不断修订、补充、细化和完善佐证材料，积极、主动、全面地提供评估指标体系主要观测点所需材料。 （三）交叉出现的材料要求各单位自行复印，避免出现“请查阅XX盒”的情况。不能提供原始材料或原始材料为复印件的请注明原始材料原件备查的部门及负责人。 （四）各部门移交评建办的佐证材料要与本部门留底的佐证材料保持一致，若本部门佐证材料更改，请及时以书面形式告知评建办。 三、材料类型 向专家组提供的佐证材料主要分为三类：基本材料、背景材料和备查材料。其中：基本材料为自评报告、自评依据、备查材料目录、特色项目等；背景材料为已有不需加工而汇集起来的论证材料；备查材料是专家组要查证的原始材料。这三类材料支撑着评估指标体系，层层细化，层层衔接。 四、材料的保存与陈列 （一）各系部、各职能部门对整理的材料应列有详细的资料目录备查，评估材料应设专柜存放并配专人统一收集、整理、归档和保管。各系部、各职能部门须设置评建佐证材料文件专柜，用于存放、陈列各类评建佐证材料。 （二）各单位评建佐证材料应按照评估指标体系的主要观测点进行分类整理，文件盒的盒脊应贴有打印的标签，标明内装材料所属指标及主要观测点。 （三）每个文件盒内必须有打印的材料目录，列出材料清单。材料的装订、文件盒的盒脊标签的制作按学院评建办公室的规范要求进行。（目前暂不装订） （四）评建佐证材料所需的资料盒各单位可到评建办公室领取。 五、相关说明 各责任部门对照教育部《关于高职高专院校人才培养工作水平评估方案（试行）》中评估指标等级标准和内涵，将各自承担的材料按评估指标体系存档（具体参照学院评建办发给部门评估佐证材料收集清单）。有关行政日常工作运行档案材料按《中山职业技术学院档案管理办法》存档，教学日常工作运转原始材料按《中山职业技术学院教学档案管理办法》存档。 附件：评建材料整理的具体要求与格式 评建办公室 二○○八年十月二十八日 附件：评建材料整理的具体要求与格式 一、时间范围 归档材料的时间以学年度或年度计，原则上为近二年：2007年—2009年。 1、有关教学方面的材料以学年度计算：包括2007—2008、2008—2009学年。 注：时间起始点为当年9月1日至次年8月31日。 2、有关财务方面的材料以自然年度计算：从2007年1月1日开始，2008年12月31日截止（2007年按预算情况供专家参考）。 注：时间起始点为当年1月1日至当年12月31日。 二、具体统一规范格式 （一）支撑材料具体要求 1、各类原始材料（如管理文件、规章制度、会议记录、纪要、校历、各种工作计划、总结、影像、实物等）应为原件，纸张大小不必完全统一，要体现材料的过程性和真实性。 2、各类总结、综述性材料等一律用A4纸打印；统计材料、各类表格统一用Excel格式排版，A4纸打印，个别较大的表格用A3纸打印。 3、照片资料装盒分类保存，并标明内容与数量。 4、实物材料（如获奖作品、科技作品等）须拍制照片（分类署名保存电子材料，分辨率），列出清单。实物暂由各部门统一保管。 5、各类证书由各单位统计后列出清单，并按A4纸或A3纸复印（学生考证复印件可采用B5纸）。 （二）评建材料目录格式 1、级目录的字号、字