“文件中心”与“已公开现行文件利用中心”几大不同 .docVIP

“文件中心”与“已公开现行文件利用中心”几大不同 　　近年来，随着档案工作服务机制创新工作的不断深入，“文件中心”和“已公开现行文件利用中心(以下简称“现行文件利用中心”)”逐渐走进了公众的视野。在2002年7月26日召开的“全国档案工作服务机制创新座谈会”上，这两种做法都得到了会议的充分肯定。 　　然而由于这两个“中心”都保存有大量文件，而且在目前条件下都是由档案部门具体实施，所以有不少人将其混为一谈，甚至有不少档案工作者也认为，管理档案实质是管理文件，利用档案实质是利用文件，所以应建立统一的文件管理机构。 　　对此，笔者认为有必要一一厘清。 　　“文件中心又名中间档案馆”①，是“一种过渡性的文件保管机构。负责保管文件形成单位不经常使用但还不能最后处理的文件。”②在我国，类似的机构也叫做“机关文件管理中心”或“文档中心”。而“现行文件利用中心”，则是“集中收集、保管党政机关、社会团体、企事业单位形成的现行政策性、法规性、公益性、服务性文件资料的机构和信息库，是政府对外行使行政管理职能，并直接为社会公众提供方便快捷政策法规和政务服务的窗口。”③在这两个“中心”之间，主要存在以下不同。 　　 　　一、两个“中心”的职能、服务对象及产生的原因不同 　　 　　1．职能和服务对象不同 　　文件中心的职责主要有三个，一是“接收并保管各机关的文件”；二是“按文件所有机关规定的条件，及时地向原机关提供调阅文件”；三是“根据保管期限，按时组织销毁”④或向档案馆移交档案。所以说文件中心具有文件的保管和提供利用两种职能。按照现行的规章制度，文件中心只为文件的形成机关服务，而并没有向社会公众提供服务的义务。 　　而现行文件利用中心的职能则只有一个，那就是向社会各界提供各种已公开的现行文件。尽管为了实现这一职能，中心也需要接收、收集和保管有关的文件，也需要销毁已失效的文件，但这只是手段而不是目的。换句话说，只要能达到目的，中心完全可能采取其他手段。比如，在文件的保管上，它完全可以只保管文件信息而无须保管文件(实??)本身。现行文件利用中心的服务对象是社会各阶层的法人或自然人。 　　2．产生的原因不同 　　文件中心的产生，主要是因为各机关、单位应归档的文件不断增加，而保管这些文件的空间和人力又有限，同时这其中有大量的文件已不经常使用，但又不能马上销毁或移交给档案馆，于是迫切需要一种介于文件产生单位和档案馆之间的一种过渡性机构。在我国，近年来各地普遍进行的机构改革，使不少单位在对档案工作的人、财、物等方面的投入普遍感到紧张，这对文件中心的建立起到了客观的推动作用。而不少地方综合行政办公大楼、行政服务大厅的建设，各机关办公地点的相对集中，也为文件中心的建设提供了实际需要和物质基础。 　　而现行文件利用中心，在我国却完全是档案部门顺应广大人民群众日益增长的利用现行文件的需求，克服档案馆保存档案文件的滞后性，发挥档案部门“管理文件资料的成熟经验和独特优势”⑤而主动建立起来的。换句话说，现行文件利用中心主要是根据人民群众的现实需要而产生的。当然，我国加入WTO后对政府信息公开的承诺，以及档案馆主动破解馆藏档案时效的滞后性与利用者现实需求的矛盾，也为我国现行文件利用中心的产生提供了主、客观的条件。 　　 　　二、两者所管理“文件”的内容及管理方式等不同 　　 　　1．所保存文件的结构、性质以及文件形成单位的内涵和外延不同 　　文件中心所管理的文件，是移交单位所有应归档的各类文件。它包括文书、科技、会计、基建等各个门类的档案；也包含秘密、机密、绝密及无密级等各种密级的档案。此外，文件中心所保存的一般是档案文件原件。而现行文件利用中心则只管理有关单位制定的，与公众有关的，需要公众知晓、遵守或执行的政策性、法规性、公益性、服务性的无密级的公开文件。它并不保存文件形成单位所产生的其他大量的文件，此外，也并不强调必须是文件的原件。 　　文件中心所对应的文件形成单位，一般是设在本地的机关、团体或企事业单位。其职能可能与公众有关，也可能无关。可能只有少数几个单位，也可能是当地所有单位(当然这种情况只有在理论上有)。而现行文件利用中心所对应的文件形成单位，其职能必定是与公众有关的，而且应该是所有与公众有关的单位。这些单位也并不一定必须设在本地，因为它必须保存大量的上级政府或机关制发的文件。 　　 2．文件的整理方法不同 　　文件中心所保存的文件，是包括科技、会计、基建等各个门类在内的档案文件。因此其整理方法也完全按照与其对应的有关档案管理的规定整理。而与现行文件利用中心所保存文件相类似的党政机关等的文书档案，现在则一般是按2001年1月1日起实施的《归档文件整理规则》整理。其步骤一般包括在划分全宗的基础上，分类、排列、编号、编目、装