OA操作手册-余强.doc

OA操作手册 收发文流程 发文流程： 要点：发文流程主要是围绕着拟稿人来进行的。（如图1-1） 图1-1 收文流程图 要点：收文流程主要是围绕文件管理员来进行运转。(图1-2) 图1-2 机构职能配置 机构的设置 在OA操作管理中，机构的完整设置对于一个部门的OA完全使用作用是非常大的，对于机构的属性定位完整将直接关系到该机构的属性并间接的影响收发文权限设置。下面就来看一下在TOPICIS软件中是如何对机构进行设置的。 首先登陆TOPICIS软件，进入系统管理员帐号或者和系统管理员帐号相似，具有“机构管理”权限的帐号。然后进入“我的权限”→“机构管理” →“机构管理”如图2-1所示： 图2-1 在图2-1所示中，我们演示使用的是郑州市局的库，并且我们以郑州市局为例进行演示。在页面的正中间有2个功能按纽“创建机构”和“修改机构”，“创建机构”主要的作用就是在系统中创建一个新的机构，而“修改机构”主要就是对于现有机构进行修改，我们首先点击“创建机构”，进入如图2-2所示界面： 图2-2 在“创建机构”这个页面中我们可以看到该页面主要由8个设置项组成，它们分别是：机构类型、名称、简称、机构属性、地址、局轨、代码和级次。 机构类型：主机关、专设机关、派出机关和部门。按照现有软件的设计，主机关、专设机关和派出机构可以进行正常的内外部收发文流程，而部门只能进行部门文件的收发流转。 名称：主要就是对所设立新的机关的全称设定。 简称：主要就是对新设立机关的简便名称的设定。 机构属性：主要是对新设立机关的类别进行设定，它包括了内资、外资、私营、个体、办公、12315。 地址：主要就是对新设立机关的所在地进行设置，一般都是按照地市进行划分。 局轨：就是办公机关名称以及所在地的简称，是发文时，发文字的一个组成部分。 代码：主要就是该机关所具有的独一无二的编码，用于机关的识别。 级次：主要就是表示该机构所处于的等级，一般省局内的科室都是地市级别，市局内的科室都是县区级别的，市以下的级别按照前面所述递减类推。 我们现在在图2-2所示的界面进行测试填写设立一个新的机关，如图2-3所示： 图2-3 然后点击保存，就能在左边树型结构菜单下找到我们新设立的“郑州市局办公室1”。然后我们可以对新设立的机关进行修改，首先在“郑州市局”下面的树型菜单中找到“郑州市局办公室1”进入如图2-4所示的界面： 图2-4 该界面中有4个按纽：创建机构、修改机构、删除机构、注销机构。 我们点击修改机构就进入如图2-5所示的界面： 图2-5 该界面中的内容和机构创建时的内容是一样的，我们只需要对其相关内容按照实际修改然后点击保存就可以了。 另外2个按纽：删除机构和注销机构，主要就是对于你所设立的机构进行删除和注销。 2．职位的设置 刚才我们创建了一个新的部门“郑州市局办公室1”，现在我们点击“郑州市局办公室1”进入该机构的操作界面，如图2-6所示： 图2-6 在该界面中有两个子操作界面，“职位”和“用户”图2-6所示的是“职位”的子操作界面，在该操作界面的右边有7个操作按纽可对该字界面进行操作：创建职位、分配岗位、分配用户、注销职位、修改职位、撤回用户和组合岗位。 创建职位：点击创建职位按纽，可以看到如图2-7所示的界面。 图2-7 “创建职位”界面由四个登记栏组成：所在机构、职位名称、职位描述、职位类型。 所在机构：主要显示的是该职位所在的部门机构。 职位名称：主要是对该职位的名称做详细的描述，一般标注的都是相关用户的职位。 职位描述：主要用于该职位的操作人员的名称注释。 职位类型：主要就是用于该职位的类型描述。 现在我们就来添加一个职位如图2-8所示； 图2-8 如上图，添完所有内容点击保存，显示“创建职位成功”就会转到如图2-9所示的操作界面； 图2-9 创建职位的工作就做完了，现在要对该职位分配岗位，首先选中该职位，然后点击“分配”岗位，就会进入如图2-10所示的界面。 图2-10 “职位信息”界面主要是由两大块组成，左边是“已分配岗位”右边是“未分配岗位”。然后我们点击“未分配岗位”下面的“我的工作”和“OA管理”，然后点击中间的“《——”转换按纽就能把“我的工作”和“OA管理”这两个权限职能转换到“已分配岗位”（如图2-11所示） 图2-11 然后点击保存该职位所能进行的工作权限就已经被分配好了。此时系统的操作界面就会自动跳转到如图2-9所示的界面。 新建职位的工作岗位分配完了以后就要开始对该职位分配用户。在分配用户前，必须先创建用户，现在我们要做就是点击“用户”按纽转换到用户操作界面如图2-12所示： 图2-12 在该界面的右边也有5个功能按纽：创建用户、修改用户、修改密码、注销用户、人员调动。 创建用户：主要就是创建一个新的用户。 修改用户：主要就是对已创建的用户