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企业档案论文信息数字化管理论文 摘要：档案信息资源是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此，作为企业档案管理人员，要更好地适应形势发展的要求，要着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案进行数字化建设，更好地为企业现代化管理和经济建设服务。现代社会，信息技术的发展日新月异，信息经济已逐渐成为经济发展的新动力和新增长点。档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研、经营等活动的真实记录，作为企业同步发展的无形资产，有着不可代替的重要作用。作为一名企业档案的管理者，我们应该如何面对这种机遇和挑战，下面结合目前单位档案管理的现状及多年档案管理工作的实践谈谈自己的认识。 一、档案数字化管理的内涵 1、档案信息数字化管理的含义，就是指运用数据库技术、数据压缩技术、数字扫描技术等先进的技术手段，将传统的紙张文件、录音录像文件和已经归档的电子信息文件，组织成系统的有序的信息资源库，通过技术手段发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴档案管理技术。 2、档案信息数字化管理的作用 在国家或地方档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用，它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向以档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。 《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》中提出：档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。加强档案信息化建设，加速档案管理现代化，是发展先进生产力和先进文化的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路，对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。 二、目前企业档案管理的现状 目前，企业的各项管理已逐步进入网络???、信息化、数字化管理阶段。企业档案管理工作要永葆生命力，就必须与企业发展同步，实现传统型管理向现代化管理转变。使企业档案能为各个部门工作提供高效便捷的服务，充分发挥企业档案的保存功能和采用了办公自动化软件对公文进行数字化管理，实现无纸化办公。文件的修改、备份、储存都是通过计算机生成，且通过办公自动化软件来发布公文，使其通过网络传输到各个部门，以达到传阅的目的，但这种办公自动化在带给我们便利的同时，也给我们的档案管理工作带来了一些新的情况和新的问题。 1、办公自动化造成原始文件的缺失。 传统公文收发都是通过直接签收、邮政传输或传真来进行的，一般的情况下，都是纸质文件。由于办公自动化，提倡无纸化办公，对公文的处理都是通过办公自动化系统来进行。这给文档管理员收集文档带来了新的烦恼，极易造成原始文件的缺失。而且电子文件由于通过网络传输，它通过一种虚拟的手段来传递信息，此时的信息易被修改或破坏，没有纸质文件那么真实、可靠。因此，原始文件应同时以纸质文件形式存在，以便利于管理及避免造成损失。 2、办公自动化加大了文档的收集难度。 办公自动化给公文的传输和办理带来了极大的方便快捷，有效地提高了公文的传递、办事效率。而高效的传递文档，也给档案管理员带来了收集文档上的困难。由于实行办公自动化，内部文件收发处理都通过OA系统进行，直接从网上收发文件，每个部门都有自己的收发文权限，各个部门都可以根据自己的情况来收发文件。因此，易造成档案员无法知道各个部门发了什么文件，而无法进行文件的有效收集。 3、办公自动化软件和档案管理的软件的兼容。 办公自动化软件和档案管理软件是两套独立的管理软件，两者是不兼容的。办公自动化软件是通过自动化、智能化来处理公文，有效的通过了公文的传递和办公效率。但办公自动化软件和档案软件各自为政，公文的收发于档案管理软件缺少智能化，无法对办公自动化产生的电子文件进行有效管理。如当文件管理人员在处理公文后，无法直接将原文件进行归档操作，归档工作须由档案员先收集文件，然后将收集到的文件录入到档案管理软件，且原始文件又必须通过扫描该原文来达到存档的目的，这使档案操作流程复杂化。 三、加强档案数字化管理的措施 1、要加强档案资料的收集力度。收集中要注意档案的系统性和完整性，要和归档人员密切配合，做当多渠道，全方位地收集电子文件的材料，尽量避免电子文件因分散而造成无法收集的现象。在收集电子文件的同时，还要注意对纸质文件的保管，以免造成原文的缺失。 2、要加大《档案法》宣传力度，提高全体职工的档案意识。自动化办公实现了公文传输的信息化、自动化，这给人们的工作带来方便的同时，也给档案员带来了诸多方便。因此，加大《档案法》的宣传和进行档案知识的学习大为必要。