集团印章、证照、资料管理.docxVIP

印章、证照及资料管理规定第一条总则一、为加强所有印章、证照资料原件及重要文件资料的管理工作，保证公司公章、证照资料使用的合法性、严肃性、安全性，有效的维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制订本制度。二、董事会代表、公司总经理根据实际工作需要授权计划财务部进行印章、证照资料的管理工作。第二条公司印章、证照资料的种类一、证照资料原件：营业执照正本（及副本）、组织机构代码证正本（及副本）、税务登记证正本（及副本）、融资性资产机构经营许可证、融资资产协会会员证、开户许可证、贷款卡、机构信用代码证、工商局变更名称原件及通知书、公安局刻章通知书、章程等证照资料原件及其申办原始资料等。二、所有资信类文件：如验资报告、审计报告、评估报告及业务约定书、评级报告、贷款卡及信用报告复印件等。三、重要文件，如：合作机构合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、董事会任命文件、政府部门公文批复、注册企业管理、章程、奖励协议书等。四、经公司领导指定要求专管的文件资料。五、公司印章：公章、合同章、财务章、法人章、法人手签章。第三条印章、证照资料的保管一、计划财务部全面负责保管：营业执照正本（及副本）、组织机构代码证正本（及副本）、融资性资产机构经营许可证、融资资产协会会员证、评级报告、社保登记证、公章、合同章；工商局变更名称原件及通知书、公安局刻章通知书、章程等证照资料原件及其申办原始资料、董事会任命文件、政府部门公文批复；经公司领导指定要求专管的文件资料。二、计划财务部全面负责保管：开户许可证、税务登记证正本（及副本）、机构信用代码证、财务章、贷款卡、法人身份证复印件、法人章、等公司相关证照；贷款卡及信用报告复印件、验资报告、审计报告、无偿租赁协议、注册企业管理与奖励协议书、合作机构合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、业务约定书。三、法定代表人人名章由董事会代表指派专人负责保管。四、公司各类印章、证照资料由计划财务部专人依职权领取并保管，所有印章、证照资料必须上锁保管，不得转借他人。五、印章、证照资料保管人离职须办理归还手续后方可办理离职手续。六、保管人不能自行授权他人保管；如保管人外出需报董事会代表授权临时保管人负责印章、证照资料。七、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向总经理报告，并备案，配合查处。第四条印章、证照资料的使用一、印章使用范围及秘密等级划分文件资料范围，按保密程度分为绝密文件、机密文件、普通文件。（一）绝密文件：指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。1.财务分析报告；2.对高层管理者的考核报告；3.对工资分配方案及所属文件；4.涉及项目成本、利润的报告或论证材料；5.公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；6.验资报告、审计报告、评估报告及业务约定书、评级报告、信用报告复印件等；7.公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。（二）机密文件：指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。1.公司注册及相关文件；2.立项报告、业务进度分析报告；3.涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本；4.公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料；5.有关高管任免、调配、定级等的文件；6.公司对外提供的财务报告；7.协议（合同）资金资产承诺书等；8.各类经济合同等。（三）普通文件：指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。1.平时各种工作条例、规章制度；2.一般业务工作来往文件（不涉及绝密、机密的文件）；3.各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等；4.行政管理工作的计划、总结、报告；5.一般性的月、季工作计划与总结报告；6.财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证；7.公司内部发行、对外行文等文件；8.公司与外单位联合签署相关文件等资料；9.由公司出具公函、介绍信、证明及有关材料；10.公司章程、协议；11.员工的任免聘用材料。根据以上原则对秘密等级的划分，可按文件内容涉及的机密程度提高或降低；所有用章审批均由总经理同意签字后方可用章；凡属公司绝密、机密级文件须董事会代表同意签字后方可用章。二、印章的使用管理（一）印章使用流程公司各级人员因工作需要，使用印章须按如下流程操作：到计划财务部填写《印章使用申请表》使用部门负责人签字同意（合同类签骑缝）总经理审批签字（绝密、机密、普通类）董事会代表审批签字（绝密、机密类）印章、证照资料保管人盖章/登记。（二）印章使用原则1.印章、证照资料保管人应对文件内容和《印章使用汇总表》上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。2.在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。3.涉及法律等重要事项需使用印章、证照资料的（由法务总监确认是否涉及法务事项），须要依照有关规定经法律顾问审核签字。4.财务人员依