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网上公文管理系统培训讲义（面向建龙机制同仁） 2006-2-21 讲解三个目的和五个难点 讲解内容要点 文件管理系统的侧重 公文管理系统的优势 公文系统的设计规则 公文管理系统功能模块介绍 上线10个文种相关知识（术语名词） 10个文种流程介绍 重要概念明确 实际演练 常见问题及技巧介绍 1、公文管理系统的侧重 关注处理过程，存储审批痕迹 2、公文管理系统的优势 电子存档、方便查询 全过程网上管理，增加透明度 节省人力，提高办公效率 推进企业少纸化办公 3、公文系统的设计规则 是自定义流程，即继续移文由流程参与者自行决定（越级传递系统记录为异常流程） 公文流转能够传送任何人，对各种级别人员的流转没有限制 对公文具体内容查看权限，只授予参与流程的人员 私人之间的交流、会知事项以及不需要记录流转痕迹的事项不建议使用公文系统，应该使用电子邮件 4、公文管理系统功能模块 5、9个上线公文相关知识 九个上线文种对应简码及流水号编码规则 子公司简称及代码 公司文件发文对照表 制度专业代码（举例） 6、网上公文流转流程及异常流程介绍（控股公司） 公司文件：主办创稿→部长审核→送人事行政部长→（送会办单位会签）→（送董事长审核）→批示或会签后送回主办→主办定稿送总发文→总发文结存并将文件发布到内部网。 规章制度：主办创稿→部长审核→送相关单位征求意见或会审→企划部长审核→（送董事长审核）→制度管控人→送回主办结存 →制度管控人发布于内网 会议纪要：主办创稿→部长审核→（送相关单位会审）→ （送董事长审核）→送回主办结存→发布人在内网发布 请示及报告：主办创稿→主管审核→（送董事长审核）→返回主办结存 工作联系函：主办创稿→主管审核→送会办单位会签→会签后送回主办→主办结存 介绍信申请：主办创稿→主管审核→送文秘人员→送出差所在地文秘人员→送回主办结存。 印章申请：主办创稿→部长审核→(公司领导审核)→送印章管理人用印→主办结存。 外来文处理：扫描→主办创稿→主管审核→(公司领导审核)→主办结存。 合同协议：主办创稿→主管审核→律师审核→(公司领导审核)→主办定稿→（送印章管理人用印）→主办结存。 异常流程注意事项 公文流转流转级别没有限制，可以发送到任意员工,使系统更灵活 公文管理与日常管理应该一致，一般原则遵循逐级汇报请示，不提倡越级传送。 越级传送公文只在特殊情况(例外、紧急、当事人外出等因素)下适用，但公文系统会将其作为异常流程管理，公文系统管理人员可以查询并进行分析、通报。 公司文件审批流程 规章制度审批流程 会议纪要会签流程 请示及报告 工作联系函 介绍信申请 印章申请 外来文 合同协议 7、需明确关键概念 8、实际演练 进入测试系统进行练习： 输入工号，点击确认 点击 “公文系统”进入（有公文传来时有待处理作业提示） 模拟完整的主办、会办处理（串会、并会、抄送）（举一个实例） 小结主办作业、会办作业及查询作业操作步骤 主办作业操作小结 会办作业操作小结 待处理作业操作小结 查询操作小结 9、常见问题及操作技巧 作废、撤回及删除操作，结存问题 作废只有主办人员才能进行，会办人员及收发人员不能进行，只有在公文内容错误或领导指示情况下才能进行。系统内留下记录 撤回指主办或会办人员发出公文后，需要变更意见或内容的操作，只有在对方未进行收文处理的前提下方能进行 删除操作在创稿但主办未进行处理时可以进行操作，使公文流水号编码删除并可以重新编码，系统内不留记录 结存问题。公文流转最终绝大部分是主办结存，除公司文件是总收发人之结存。因此主办一般有启动公文及结存两个职责，起好头，收好尾。 主办二次启动公文流程问题 使用WORD修订功能会办文件 最新附件上传及查看注意事项 查询操作 外来文及合同协议处理事项 补充说明 会办处理：点击待处理工作（作业）→收文→主办资料→流转查看→填写会办意见（附件）→选择主送（抄送）人→确定→移文（呈送）→（换页）流转查看（红色状态） 待处理作业：在平台窗口“待处理工作”或公文系统 “待处理作业”进入，目的是收文 查询作业：点击主办或会办作业→点击查询（使用公文流水号，难度大）或模糊查询→公司类别→公文种类→主办人员（部门）→会办人员（部门）→选择公文状态→→公文处理时间→ 确定（至少一个选项即可，越多越精确、快速） 不能在线修改，使用WORD修订功能，如何留下会办管理痕迹 公文会办审改 实现本公司内部查询和跨公司查询 实现查询功能 公文系统不能正常运行，浏览器版本，屏蔽问题，工号、 密码、防盗 登陆操作 如何应用及条件 作废及撤回操作 没有反应，屏蔽问题 接收待处理公文 主送、抄送对象选择后，发出公文后没有显示，繁琐操作，成功与否“流转查