97年度下半年行政业务改善意见暨业务单位说明汇整表.docVIP

97年度下半年行政業務改善意見暨業務單位說明彙整表項次 建議改善內容 業務單位說明 一 台文系建議1： 公文流程之效率有待加強。 我們知道各級主管很忙，也常出差。但主管不在時，除非是很重大的決定，否則是否可請職務代理人直接批示公文？如此才不會延遲公文傳送速度。 公文有時會傳送錯誤甚至遺失。這種情形特別是在暑假期間會發生。以2007年暑假台越青年團為例，其中有一封擬送到台灣文學館的公文竟然連丟二次。我們向相關單位詢問公文去處，竟然沒人負責，僅表示要我們重送一次。結果到第三次才送出去。 有些案例則是承辦人員表示沒收到公文，結果派人去找卻在桌上找到。 有些公文須於多處蓋印，經常發生即使已用標籤紙標明用印處卻仍忘記蓋章，造成公文被延誤。 秘書室 本室公文於公文系統簽收後，由秘書預視，再呈主祕批示、校長決行。如屬校長授權之事項，則由主祕代為決行。主管如出公差，皆有職務代理人代為處理公文，教務處 本處主管出差期間，相關公文均依規定陳送職務代理人代理批核。會簽本處之公文，依規定刷讀條碼簽收公文，申請單位可於公文系統線上查詢會簽進度。如需多處核章之公文，將督促所屬於公文送出前再次檢核，避免漏核章之情形發生學務處 本處各單位主管已確實執行職務代理人制度。公文於送至下一處室前均再要求所屬檢核，減少缺漏，避免影響師生之權益。總務處 本處一二級主管如出差均有職務代理人代為處理公文，避免公文傳遞延誤。 公文進出均嚴格要求於公文系統簽收，並注意時效。 本建議已知會本處各組、隊依建議內容辦理，以利公文時效。總務處文書組 公文如須加蓋關防(印信)，在一般公文流程中文書組大都為最後一個單位，因此承辦人為免延誤公文時效，都會再總檢一次，是否有漏蓋校長私章或會辦單位有無漏蓋印章後，始能依規定加蓋印信。建議事項如係指印信漏蓋，爾後承辦人當會更加謹慎於總檢後再次複檢。 對外發文公文之附件,如須蓋校長私章者為秘書室掌管用印。總務處資產管理組 本組已落實代理人制度，職務代理人可斟酌公文案情之輕重緩急，予以妥適之處理。 會漏蓋章大部分是因為手邊同時有幾件事需儘速完成時，處理過程一時疏忽所致，爾後將保持放鬆不疾不徐地心情，處理好每一件公文，讓漏蓋章的情形減至最低。 圖書館本館主管出差時，均有職務代理人代理批示一般性的公文，因此從來未有延誤公文傳送之情事。人事室本室主管請假，均依規定覓妥代理人代理職務，公文由代理人直接核章；惟如係開會或處理其他公務不在時，因未辦理請假手續，故重要公文仍需留待主管核處。會計室本室遵守職務代理人制度，除重大決策外，均要求職務代理人應代為處理。 公文傳遞依規定登刷條碼，如有親自逐級遞送核章時，請該遞送人員先至各單位收文處登刷條碼後，再送承辦人辦理，以利公文流程追蹤。 本室要求同仁當日購案及公文，以當日處理完畢為原則，惟如需協商或因案件超量無法當日處理完畢時，應於下班前檢視所有待辦案件，避免耽誤重要公文。 關於漏核章情事，除要求承辦人員多加注意外，亦請主管(或授權代簽人)於核章時，發揮複核功能。 研發處 本處主管請假，均依規定覓妥代理人代理職務，公文由代理人直接核章； 國際事務處 有關公文傳送錯誤或遺失及漏蓋章問題，本處接獲本校教職員生反應有以上狀況發生之頻率較低，但仍將再次請同仁們嚴加注意，避免以上情形發生，造成洽公者之不便及困擾。 研究總中心 研總公文均由秘書過濾，再呈主任核閱，採隨到隨辦,且公文進出均刷條碼，代理人制度明確，尚無延遲公文事件發生。 建議校方以承辦人員身份刷條碼，訂定獎懲辦法，落實行政效率提升。 二 台文系建議2： 會計核銷之相關規定不夠清楚、明文化。雖然會計室有編印一本《會計作業法規輯要》，但有些條文模稜兩可或無相關規定者，經常由承辦人員主觀認定。由於是主觀認定，有時會出現不同承辦人員有不同見解。譬如，之前使用發票辦理核銷時，均不需要紀錄學校統編號碼，最近卻有承辦人員要求要打統編。又如，餐費之核銷，有的承辦人員要求是先申請，有些則不要求。可否請會計室各組統一標準且把經常碰到核銷退件的原因歸納整理，以便讓各單位、各計畫執行者可以事先避免才不會經常退件而造成雙方的困擾。 會計室 依據行政院主計處編訂之「支出標準及審核作業手冊(96年8月版)」原始憑證審核程序(一)外來憑證－統一發票之審核重點規定略以，統一發票買受人無「機關名稱」字樣之抬頭或無機關「統一編號」(二者應擇一具備)，均屬無效，應通知補正。收銀機統一發票免抬頭，但應輸入機關統一編號，若未輸入統一編號，應請廠商加註買受人名稱或統一編號後，加蓋統一發票專用章，或由經手人加註上開資料後蓋章負責。 餐費之核銷係依據本校93.2.18第154次校務企劃座談會，修正通過之本校接待申請表規定辦理。 本室已將經常發生核銷退件的原因歸納整理，掛置於會計室網站供參。另本室摘錄上述行政院主計處編