秘书实务培训.ppt

拒绝的艺术 1、替代法：“真对不起，这件事我实在爱莫能助了，不过，我可帮你做另一件事！” 分析：拒绝时，如果能够有另外的替代方案，定能获得对方的谅解。 比如：朋友希望你送她一盆玫瑰花，至少你可以送她一盆蔷薇。 2、谢绝法：“对不起，谢谢，这样做真的不合适。” 3、婉拒法：“哦，是这样，领导今天不在，等他回来我转告他后再答复吧。” 4、不卑不亢法：“哦，我明白了，可是你最好找XX，好吗？” 5、幽默法：“啊！对不起，今天我还有事，只好当逃兵了。” 6、无言法：运用摆手，摇头，耸肩，皱眉，转身等身体语言和否定的表情来表示自己拒绝的态度。 7、缓冲法：“哦，我再和朋友商量一下，你也再想想，过几天再决定好吗？” 8、回避法：“今天咱们先不谈这个，还是说说你关心的另一件事吧……” 9、严辞拒绝法：“这可不行，我已经决定了，你不用再费口舌了！” 分析 江民看似闲聊，其实用心良苦。 虽然他没有提小李的主管领导孙副总的名字，但其实是想拐着弯了解孙总与伍一之间的私人关系，特别是昨天晚上他们俩是否在一起。 昨天晚上孙总请客，是小李帮孙总订的座，但小李没有参加，伍一也没有参加。江民问小李伍一昨晚是不是与孙总他们一起喝酒时喝多了，实际上是给小李下了个“套”：不论她怎么回答，说伍一出席或者没出席昨晚的宴会，说伍一醉了或者没醉，他都能推测出孙总与伍一之间的私人关系。也就是说，小李任何一种回答，都能给他一个明确的信息。 介绍 介绍分为为他人作介绍、被人介绍和自我介绍三种。 在介绍的过程中，介绍者与被介绍者的态度要热情得体、举止大方，在整个介绍过程应面带微笑。一般情况下，介绍时，双方应当保持站立姿势，相互热情应答。 （一）为他人作介绍 1、介绍顺序是：向年长者引见年轻者（不论男女），向女士引见男士，向职位高的引见职位低的人，同时可连同双方的单位、职称一起介绍。 2、人数众多的场合，如果其中没有职位、身份特殊的人在场，又是年龄相仿的人聚会，则可按照一定的次序一一介绍。 3、介绍时，应简洁清楚，不能含糊其辞。 4、可简要地提供一些情况，如双方的职业、籍贯等等，便于不相识的两人相互交谈。 5、在向他人介绍某人时，不可用手指指指点点，而应有礼貌地以手掌示意。 （二）被人介绍 1、自己被介绍给他人时，秘书应该面对着对方，显示出想结识对方的诚意。 2、等介绍完毕后，秘书伸手握一握对方并说“你好！”“幸会！”“久仰！”等客气话表示友好。 3、如果你是一位男秘书，被介绍给一位女士，你应该主动点头并稍稍欠身，然后等候对方的反应。按一般规矩，男秘书不用先伸手，如果对方不伸手也就罢了。如果对方伸出手来，男秘书便应立即伸手轻轻一握。如果你是一位女秘书，被介绍给一位男士时，一般来说，女秘书微笑点头也就是虾趵衩擦，如你愿意和对方握手，则可以先伸出手来。 （三）自我介绍 1、当秘书想同某人结识，一时没有找到合适的介绍人时，那么不妨作一下自我介绍。 2、自我介绍时，可主动打招呼说声“你好！”来引起对方的注意，然后说出自己的姓名、身份，也可一边伸手跟对方握手，一边作自我介绍。 当然，秘书要忠实地传达指示，准确地汇报情况，不能随意加进自己的意见，任意地发挥、解释甚至曲解领导的意见。但有时是需要 变换方式的“过滤”，原封不动地“上传下达”，反而会造成不良效果。 以下情况是值得秘书特别注意的： 一、传达领导对下级的批评。很多时候领导批评下级是恰如其分的，但有时候也会由于种种原因而造成批评失当。这时候，秘书就应该做一点调查研究，了解情况，然后淡化领导批评时的情绪化色彩。如果将领导带有浓重感情色彩的批评甚至有明显失当的批评照样传达，势必会给贯彻领导意图带来困难。 二、传达领导对另一领导的评论。领导有时候会在秘书面前议论另一领导，遇到这种情况，秘书不要随声附和，更不要 “坚决地站在领导一边”。对这类评论，在被评论者面前，最好三缄其口，避而不谈。如果确需将领导的意见转达给另一领导时，必须进行适当的“过滤”，有选择性地传达，不必也不能过细的陈述具体意见，更不能添油加醋、大加渲染。 正确做法： 陈小姐马上乘电梯到大厅，一出电梯的门，就向杰克逊先生走过去，并同他握手，欢迎他的到来。然后陈小姐引着杰克逊先生走向电梯。她摁下电梯的按钮，门开了。她先请杰克逊先生先进电梯，然后自己进去，并关好电梯的门。办公室的楼层到后，陈小姐摁住电梯，请杰克逊先生先走出，再自己走出。出电梯后，她把杰克逊先生带到自己的办公室，并请他坐下，说：“你好，杰克逊先生，请问你想喝点什么？茶还是咖啡？”杰克逊先生说：“谢谢！给我来一杯茶吧。”陈小姐倒了一杯茶放到杰克逊先生坐的旁边的桌子上，说：“请喝茶！”并坐在杰克逊先生对面的沙