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《IT职业素养》 第三章 高效地完成工作 单元内容介绍 工作目的明确化 工作秩序条理化 工作方法科学化 工作内容简明化 解决问题步骤化 本章小结 【学习活动】讨论 学校就业指导办公室希望能有一套学生统计系统，统计就业学生的相关信息，以方便随时的信息查询。 请问：如果有你设计，你首先会去做什么？从哪些方面入手？如何获得相应的信息？ 明确工作目的 1．掌握工作事项的重点 安排工作日程 做好工作备忘录（memo） 2．理解工作命令的内涵 确认命令内容 检验理解的命令内容的准确性 提出意见或疑问 接受命令方法：6W3H 6W3H是一种科学的记录命令的方法。它能保障人们在接受命令内容时的正确性。 【学习活动】继续讨论 学校就业指导办公室希望能有一套学生统计系统，统计就业学生的相关信息，以方便随时的信息查询。 请问：当你接受这一项工作任务时，你会依次提出哪些问题或疑问来明确工作目的？ 条理化工作 1．有序工作 就是指工作有步骤、有条理，遵守既定的规则。 2．学会分类保存信息 3．减少不必要的堆积 美国管理学者蓝斯登说过：“我赞美彻底和有条理的工作方式。……看看彻底和有条理经理人的工作方式。他桌上的公文已减到最少程度，因为他知道一次只能处理一件公文。当你问他目前某件事时，他立刻可从公文柜中找出。当你问起某件已完成的事时，他一眨眼就能想到放在何处。当交给他一份备忘录或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜。 再看看他的手提箱。箱中并不是三天旅行所用的东西，而是归类分明、随时要用的公文。其中也许有小说和文具，但绝不是一个废物箱。我认识一位装模作样的经理。他每天都一本正经地提了一大箱公文回家。有一天他把手提箱遗留在办公室内，让我偶然看到其中的东西：橡皮擦、两块啃了一半的棒棒糖、一份老爷杂志，以及一本乱涂的书。这种装模作样的经理人，每个公司都有。有效的经理人同样也以有条理和彻底而给上司留下深刻印象。上司会对他产生信任感，认为他言而有信。这种信任为这种经理人开启了更大和更佳工作任务之门。” 采用科学的工作方法 关键：改变传统、单一的工作方式，进行方法创新，综合管理。 1．运用组合方式 2．模板化 3．信息化工作法 4．统筹法 【学习活动】讨论 写一份项目调研报告要求在一天的时间内完成，其中各项工作所需时间为： 工作内容简明化 工作简明化，是运用现代化的技术和科学的方法，逐步剖析现行的复杂工作，化繁为简，把复杂的内容简明化，以达到提高工作效率目的。 剔除或调整不必要的工作步骤； 把重点放在解决方案，避免浪费时间空谈问题； 一些工作能够合并起来做的就联系起来做； 调整工作时间，尽可能减少一些事务性工作的占用时间，使其简单化。 解决问题步骤化 解决问题的过程 ： 解决问题步骤化 1．界定问题：决定问题的范围，要明确且具体知道哪些问题必须解决，清楚界定问题是否存在。 2．分析问题：进行资料搜集，数据整理，真正理解问题的实质和关键所在。 解决问题步骤化 3．挖掘方案：挖掘所有可能解决问题的办法，在这一步骤中是很需要创造性的。 4．选出最佳：将收集到的解决方案加以分析、比较优劣，并评估最佳解决问题的方案。 解决问题步骤化 5．执行方案：将拟定好的解决方法付诸实施的过程。 6．评估过程：总结经验和教训，再重新找出真正需要解决的问题和原因，重新寻求解决问题的方法。 【学习活动】课堂讨论 作为学生会主席，马上要举行全系计算机网络知识竞赛，可时间紧迫，你只有一周的准备时间，此时如何高效的完成这项工作？ 请按照解决问题的过程进行分析，锻炼磨砺自己的决策能力。 本章小结 项目制工作需要挑选合适的人员来共同为项目的实施努力，这是成功的基础。为提高项目工作的效率，在工作中各成员必须各负其责，明确分工，学会准确掌握工作的重点；掌握条理化的工作方法，学会信息分类、减少堆积、有序工作；同时要学习科学的工作方法，包括组合、模板化、信息化、统筹法的运用；掌握工作中的简单原则，优化工作过程；掌握解决问题的一般步骤：从界定问题、分析问题、挖掘方案、选出最佳到执行方案、评估过程，整个过程具有严密的科学性，确保每个步骤的准确性，是高效完成工作的前提。 * * 工作目的明确化 工作目的明确化 6W WHAT WHEN WHERE WHO WHY WHICH 3H HOW HOW MANY HOW MUCH 工作目的明确化 工作目的明确化 工作秩序条理化 【学习参考】有效的经理人 工作秩序条理化 讨论：①你在工作学习中的条理性如何？ ②应该怎样有效地进行改进？ 工作方法科学化 工作方法科学化 4小时 草拟报告 E 3小时 找人统计数字 D 1小时 事前准备 C 2小时 找