集团公司秘书处组织管理办法.doc

集团公司秘书处组织管理办法 （第一版 2011.1.12） 1. 组织概述 2 1.1 业务范围 2 1.1.1 档案管理 2 1.1.2 办公环境管理 2 1.1.3 接待服务 3 1.1.4 保健服务 3 1.1.5 决策参谋 3 1.1.6 其他工作 3 1.2 组织目标 3 1.2.1 业务目标 3 1.2.2 文化目标 3 1.2.3 组织机构 4 2. 岗位职责 4 2.1 处长 4 2.1.1 主要职责 4 2.1.2 岗位要求 5 2.1.3 考核要素 5 2.1.4 考核要素 5 2.2 秘书干事 6 2.2.1 主要职责 6 2.2.2 岗位要求 6 2.2.3 考核要素 6 2.3 清洁工 6 2.3.1 主要职责 6 2.3.2 岗位要求 7 2.3.3 考核要素 7 3. 薪酬考核 7 3.1 基本工资 7 3.2 职务津贴 7 3.3 绩效奖金 7 3.4 补充说明 8 组织概述 业务范围 秘书处主要是围绕辅助董事长更好地创业和守业开展工作，在董事长领导下完成秘书处的日常事务，随时接受并认真执行董事长交办的工作。主要业务内容划分5项： 档案管理 对董事长所涉及到的档案，包括文件的上传下达、撰写、跟进、记录、存档管理等工作，确保董事长对学院及公司的高效管理，具体文书管理包括如下内容： 接收内外各界送呈董事长的文件，提交给董事长，跟进董事长批示的结果，做好文件运转、记录、归类、存档工作。 下达董事长的各类指示文件，运转、跟进、记录执行结果。 做好董事长主持或要求的一些会议记录，做好会议记录的分发，并跟进会议决议的执行结果。 起草董事长指定的一些文件，如年度总结、工作报告、演讲稿、制度体系、流程报表类等。 定期更新通讯录和董事长属下的组织架构图。 撰写秘书处各类工作总结和计划。 负责秘书处的档案保密工作。 负责接收各类外来传真，做好记录，并及时转交相关人员。 负责完成董事长安排的其他文印工作。 办公环境管理 完成董事长办公室或董事长指定办公场所的卫生清洁、花草养护、设备报修、安全把关工作，确保董事长办公环境的顺畅，具体内容如下： 董事长办公区域：包括董事长办公室、储物室、休息室、卫生间、浴室、茶水、阳台。 综合楼7楼公用场合：包括过道、楼梯间、卫生间4个、会议室4个。 综合楼8楼公用场合：包括过道、楼梯间、卫生间2个、会议室1个、会客室、接待室、对外联络处、秘书处、秘书处卫生间。 综合楼1楼：包括院长办公室、副院长办公室4个、常务副院长办公室、主席办公室、书记办公室、副董办公室共9个办公室。 综合楼电梯。 负责管理秘书处和董事长办公室内的电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备和电话机，及时做好相关设施的维护和联系维修的工作。 负责董事长和秘书处办公物品（复印纸、传真纸、墨盒、清洁用品及其他董事长要求购买的物品）的申购，并做好相关的保管工作。 接待服务 协助董事长接待学校、公司人员及客人。 协调各个部门做好有关接待的各项工作。 热情接待秘书处来电、来询，重要内容要做好记录，并及时转告相关人员。 确保董办、秘书处、接待室、会客室、7-8楼会议室饮水的供应。 根据董事长需要,帮助董事长或客人订餐。 完成董事长指定的其他接待工作。 保健服务 根据董事长要求，为董事长煮一些每天要喝的中药、中药茶、粗粮糊及其他。 决策参谋 收集董事长指定的一些参考资料或情报信息，整理报告供董事长决策参考。 收集相关行业发展趋势，宏观政策变化、经济形势等情报信息，供董事长作决策参考。 向董事长提出相关工作建议，供董事长参考。 其他工作 根据董事长要求，策划、组织或协助其他部门完成一些会务活动。 在能力范围内帮助其他部门或来人到秘书处复印、打字、打印、传真等相关工作。 保管好存放秘书处存放的公章，做好盖章审核和登记工作。 负责组织安排、协调落实董事长指定的专项工作； 组织目标 业务目标 培育一支高效、热情、专业、负责的秘书队伍，做好董事长办公生活和工作的辅助服务，全力支持董事长事业的拓展和持续发展，并为董事长事业需要储备和输送人才。 文化目标 团队目标：追求卓越。 工作理念：感恩、用心、职业。 感恩：懂得感恩，本着真诚和开放的心态，加强内部客服意识，把困难当机会，把机会当作宝贝； 用心：热情、主动、积极，不断学习各种知识和技能，专注工作，把秘书的本职工作做到极致； 职业：遵守秘书职业道德，慎言，做好公司的保密工作。 常规活动 晚会：每天5:50-5:60，进行10分钟会议（必要时通过电话沟通），汇总当日的工作问题，明确次日的工作重点。 管理周报：各职员将每天接收到或执行完毕的工作事项按模板填写，清洁工的报表可由秘书处长代填写，每周六交处长汇总、整理，由处长提交董事长汇报一周的工作情况。（报表格式见“秘书处工作一览表”） 组织机构 岗位职